El tiempo de la fuerza de venta es dinero

<p>Si bien uno de los principios b&aacute;sicos de cualquier equipo de ventas es focalizase y construir relaciones con los clientes y vender, suele verificarse con frecuencia que los equipos comerciales ocupan su tiempo en tareas que aportan poco valor como consecuencia de la creciente complejidad interna de las empresas.<br />
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Se espera que al menos el 75% del tiempo de los equipos comerciales se dedique a tareas relacionadas con la venta: confecci&oacute;n de listas de prospecci&oacute;n, realizar contactos por tel&eacute;fono o v&iacute;a mail, mantener entrevistas con candidatos y clientes, promover acciones de venta cruzada y ampliada, armar propuestas o presupuestos, consolidar v&iacute;nculos con los la cartera de clientes, cerrar contratos, asegurarse su cumplimiento, controlar el punto de venta.<br />
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Sin embargo, resulta habitual encontrar ejecutivos comerciales que utilizan m&aacute;s del 40% de su tiempo en tareas que no hacen al n&uacute;cleo de su funci&oacute;n. A&uacute;n ejecutivos de alto rango, dedican gran parte de su tiempo a tareas que aportan poco valor, tales como:<br />
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&bull; Buscar y obtener una autorizaci&oacute;n a un descuento o condici&oacute;n especial<br />
&bull; El seguimiento de pedidos y entregas<br />
&bull; Lograr consenso con otras &aacute;reas internas<br />
&bull; Cargar datos en sistemas<br />
&bull; Comunicaciones internas<br />
&bull; Preparar informes o reportes para diversas gerencias , entre otras.<br />
Otro aspecto a tener en cuenta est&aacute; relacionado con la productividad y calidad de las tareas de ventas:<br />
&bull; Calidad de la tarea preparatoria (listas de clientes, prospectos)<br />
&bull; Calidad del contacto<br />
&bull; Ruteos y programaci&oacute;n de las tareas<br />
&bull; Competencia del vendedor, en el contacto y en el relevamiento de necesidades<br />
&bull; Velocidad de confecci&oacute;n de las propuestas y calidad de las mismas<br />
&bull; Competencia del vendedor en el cierre y desarrollo posterior del cliente<br />
&bull; Actividades promocionales que soportan la tarea de ventas<br />
El &aacute;rea de ventas es un importante centro de costos, en especial en las grandes empresas. En muchos casos no se cuenta con una suficiente administraci&oacute;n de la gesti&oacute;n que optimice su productividad. Por eso es resulta clave tener en claro la magnitud de estas &aacute;reas y promover la eficiencia a lo largo de todo el proceso de ventas.<br />
Tener una visi&oacute;n integral de este proceso es vital para poder lograr un diagn&oacute;stico objetivo y para poder identificar oportunidades de mejora, considerando inclusive las interfaces con otras &aacute;reas (marketing, promoci&oacute;n, finanzas, sistemas, RR.HH, etc.).</p>
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<p> El eje fundamental a tener en cuenta en la optimización del proceso de ventas es “el cliente”:<br />
• Sus necesidades y expectativas de atención<br />
• Tiempos de atención y entrega aceptables<br />
• Comprender cómo los atiende la competencia<br />
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Además es importante realizar una “segmentación de los clientes” ya que no todos los clientes requieren o necesitan un mismo sistema de ventas ya sea en términos de atención, ventas, entrega, etc. Esto permite adecuar los costos al valor potencial del cliente.<br />
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Lo importante es evitar diagramar procesos “impecables” desde el punto de vista de la organización interna que no satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes y por lo tanto, terminan generando una larga lista de reclamos.<br />
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La diagramación de estos procesos debe tener un enfoque transversal a lo largo de toda la organización desde el cliente hacia la organización interna, evitando un enfoque de área o sector.<br />
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Por último, establecer objetivos agresivos de logro (nuevos clientes, venta cruzada y ampliada) ayuda a focalizar a las fuerzas de venta, facilitando el cambio y la implementación de los nuevos sistemas de gestión.<br />
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La transformación de las operaciones de venta no es una tarea fácil. En general, las empresas evitan distraer a sus fuerzas de venta en estos temas para evitar reducir o perder ventas y se mantienen sistemas poco productivos. El desafío del cambio es lo que permite mejorar la calidad de atención y la productividad.<br />
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Como toda transformación se requiere el apoyo claro y firme de los niveles gerenciales, buscando que la gente se sincere y proponga alternativas superadoras.<br />
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El primer paso es preguntarse sobre la productividad de la fuerza de venta: ¿cuánto tiempo dedica hoy su fuerza de ventas a vender? ¿Cuán productiva es su gestión?</p>
<p>S<em>ilvana Muñoz<br />
Publicado con autorización de OBC S.R.L</em></p>