En el último año la automatización de procesos y funciones administrativas mediante aplicación de soluciones RPA (Robotic Process Automation) se han incrementado exponencialmente, siendo un fenómeno expandido en todo tipo de industria.
Por Carlos Colla, Director de Paradigma (*)
Sin embargo, no todas las experiencias registraron los beneficios esperados y gran parte han quedado “a mitad de camino”, sin lograr la sustentabilidad y escalabilidad necesarias que repaguen su inversión.
RPA representa un set de herramientas cuyo propósito es la automatización de procesos replicando las acciones ejecutadas por una persona sobre aplicaciones informáticas a partir de información estructurada.
Esto posibilita transferir a la ejecución del robot tareas mecánicas y repetitivas de bajo valor agregado, logrando incremento en niveles de efectividad, mitigando riesgos de error y finalmente, posibilitando la jerarquización laboral de las personas orientándolas a actividades de mayor valor en términos de análisis y de toma de decisiones. Este tipo de soluciones conllevan una inversión relativamente baja, con tiempos de configuración y puesta en marcha significativamente menores que el desarrollo de aplicaciones tradicional (entre 4 a 6 semanas para un proceso de mediana complejidad), resultando una alternativa que, en su esencia, conjuga puesta en producción y repago de corto plazo.
Pero una puesta en marcha exitosa y sustentable requiere de considerar “5 Aspectos Clave” alineados a las mejores prácticas en la materia. De las múltiples experiencias, Banco Macro ha implementado esta tecnología con muy buenos resultados, contando a la fecha con 6 robots operativos 7×24.
- Insertar RPA en el marco de un objetivo concreto
Por ejemplo, en una de las experiencias realizadas, se utilizó RPA para viabilizar mejoras que no estuvieran contemplados en el Plan de Sistemas.
Al respecto Marilis de Carballo, gerente de Organización y Procesos delBanco Macro, comenta: “Nuestra dinámica de negocio requirió que necesitemos abordar la tecnología RPA para brindar a nuestros clientes internos, soluciones efectivas y de corto plazo. Con ello logramos el Time to Market que ellos requerían sin afectar las capacidades de desarrollo para nuestros sistemas principales”.
- Iniciar con un Discovery de oportunidades
La tendencia al iniciar las automatizaciones con esta tecnología es aplicarla a los procesos que presenten urgencias o los “top of mind” del referente que la adopta tempranamente.
La metodología propone trabajar primero en una etapa corta (de no más de 6 semanas) de Discovery y Bussines Case, que permita identificar oportunidades y cuantificar beneficios, luego analizar factibilidad y dimensionamiento de esfuerzos y por último priorizar y definir un plan de ataque, mientras hacia el final de esta etapa se realiza un prototipo de RPA aplicado a un proceso específico que permita visibilizar esta tecnología en la práctica.
El proceso de Discovery debe ser encarado con una “visión amplia”, privilegiando la posibilidad de eliminar procesos que no agreguen valor, para luego simplificar aquellos que si lo agregan y por último evaluar cuáles son las soluciones de automatización más adecuadas a cada caso, ya que RPA no necesariamente es la panacea universal.
Se suele combinar RPA con soluciones de digitalización, herramientas de conciliación automáticas y soluciones de IA que complementan la optimización de los procesos.
Es importante que en la detección y cuantificación de beneficios se tenga en cuenta no sólo la posibilidad de aumentar la productividad, sino también las mejoras en el servicio al cliente y la mitigación de riesgos.
“Antes de comenzar a automatizar procesos con RPA, según lo requerido por el cliente interno, propusimos proactivamente encarar un Discovery de oportunidades donde identificamos y priorizamos las automatizaciones de mayor repago”, agrega Marilis de Carballo.
- Identificar el impacto en la cultura, en la organización y en las personas.
Más allá del plan de cambio requerido para cada automatización, que incluye comunicación y capacitación de las personas involucradas, es importante establecer previamente cómo se reconvertirán las personas que cumplirán otras tareas o cómo operarán en un nuevo modelo híbrido.
“La explicación de qué representa RPA a los usuarios y cómo será el cambio en sus responsabilidades hacia tareas de mayor valor agregado de análisis y gestión, fue un aspecto clave de la adopción de esta tecnología”, resume la gerente de Banco Macro.
- Definir un enfoque de escalabilidad y estrategia de implantación
Una buena fase de Discovery permitirá clarificar cuán grande será la “granja de robots” y cómo deberá crecer en el tiempo. Este plan contará no sólo con los aspectos relacionados a la arquitectura tecnológica necesaria, sino también a las personas que estarán involucradas y a cómo permeabilizará esta solución en la organización y la cultura.
“Desarrollamos, junto a Paradigma y a nuestras áreas de Arquitectura de IT, un assessment para analizar cómo íbamos a abordar el Road Map de procesos a automatizar, de manera de compartir una estrategia que nos permita evolucionar de manera coordinada y sustentable”, resume Marilis.
- Establecer un Modelo de Gobierno y el Centro de Excelencia RPA.
El Modelo de Gobierno de RPA, debe viabilizar la estrategia de despliegue en la tecnología RPA dentro de la organización, partiendo de la gestión de la demanda, y pasando por los ciclos de configuración, testing, implementación mantenimiento, schedulling y monitoreo de los robots.
Para ello, se deben establecer y asignar los roles, responsabilidades y dinámicas de trabajo entre los distintos stakeholders internos.
Además, debería definirse un Centro de Excelencia que determine y actualice las mejores prácticas metodológicas y tecnológicas para una gestión RPA efectiva.
“Es muy importante abordar el gobierno de la solución de forma clara y ordenada, ya que un grupo de robots operando bajo un esquema con fallas de control y gestión pueden generar más incidencias que beneficios. Más allá de la eficacia de operación del robot, su productividad es otro aspecto a gestionar por lo que las funciones de scheduling y monitoreo diario son claves de cara a lograr el máximo aprovechamiento de la fuerza de trabajo virtual”, agrega de Carballo.
