Todo para la mejora continua de procesos

El impacto en la adopción de este nuevo paradigma tiene claramente un resultado positivo, logrando en el corto plazo el re-pago de su implementación, realizando de forma eficiente naturalmente todas las operaciones involucradas. 
 
En conclusión esto es una tendencia, una forma diferente de administrar una organización y todos sus procesos. En el mundo existen infinidades de empresas que hace diez años han adoptado un BPMs. En Argentina, empresas de primera línea, de diferentes rubros, ya han implementado esta tecnología, o están proyectando hacerlo.
(*) El licenciado Javier Mauricio Orellana tiene más de 15 años de experiencia en análisis de empresas. Es profesor de Seminario (en materia de Teoría de la Decisión) en la Universidad Kennedy, investigador en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires (UBA), y profesor invitado en la misma casa de estudios, desde el año 2004, en materia de Procesos, Producción y Comercialización.

Por Javier Mauricio Orellana
Luego de varios años de estudio y evolución en “administración”, en gestión de mejora continua, y en tecnología aplicada, BPM (Business Process Management) representa el punto donde se une la experiencia (administración en estado de arte) y el conocimiento (administración con base científica) de un conjunto de técnicas profesionales de nuestra rama, la “administración”. 
 
BPM incluye herramientas tales como Lean, Six Sigma, Calidad Total, Teoría de las Restricciones, Costo Basado en las Actividades (ABC); y técnicas utilizadas para la revisión y evaluación de proyectos (PERT/CPM). 
 
También incluye el análisis de la información generada en los procesos, consolidándola en un cuadro de mando integral, permitiendo así un monitoreo continuo (BSC). Todos los principios fundamentales de estas técnicas y de estas herramientas han sido incluidos dentro de los softwares identificados con las siglas BPMs (Business Process Management Suite). 
 
Se ha combinado la tecnología de la información con estas metodologías de proceso y gobierno, con el fin de gestionar los procesos de manera eficaz, eficiente, y efectivamente, dentro y fuera de una organización (por ejemplo se pueden integrar políticas, normas y procedimientos, y que las mismas sean compartidas automáticamente por todos los proveedores e incluso clientes). 
 
Un BPMs logra simplificar la agenda de actividades de los involucrados en un proceso y llevar la administración del flujo de información y almacenamiento de documentación. 
 
Algunos BPMs son tan amigables que el usuario de negocios puede diseñar y ejecutar sus diagramas de flujo (Workflow), sin tener como requisito previo conocimientos de lenguaje de programación. Esta ventaja alivia el arduo trabajo que tiene diariamente el área de Tecnología de la Información (TI), en casi todas las organizaciones (*). 
Además, cuando hablamos de la gestión en cualquier organización, un factor determinante es el personal involucrado en cada proceso. Estos usuarios tienen la posibilidad de efectuar la primera etapa al diseñar sus diagramas de flujo, volcando su expertise dentro de un BPMs. Podrán plasmar todo su conocimiento en estos softwares de gestión y administración organizacional.

Utilizando BPMs contamos con la posibilidad de documentar todo el trabajo, que se piense bien de una vez, obtener resultados homogéneos, estandarizar el proceso que se analiza, y automatizar lo que sea necesario. Luego compartir y comunicar a toda persona que se requiera, que esté dentro o fuera de la organización. En una segunda etapa comienza el ciclo de mejora continua, en donde surgen naturalmente nuevas formas de hacer las cosas (estas herramientas permiten realizar un análisis constante de tiempos, cuellos de botella, desbalanceo de cargas de trabajo, por ejemplo). La flexibilidad que tiene un BPMs hace que las organizaciones tengan la posibilidad de actualizar o modificar sus estrategias operativas, con el fin de adaptarse a las situaciones cada vez más cambiantes del mercado, en pocos pasos y en muy poco tiempo.¿Qué es lo que soluciona un BPMs?Soluciona la gestión de cualquier proceso estratégico que se requiera. Las herramientas de mejora continua apuntan a reducir tiempos, reducir costos, y aumentar la calidad en un proceso. Esto es lo que se consigue con la implementación de un BPMs. A continuación se describe una muy breve lista de los procesos en los que ha sido comprobada esta tecnología: • Gestión presupuestaria, • Gestión de costos, • Gestión de la calidad, • Gestión de Producción, • Gestión de campañas de marketing, • Gestión de Productos, • Gestión de Post-venta, • Gestión de compras, • Gestión de Contrataciones, • Gestión de vacaciones, viáticos, y liquidación de gastos.¿Cuáles son los resultados obtenidos?Los resultados podemos resumirlos con algunos indicadores:<table border="1" cellspacing="1" cellpadding="1" width="458" style="width: 458px; height: 305px"><tbody><tr><td>Características de un proceso</td><td>Sin BPMs</td><td>Con BPMs </td></tr><tr><td>Ingreso de datos manuales</td><td>Alto</td><td>Bajo</td></tr><tr><td>Resultado estandarizado</td><td>Bajo</td><td>Alto </td></tr><tr><td>Tiempo de ciclo de proceso</td><td>Alto</td><td>Bajo </td></tr><tr><td>Posibilidad de capacidad analítica del usuario </td><td>Baja</td><td>Alta </td></tr><tr><td>Toma de decisiones de forma racional</td><td>Baja</td><td>Alta </td></tr><tr><td>Análisis preventivo o predictivo</td><td>Bajo</td><td>Alto </td></tr><tr><td>Eliminación de errores y superposiciones</td><td>Baja</td><td>Alto </td></tr><tr><td>Consistencia en la información</td><td>Baja</td><td>Alta </td></tr><tr><td>Control de riesgos</td><td>Bajo</td><td>Alto </td></tr><tr><td>Entorno de trabajo intuitivo</td><td>Bajo</td><td>Alto</td></tr></tbody></table> En cada proceso de negocios que se implementa un BPMs se logra una fuerte reducción de costos, de tiempos operativos y de errores, dejando a las personas mayor tiempo para efectuar un análisis inteligente, obteniendo resultados homogéneos y predecibles, en todas las operaciones ejecutadas. Un proceso sin la utilización de BPMs es como cubrir un largo trayecto, por un camino sinuoso, con condiciones y resultados inciertos, mientras que cuando utilizamos un BPMs logramos que la información y documentación del proceso transite por una “autopista de alta velocidad” y llegue a cada usuario involucrado en el momento justo y lugar indicado, monitoreando todas y cada una de las instancias intermedias.