“La creciente competencia que ha desatado el mercado global está obligando a las compañías a buscar la rentabilidad por producto y por cliente,
para poder descubrir así cuáles son sus nichos. El sistema de
gestión conocido como Activity Based Cost (ABC) se volverá cada
vez más importante porque apoya ese tipo de gestión de evaluación
estratégica”, afirma Peter Dubois, el experto de la consultora Arthur
D. Little que desde 1989 ha venido implementando el ABC en sectores tan diversos
como electrónica, farmacéutica, telecomunicaciones, consumo masivo
y servicios públicos. Actualmente trabaja en un proyecto con la fuerza
aérea estadounidense para determinar el verdadero costo de gestión
de sus sistemas.
El ABC es un modelo relativamente nuevo que permite comprender la relación
que existe entre las distintas actividades que se desempeñan en toda
la organización y los costos.
El objetivo del ABC, dice Dubois, no es necesariamente bajar los costos, sino
que apunta a cuestiones más estratégicas como, por ejemplo, que
la estructura general de costos de la compañía se vuelva más
visible, para obtener un valor más exacto de los productos y servicios
que ofrece. “Me sorprende la cantidad de empresas que no tienen idea de lo que
realmente les cuesta fabricar su producto y basan su precio solamente en el
mercado. Con el sistema ABC se puede determinar un costo mucho más fiel
a la realidad.”
Para el experto, al conocer el verdadero costo de un producto o servicio, la
empresa puede desarrollar mejores estrategias de marketing y adoptar otras decisiones
fundamentales para la organización. “Hemos trabajado con empresas que
cambiaron el marketing de determinados productos al enterarse de que les costaban
más de lo que pensaban. A la inversa, otras se dieron cuenta de que los
costos eran en realidad más bajos que lo que suponían y lo aprovecharon
en el mercado.”
Dubois es terminante: “Si las empresas no adoptan el ABC, deberán realizar
permanentemente estudios especiales que les permitan contar con la información
que ese sistema brinda. De lo contrario, si sus competidores conocen exactamente
lo que les cuesta su producto y de qué manera contribuye cada actividad,
estarán en una posición mucho más ventajosa”.
En Estados Unidos, la mayoría de las compañías ya ha experimentado
el uso del ABC. Entre ellas se encuentran algunos nombres estelares, como Microsoft
y Mobil. “En Europa hemos trabajado con varias compañías con mucho
éxito y, en América latina, el sistema goza de mucha popularidad
debido al potencial de rentabilidad que puede generar, aunque aún es
minoritario el porcentaje de empresas que lo aplica. El Banco Mercantil en Venezuela
y el BankBoston en la Argentina, son algunos ejemplos” dice Dubois.
La importancia de saber
La materia prima del ABC es la información. Sin embargo, sería
un error pensar que se trata de una mera recolección de datos contables.
“Nuestra experiencia indica que 75% de la información necesaria para
un sistema ABC es de carácter no financiero, referida a parámetros
operativos del negocio”, señala Dubois.
La carencia de datos es el primer obstáculo al empezar a aplicar ABC.
En la mayoría de los casos, al principio la información no existe
o es inexacta, y se debe trabajar con estimaciones. No obstante, el especialista
ve en esto una oportunidad para crear una base con datos fundamentales y realizar
mediciones claves de los factores que impulsan las actividades de la organización.
Es obvio que para manejar información hace falta una buena plataforma
tecnológica. Años atrás esto era un verdadero problema
y fue una de las causas de que los primeros empeños en aplicar el sistema
no obtuvieran resultados espectaculares. Hoy las cosas son diferentes, existen
los depósitos de datos y hay software para ABC disponible desde US$ 5.000
(paquetes estándar para PC) hasta US$ 40.000 (versión especial
para redes).
“Con certeza, puedo asegurar que la rentabilidad que puede obtenerse a partir
de las decisiones estratégicas y operativas basadas en la información
que el sistema permite obtener, compensa la inversión realizada”, sostiene
Dubois.
La falta de información no es el único obstáculo en el
camino hacia el ABC. También existen problemas culturales. “Se trata
de un sistema que, en realidad, ha sido diseñado para la gestión
de actividades y la evaluación del rendimiento operativo y del planeamiento
estratégico. Como, en general, ése ha sido el punto fuerte del
departamento contable, algunos no ven con buenos ojos que los gerentes operativos
utilicen información financiera para manejar sus negocios. Por esa razón,
a veces se producen algunos problemas entre estos dos sectores cuando se intenta
implementar el sistema”, explica Dubois.
Factores clave
Según Dubois, existen varios requisitos para implementar el ABC. Lo
primero que se debe hacer es evaluar a fondo las cuestiones que la empresa desea
que el sistema resuelva, ya que eso permitirá definir la estructura del
modelo. En segundo término, es imposible aplicar el sistema sin el apoyo
decidido de la alta gerencia, ya que no es el tipo de proyecto que el departamento
de contabilidad puede realizar por cuenta propia. En tercer lugar, el desarrollo
de un buen cronograma de implementación del programa es sumamente importante
porque involucra el trabajo de varios grupos dentro de la organización
y se requiere lograr una buena coordinación entre ellos. Por último,
es necesario contar con la capacitación adecuada, tanto en los conceptos
y metodología como en el uso del software.
Los expertos recomiendan no intentar desarrollar un modelo de ABC para toda
la organización con niveles elevados de detalle al principio, sino un
modelo piloto que pueda aplicarse en un nivel superior -por ejemplo,
los procesos de negocios claves que afectan a toda la compañía-
o bien concentrarse en detalle en un área en particular, que sea de especial
interés para la empresa.
El proyecto piloto puede completarse por lo general en tres o cuatro meses,
pero una implementación total llevará probablemente un año.