Expensas: la tecnología como aliada para controlar los gastos

El contexto económico inflacionario e incierto que atraviesa el país ha generado que los vecinos cada vez presten más atención a las expensas, cuestionen el valor y se interesen por el origen de los montos. Aquí ConsorcioAbierto, empresa que desarrolla tecnología para administradores de consorcios y vecinos, explica qué variables tener en cuenta a la hora de recibir la liquidación con el detalle de los gastos y cobranzas.

1. Para que los vecinos puedan controlar las expensas y analizar su evolución es necesario que tengan trazabilidad de los gastos del consorcio. Para poder hacer un análisis real de los gastos, es necesario que los vecinos tengan acceso a la información, que puedan consultarla y compararla 24x7, que puedan ver hasta la factura de los gastos que se realizan. Sólo así es posible encontrar cuáles son esos gastos que se incrementaron, e incluso, proponer soluciones para abaratar las expensas. Es importante revisar la evolución de los gastos y el estado de situación patrimonial periódicamente para detectar si hay incrementos abruptos. “En el caso de los consorcios que tienen toda la información digitalizada los vecinos pueden acceder a la información fácilmente y analizar la evolución de los componentes más importantes de las rendiciones del mes. En otras palabras, se podrá visualizar la variación de la expensa y el origen de algún desvío”, destaca Albano Laiuppa, Director de ConsorcioAbierto.

2. Observar la importancia de cada rubro en el total de gastos: es necesario entender la importancia relativa de cada gasto para poder hacer un análisis. Por lo general, los gastos más significativos son los sueldos, la seguridad y la limpieza, pero todos los gastos son importantes y para analizarlos hay que poder verlos. Los consorcios que están digitalizados pueden ver on line en la plataforma que utilizan el porcentaje de incidencia de cada rubro en el total de los gastos en forma ágil, sin tener que guardar o reunir papeles de liquidaciones de expensas anteriores. “Esto ayuda a entender rápidamente cuáles son estos gastos que pesan más en el total, ver cuáles son gastos evitables y tener una panorama completo, sin sesgos”, plantea Laiuppa.

3. Controlar el pago de las cargas sociales: cuando el edificio cuenta con un encargado es importante controlar que se estén pagando las cargas sociales correspondientes en tiempo y forma para evitar riesgos laborales que recaen sobre los consorcistas. “Las plataformas de gestión online permiten realizar este control de manera muy simple, lo que contribuye a relaciones de mayor confianza entre vecinos y administraciones”, explica Laiuppa.

4. Revisar el estado de situación patrimonial: es un pequeño “balance” del consorcio, detallando el activo, pasivo y patrimonio neto. En el activo del edificio va a figurar la disponibilidad de moneda local, las expensas a recaudar, las expensas adeudadas por parte de los vecinos y los intereses que se han ido generando con el tiempo por dicha mora. Es decir, el activo es la suma de todo el dinero disponible y a cobrar por parte del consorcio. Por otro lado, en el pasivo aparecerán las facturas que se adeudan a proveedores y que se deben pagar a futuro. Aquí es donde cobra importancia la carga de todas las facturas, ya que al cargar el total de los gastos (incluso los que no están pagos) es donde se puede tener una radiografía completa de las finanzas del consorcio.

Expensas cada vez más digitales: ¿en qué se benefician los vecinos?

Cada vez más administraciones incorporan sistemas de gestión modernos por dos motivos: 1) para dar acceso a la información, transparencia y trazabilidad a los vecinos que naturalmente demandan una experiencia superadora al papel y 2) porque las administraciones necesitan ganar en organización y eficiencia para ser rentables.  “Desde hace unas semanas incorporamos soluciones con inteligencia artificial para procesar automáticamente la información de las facturas que se cargan al sistema, lo que le permite a los administradores ahorrar hasta un 50% del tiempo que utilizan en su proceso de liquidación de expensas y dedicarlo a tareas que realmente agreguen valor”, comenta Laiuppa.

La incorporación de tecnología en los consorcios es un hecho y no sólo los administradores resultan beneficiados por las innovaciones, sino que los vecinos también experimentan beneficios, entre los más importantes podemos destacar:

1.Comunicarse con el administrador para hacerle consultas y recibir novedades urgentes a través del celular.  La tecnología cobra realmente mucho valor cuando suceden situaciones fuera de lo previsto. Por ejemplo, si se inundó el sótano o se rompió el ascensor, el administrador puede enviar una comunicación inmediatamente, que es recibida por los vecinos en su celular. Es decir, tanto el administrador como los vecinos obtienen una comunicación mucho más ágil.

2.Pagan en forma electrónica: en el caso de los consorcios que utilizan sistemas de cobranzas, el pago de las expensas puede ser también a través del celular. En el sistema, los propietarios e inquilinos tienen un perfil donde pueden ver todos sus comprobantes y recibos de pago, los gastos del consorcio, la composición de las expensas y la evolución de los indicadores más importantes.

3.Reciben recordatorios que le ayudan a pagar las expensas en término: la tecnología es un gran aliado para reducir la morosidad. “Nuestro sistema de gestión incluye un recordatorio automático de expensa impaga pudiendo el administrador determinar con qué frecuencia quiere realizar los recordatorios. A muchas personas se les pasa pagar en término, se olvidan. Hay morosos que tienen voluntad de pago, pero por algún motivo o imprevisto no pueden pagar en fecha. Con lo cual, estos recordatorios son una gran ayuda”, aclara el Director de ConsorcioAbierto.

4. Controlar los pagos que realiza el administrador: los sistemas de gestión permiten que el administrador cargue los comprobantes de pago a los proveedores, como así también de las cargas sociales, lo que contribuye a la transparencia. Además, pueden subir el extracto bancario para que los miembros del consejo de propietarios o específicamente quien controla las cuentas del consorcio, pueda verlo.

“En el contexto de inflación en el que las expensas se incrementan periódicamente por aumentos de encargados y proveedores, tener toda la información on line permite que los vecinos puedan acceder fácilmente para analizarla y controlarla de forma mucho más simple.”, concluyó Laiuppa.