Después de un estudio de marketing que reveló la posibilidad de desarrollo del negocio de guarda de documentos físicos, Hernán Insua y Eduardo Bonacina lanzaron, a fines de 1993, la empresa Servicios de Archivos con el apoyo de un grupo de inversores locales.
El crecimiento de la firma coincidió con la aparición en escena de Kestrel Holding, una compañía norteamericana de origen inglés, líder en ese segmento en Dallas y Houston, que desembarcó en la Argentina con la compra de más de 80% del paquete de la empresa local. Los dos socios fundadores conservaron el management y una porción minoritaria de la compañía.
La llegada de Kestrel Holding representó grandes inversiones en infraestructura, tecnología con el desarrollo del software que maneja la parte operativa y sistemas de seguridad para la preservación del papel. Bonacino asegura que “se preparó a la empresa para afrontar un crecimiento exponencial con la profesionalización de todas las áreas”.
Las 700.000 cajas de Kestrel Servicios de Archivos que descansan en un depósito del barrio de La Boca almacenan un activo particularmente valioso para las compañías: su documentación comercial.
La reciente inauguración de un segundo depósito de 18.000 metros cuadrados, con capacidad para un millón de cajas, refleja la capacidad de desarrollo de un negocio que prospera aun en medio de la tendencia del almacenamiento electrónico.
“El core business de Kestrel es el archivo de documentos físicos y sólo se digitaliza la información a pedido del cliente cuando son papeles de mucha consulta”, aclara Insua. “No almacenamos esas imágenes sino que se las entregamos al cliente y mantenemos el original.”
Su socio asegura que la digitalización es, actualmente, un complemento. “Hoy no existen las condiciones legales para poder destruir inmediatamente los documentos”, explica Bonacino. “Aunque determinados escritos pueden ser digitalizados, en la mayoría de los casos debe permanecer el resguardo de papel”.
Sólo para sus ojos
Según los directivos, entre las principales ventajas de la tercerización del archivo figuran la reducción de costos de las empresas y la garantía de una administración más segura y eficiente de sus papeles. A pesar de que la recesión paralizó las decisiones de muchas compañías, en los últimos años la guarda externa de los documentos formó parte de los planes de reestructuración interna.
Cuando el cliente decide tomar los servicios de Kestrel, un especialista en archivos evalúa y diseña un proyecto para realizar la mudanza de la documentación y su posterior clasificación. Las empresas que optaron por referenciar sus papeles pueden consultarlos sin restricciones. Las compañías tienen acceso al inventario por Internet y pueden realizar sus pedidos a través de la Web.
La confidencialidad de los documentos es una de las condiciones de seguridad más exigidas por los clientes. Todas las cajas están precintadas y, a la vista de cualquiera, son iguales. Las identifica un código de barras que puede ser leído únicamente por escáneres portátiles manejados por personal del depósito en el momento en que reciben instrucciones del sistema operativo de la compañía. Las cajas de los clientes están distribuidas al azar para que no se concentren en un único lugar.
Si bien el negocio principal de Kestrel es la guarda de documentos, la destrucción de los papeles está dentro de los planes a largo plazo. Cuando se hace el inventario, el cliente recibe información sobre la prescripción legal de esa documentación. “Siempre es mucha más la documentación que se genera que la que se destruye”, señala Insua. “Pero nuestra misión es aconsejarle al cliente cómo mantener organizado su archivo porque de nada sirve guardar documentación por 50 años”.