Por Lorena Obiol
Hoy en día, el lugar de trabajo es mucho más que una oficina. Y una oficina ya no condice con la imagen que se representó hasta poco más de una década, con un gran sillón de un lado de un escritorio y dos sillas del otro en una habitación cerrada y a la que solo se podía ingresar luego de golpear a la puerta. Casi nada quedó de ese concepto en el diseño actual de los espacios corporativos. “Las nuevas tendencias se orientan a oficinas más flexibles y abiertas, conocidas como open offices, que faciliten la comunicación y creen espacios colaborativos y amigables. Este cambio fue impulsado por compañías tecnológicas pero hoy ya se sumaron automotrices, petroleras, farmacéuticas y publicitarias”, describe Ani Rubinat, presidente de Rubinat Arquitectura. “Hay factores de nuestra contemporaneidad que impactan fuertemente sobre las tendencias en el diseño. Un mundo más igualitario nos obliga a concebir espacios pensados para fortalecer la interacción en lugar de reflejar las jerarquías. Una sociedad que lentamente descubre que los recursos de nuestro planeta son finitos nos reclama tomar con seriedad la sustentabilidad como ética de diseño, atenuando el daño que generamos al medio ambiente con procesos de construcción irresponsables”, refuerza Lucio Neumann, director de Neumann – Kohn Arquitectos.
Nada casual es que los dos especialistas de las consultoras inmobiliarias corporativas hablen de democracia del espacio como el nuevo concepto que ya se impuso. “Sin duda, estamos viendo un cambio hacia la democratización del espacio interno. En pocas palabras, existen cada vez menos oficinas privadas y más espacios compartidos. Este cambio mejora tanto la calidad del espacio como la calidad ocupacional, es decir, la eficiencia del espacio”, define Antonio Saborio, director de Project Management en CBRE Argentina. Por su parte, Gabriel Caruso, director de Project Management de Colliers International en la Argentina, asegura que “la principal tendencia en el diseño de oficinas es la democratización del espacio: las clásicas oficinas perimetrales pasan al interior de las plantas para generar espacios más equilibrados. Con esto se gana perspectiva, visuales, más luz para todos y espacios más amigables. Siguiendo en importancia, los espacios colaborativos y creativos son una constante en las nuevas oficinas”.
Prudential Argentina remodeló sus oficinas de acuerdo a este modelo entre diciembre de 2015 y marzo de este año. El nuevo lay out incluyó el análisis y la revisión de todos los espacios de uso privado y la adecuación tecnológica para afrontar la expansión del negocio sin realizar futuras modificaciones en las instalaciones. “Analizamos todos los espacios, desde el que ocupa el CEO hasta el de los analistas para aumentar los espacios de uso común, como salas de reunión y lugares de esparcimiento. Respecto de la oficina del CEO, redujimos su superficie aproximadamente 20% y cambiamos las paredes de concreto por tabiquería vidriada”, detalla Mariano Arca, responsable de Facilities de Prudential Argentina.
La revolución tecnológica
El avance de las nuevas tecnologías modificó radicalmente la forma de trabajar y, en consecuencia, impactó fuertemente en el diseño del espacio y en la menor ocupación de m2. “Ya no es necesario tomar un avión para realizar una presentación cara a cara, hoy podemos sentarnos a la mesa y mirarnos las caras con gente de todo el mundo sin movernos de nuestra silla. De esta manera, vemos cada vez más el trabajo remoto como así también los puestos de trabajo compartidos o sin usuarios fijos asignados para funciones que requieren poco tiempo en la oficina. De esta manera, se logra una eficiencia en los metros cuadrados necesarios reales y la cantidad de puestos que se ocupan”, comenta Caruso.
“Hoy se requiere mobiliario de menor tamaño por el uso más frecuente de laptops en lugar de desktops. La globalización de las telecomunicaciones, con el uso de videoconferencias, logró unir al personal de una empresa en distintos países para desarrollar un mismo proyecto. Una oficina rígida y modular puede cambiar gracias a la tecnología. Ahora la tarea sigue a la persona y no al revés. El modo de trabajo se volvió más dinámico e independiente y el empleado puede buscar dentro de la oficina el espacio más adecuado para la tarea a realizar”, agrega Rubinat. “A diferencia de las computadoras de hace 50 años, hemos llegado al punto en el cual la tecnología apoya al diseño pero no lo dictamina. O, al menos, no debería hacerlo. Es en la colaboración armónica del espacio y su equipamiento que el usuario encuentra la eficiencia que necesita”, suma Saborio.
El valor de lo sustentable
Concebir el diseño de un espacio de trabajo solo teniendo en cuenta el factor estético resulta imposible hoy en día. Sin lugar a dudas, un requisito fundamental a la hora de proyectar el lay out es la sustentabilidad, que ya dejó de ser un valor agregado en la mayoría de las corporaciones y se convirtió en una práctica cotidiana. “Esta toma de conciencia lleva a repensar el lugar de trabajo con el fin de cuidar el medio ambiente y la salud de las personas”, afirma Rubinat, quien considera necesario el desarrollo en la ingeniería de las instalaciones eléctricas, sanitarias y termomecánicas para conseguir ahorros importantes en el consumo energético y de agua potable, así como también el uso de materiales reciclados y originarios del lugar, el mayor aprovechamiento de la luz natural y el uso de iluminación individual y puntual sobre los escritorios para lograr un menor consumo de la iluminación general. Destaca, además, las terrazas verdes o los jardines verticales y los elementos ergonómicos que ayudan al cuidado de la salud, fundamentalmente las sillas. “La calidad de los espacios nos afecta como usuarios aunque muchas veces pasa desapercibida. Impacta en la iluminación natural, en la calidad del aire que respiramos e, incluso, en la nueva dinámica de interacción fomentada dentro de los espacios. La eficiencia se refleja en todos estos aspectos”, define Saborio.
La tecnología también colabora con la creación de espacios sustentables. “La renovación de las luminarias tradicionales por otras tipo Led nos permitió lograr una reducción de 50% en el consumo eléctrico relacionado con la iluminación. Además de reducir los costos de nuestra compañía y contribuir con el medio ambiente, esta iluminación es mucho más uniforme y estética que la tradicional, y brinda a los ambientes una atmósfera moderna con la que la oficina de Prudential antes no contaba”, ejemplifica Arca, para quien el diseño y la creatividad son factores esenciales que ayudan a crear nuevos hábitos sustentables. “Como parte de la instrumentación de mejoras en la separación de residuos en origen, retiramos todos los cestos de los escritorios. Al principio, generó confusión y molestias en nuestros colaboradores, pero realizamos una campaña que incluyó la presencia de los Cascos Verdes con su Programa de Educación Ambiental dictado por personas con discapacidad intelectual. Fue una experiencia muy enriquecedora para todos. Esa fue una acción creativa que hizo que cambiáramos nuestros hábitos y colaboráramos con la sustentabilidad ambiental”, concluye el responsable de Facilities.
La influencia de las nuevas generaciones
La Generación Y, y más aún los Millennials, buscan flexibilidad y tienen otro modo de relacionarse con el trabajo, con sus compañeros y hasta con sus jefes. A las nuevas generaciones no les interesa tener su propia oficina sino sentir la libertad de trabajar en cualquier lugar dentro y fuera de la empresa. Traen incorporada la tecnología porque nacieron junto con (y hasta después de) ella. “La idea de un trabajo para toda la vida no forma parte de las aspiraciones de la generación actual. La rotación laboral es simultáneamente un extraordinario estímulo para el crecimiento profesional y una complicación para las empresas que deben encontrar nuevos mecanismos para seducir y fidelizar a sus colaboradores. Desde comedores que parecen restaurantes de moda, gimnasios, Nap–rooms, áreas de juegos o de reuniones informales, todo vale para convencer y estimular”, sentencia Neumann.
40% del staff de Prudential pertenece a la Generación Y, porcentaje que irá creciendo con el tiempo. “Los cambios, por lo general, vienen impulsados por las nuevas generaciones pero con el tiempo son adoptados y bien recibidos por todos, sin distinción de edad. Son cambios que hacen al bienestar general y que, en épocas pasadas, otras generaciones no se atrevían a expresar. En la reciente remodelación incorporamos salas de relax y ampliamos el comedor para que puedan sentirse más a gusto en su lugar de trabajo”, ejemplifica Arca. “Este cambio de paradigma presenta el verdadero reto en el diseño, ya que la optimización del espacio representa un cambio en el concepto de la oficina tradicional. CBRE, con el concepto de Workplace 360, entiende que hoy en día no es fundamental que cada usuario cuente con un escritorio fijo y por ese motivo fomenta la creación de áreas flexibles que permiten encuentros semi–informales, con diversos tipos y tamaños de salas de reuniones e incluso espacios netamente informales, que se vuelven cada día más importantes”, agrega Saborio.
“Por la fuerte incorporación de las nuevas tecnologías, se adaptan fácilmente a las nuevas tendencias de trabajar en espacios abiertos, diseñados para distintas tareas, al trabajo en equipo y mantener una videoconferencia. Piden especialmente lugares amigables, coloridos, descontracturados y en los que puedan interactuar con colegas, intercambiando información e ideas, socializando, colaborando o aprendiendo”, completa Rubinat.
¿Qué pasa en las empresas?
Si bien el concepto de open office llegó para quedarse, hay que adaptarlo a la necesidad de cada empresa. “Depende mucho de las actividades que desarrolla cada compañía, las necesidades de abierto/cerrado de un estudio jurídico no son las mismas que las de un desarrollador de software para la industria de juegos. En general hoy se está balanceando más por la actividad que desarrolla el empleado que por la jerarquía. Así surgen áreas de concentración, salas de trabajo en equipo, espacios de reuniones informales y thinking rooms”, explica Caruso.
CBRE quiso predicar con el ejemplo y eliminó todos los espacios privados. “Permitimos que todas nuestras estaciones de trabajo sean flexibles, intercalando escritorios regulables en altura para poder levantarnos y estirarnos cuando queremos, o tal vez recluirnos en un sector más silencioso si lo necesitamos. Esto no quita que todavía tengamos unos pocos clientes más conservadores que reconocen que su proceso de change management es más lento. Aunque la mayoría ya emprendió la búsqueda de la modernización de sus espacios”, cuenta Saborio.
Por otro lado, muchas compañías tienen mensurado el tiempo que los trabajadores pasan en sus puestos de trabajo y el uso del espacio en función de la cantidad de escritorios. “Estamos verificando que la mayoría busca reducir los m² de ocupación de sus oficinas, con el consiguiente impacto en el costo de alquiler o de m² propios. En algunos casos, lograron reducciones en la superficie cercanas a 30% y en otros analizaron cómo mejorar el uso de los espacios subocupados, reutilizándolos para nuevos negocios o reorganizando sectores”, suma Rubinat.
Adaptar el diseño de los espacios a los nuevos hábitos de trabajo, a la irrupción de la tecnología y a los nuevos criterios de management es mucho más que una tendencia. Que las oficinas sean flexibles, abiertas y sustentables es una necesidad actual de las compañías.
Mucho más que open office
Las nuevas tendencias sociales tienen su correlato en la organización de las tareas laborales. Aquí algunos conceptos destacados.
Clean desk: la forma de trabajar sin puestos de trabajo asignados, también conocida como trabajo nómade, es una de las que más impacta en la cultura empresarial. Se trata de un escritorio que puede ser usado por cualquier empleado, colaborador externo o visitante (según cada compañía). Una vez finalizada la tarea queda limpio y disponible para otro usuario.
Sentirse como en casa: para retener a sus talentos y mejorar la productividad, las empresas agregan al lay out áreas de entretenimientos, de relax, gimnasios, cafeterías, salas de innovación y lactarios.
Home office y teletrabajo: la presencia de los empleados en la oficina se reduce con estas modalidades y llevaron a las compañías a replantearse la utilidad de la asignación del puesto de trabajo fijo, así como la necesidad de disponer diferentes tipos de espacios para distintos tipos de tareas.
