El fraude en la empresa, o durmiendo con el enemigo

DOSSIER |

Por Javier Rodríguez Petersen

La mayoría de los empresarios considera que el fraude no solo golpea de manera directa el patrimonio de la empresa sino que, además, tiene un alto impacto en la rentabilidad. Sin embargo, en una tercera parte de los casos detectados, el factor primero para descubrirlo fue la casualidad. Todo un síntoma sobre las armas que tienen preparadas las compañías para enfrentar estos delitos.
Por cuarto año consecutivo, Ernst & Young y Mercado realizaron una encuesta entre CEO, CFO y gerentes de distintas áreas de empresas de ramos diversos para conocer cuál es la percepción que tienen sobre el fraude, los riesgos que entraña y las formas de prevenirlo. Oh! Panel tuvo a su cargo la recepción, interpretación y procesamiento de los datos.
No son pocos los datos que se sostienen en el tiempo: entre los casos descubiertos, prevalecen por mucho aquellos en los que participaron empleados de la propia empresa; son bastante más los directivos que creen que el negocio en el que se mueven es susceptible de fraudes que los que se muestran confiados, y son escasas las empresas que adoptaron una metodología específica de prevención de fraudes y muy pocas las que incorporaron equipos de especialistas.
En este nuevo sondeo –reciente, fue hecho en la segunda mitad de agosto–, dos de cada 10 entrevistados (20,5% de la muestra) reconocieron que la empresa en la que trabajan sufrió algún tipo de fraude en el último año. Sin embargo, aunque casi la mitad de los consultados (47,7%) se mostraron plenamente confiados en que sus compañías no sufrieron este tipo de delitos, otro nada despreciable 31,8% admitió que no puede decirlo a ciencia cierta.
En dos de cada tres de las empresas que se saben víctimas del fraude (66,6%), este fue cometido a través de la complicidad entre empleados de la propia compañía y personas de afuera. En casi la mitad de los casos (44,4%) el delito perpetrado fue el robo de activos. Además, una tercera parte (33,3%) de las firmas defraudadas fueron víctimas de falsificación de productos o sabotajes; en una de cada cinco (22,2%) se perpetró fraude de estados financieros, también en una de cada cinco (22,2%) se registraron sobornos y coimas o se pagaron sobreprecios y en una de cada 10 (11,1%) el delito identificado fue el de robo o manipulación de información confidencial.
Los datos que revelan quiénes efectivamente descubrieron delitos no son muy diferentes de la percepción generalizada, con la única excepción del robo y manipulación de información confidencial, que lidera el ranking de temores: 65,9% del total de entrevistados lo mencionó como uno de los riesgos a los que considera que podría estar expuesta la empresa en la que trabaja.
Después, el orden del listado de temores coincide con el de delitos descubiertos: más de la mitad (59,1%) citó la posibilidad de que se produzca colusión entre empleados propios y gente ajena a la compañía; un poco menos mencionó el robo de activos (43,2%) y la posibilidad de que corran sobornos, coimas y/o sobreprecios (40,9%); uno de cada cinco habló de la falsificación de productos y el sabotaje (20,5%) y del fraude de estados financieros (18,2%), mientras que una parte ínfima de la muestra citó la posibilidad de sufrir fraudes a través de disposiciones legales gubernamentales (2,2%) o de casos de usurpación de identidad (2,2%).
Además, 11,4% de los entrevistados dijo que sus compañías identificaron alguna nueva modalidad de fraude diferente de estos esquemas.

Sin herramientas nuevas
Los controles y las auditorías internas persisten como los reyes de la detección de fraudes, tanto en el imaginario como en los hechos.
Casi tres cuartas partes del total de encuestados (72,7%) dijo que la auditoría interna es el principal procedimiento utilizado de control in house, mientras que el resto se inclina por las auditorías externas. Además de estas dos herramientas tradicionales, uno de cada seis confirmó que en sus compañías hay líneas de denuncias telefónicas y online. Los equipos de análisis y especialistas de fraude siguen siendo poco menos que rareza: solo los tienen 9,1% de las empresas consultadas.
Las auditorías internas, además, estuvieron presentes en 88% de los casos de fraude detectados. En más de la mitad de los casos (55,5%) fueron útiles los informantes internos que usaron alguno de los canales de denuncia instalados (telefónico o vía Web), también usados por informantes externos en una tercera parte (33,3%) de los delitos encontrados. La fortuna no jugó un rol nada menor: 33% de los encuestados admitió que en sus compañías se descubrieron fraudes por casualidad.

Impacto en la facturación
En todos los casos, las maniobras ilegales afectaron a menos de 5% de la facturación de la compañía, al menos según lo que afirmaron los entrevistados. De todos modos, hay una fuerte dispersión en los montos involucrados: si bien en una tercera parte de las situaciones el fraude fue por menos de US$ 10.000, en otra quinta parte implicó un desfalco de más de US$ 500.000. El resto se reparte en forma relativamente homogénea entre los que sufrieron un perjuicio de entre US$ 10.000 y 50.000 (22,2%), de entre US$ 50.001 y 100.000 (11,1%) y de entre US$ 100.001 y 500.000 (11,1%).
Sin embargo, casi tres cuartas partes del total de entrevistados (72,7%) consideraron que la prevención contribuye mucho al incremento de la rentabilidad.

El enemigo interno
Ante la pregunta de quiénes podrían ser los potenciales perpetradores de un fraude, los directivos consultados se inclinaron mayoritariamente (70,5%) por una eventual asociación entre empleados propios y personas externas a la compañía. Frente a una pregunta de respuesta múltiple, 43,2% de los consultados mencionó la posibilidad de que se trate de trabajadores de la empresa; 27,3% dijo que podrían ser proveedores; un poco menos (20,3%) habló de eventuales fraudes por parte de clientes; algo más de uno de cada 10 (11,4%) vislumbró como amenaza al crimen organizado y 2,2% mencionó al Estado.
Al momento de identificar quiénes fueron los principales autores del fraude, y con la posibilidad de indicar más de uno, casi la mitad (44%) de los que conocen casos efectivos dentro de su empresa mencionó a empleados propios y una parte idéntica, una colusión entre alguien interno y alguien externo a la compañía (44,4%); es decir que solo en una décima parte de los fraudes no hubo ningún tipo de participación de empleados.
En 33,3% de esos casos, el o los empleados involucrados tenían una antigüedad de entre uno y cinco años; en la misma proporción, llevaban más de 10 años en la compañía; en 11,1% de los casos, habían ingresado a la empresa entre cinco y 10 años antes de que se detectara el ilícito; y en otro 11,1%, eran recién contratados (con menos de un año de antigüedad).
Al margen de los empleados propios, un tercio de los entrevistados que sufrieron fraude (33,3%) reconoció la participación de proveedores; un quinto (22,2%), de clientes; y otro quinto (22,2%), de organizaciones criminales organizadas.
La encuesta deja en claro que la mayoría sigue pensando que lo mejor es lavar los trapitos sucios en casa o llegar a una solución amistosa (y, claro, mucho menos ruidosa y publicitada). Solo un tercio de los que respondieron que en sus compañías efectivamente se detectaron casos de fraude dijo que los mismos terminaron en juicio. Igualmente, a esos se podrían sumar los dos de cada 10 (22,2%) que los cerraron con un acuerdo entre las partes. Pero un considerable 44,4% no hizo ningún tipo de presentación judicial.
El uso de software especializado en la investigación de estos delitos sigue siendo escaso: solo lo usó 11,1% de los que detectaron fraudes en sus empresas.

Prevención
Puestos a analizar qué medidas son necesarias para prevenir estos delitos dentro de sus empresas, los entrevistados ponen en primer lugar el trabajo para aumentar la moral de los empleados (70,5%), seguido muy de cerca por el incremento de los controles internos (65,9%). Exactamente la mitad resaltó como positiva una adecuada división de las funciones, mientras que dos de cada cinco (40,9%) citaron las revisiones periódicas externas; un tercio (31,8%) consideró la creación de una estructura permanente antifraude, también un tercio (31,8%) sostuvo que sería una buena herramienta la menor rotación de personal en sectores claves y uno de cada cuatro (27,3%) habló de pagar mejores salarios.
En cuanto a los procedimientos más adecuados para la prevención, los primeros lugares los ocuparon la confección de un código de ética y políticas antifraude (61,4%), las investigaciones sobre actividades sospechosas (59,1%), el mantenimiento de una línea de denuncias (45,5%) y el análisis de datos a través de software especializado (36.4%). Casi uno de cada 20 encuestados (4,5%) opinó que no hay un procedimiento eficaz para la prevención del fraude.
Entre las políticas de concientización, las de mejor percepción entre los entrevistados son las de prevención, a las que ocho de cada 10 (79,5%) consideraron como una práctica a través de la que se logran buenos resultados, frente a uno (9,1%) que opinó lo contrario y uno (11,4%) que no la conoce. Los planes de respuesta fueron calificados positivamente por tres de cada cuatro directivos (75%), aunque son menos conocidos (20,5% no sabe qué son). También tuvo una buena evaluación el código de conducta: siete de cada 10 (70,5%) dijeron que logra buenos resultados, frente a dos (20,5%) que manifestaron lo opuesto y otro (9,1%) que lo desconoce. Las líneas de denuncia recibieron, en tanto, una adhesión de casi dos tercios de la muestra (59,1%), aunque dos de cada 10 (20,5%) cuestionaron su eficacia y otros dos (20,5%) dijeron no saber de qué se trata.
Llamativamente, pese a la alta consideración que tienen estas herramientas, casi la mitad de los entrevistados (47,7%) reconoció que en sus empresas no se utilizan políticas internas de concientización.
Casi nadie (4,6%) se mostró convencido de que las leyes y regulaciones argentinas sean una barrera efectiva contra la comisión de fraudes. Una buena parte, por el contrario (47,7), se manifestó descreída de que así sea, mientras que otro tanto (también 47,7%) cree que la eficacia de esas normas es relativa.
Paralelamente, solo uno de cada 10 encuestados (11,4%) dijo estar convencido de que las disposiciones de Sarbanes Oxley (la ley aprobada en Estados Unidos para prevenir el fraude tras los sonados escándalos financieros de principios siglo, como los de Enron y WorldCom, que incluyeron, entre otros, responsabilidades penales para los directorios y la separación de los trabajos de consultoría y auditoría contable) ayudan a reducir los riesgos de fraude. Otro 31,8% evaluó que solo relativamente. Y más de la mitad (56,8%) reconoció desconocer totalmente la efectividad de estas normas que hoy son de cumplimiento obligatorio en Estados Unidos y que, transitivamente, deben aplicar muchas multinacionales en todos los países en los que operan.

El que se quema con leche…
Dos tercios (65,9%) de los directivos encuestados considera que existe una alta probabilidad de fraudes en los mercados en los que operan, frente a un magro 22,7% que está convencido de que un delito de estas características es más bien improbable en su negocio.
Como ya ocurrió en las encuestas anteriores, el área que lidera el ranking de desconfianza –es decir, aquella que los entrevistados creen que es más susceptible de ser foco de fraude– es la de Compras (81,8%), pese a que los especialistas aseguran y explican que, hoy por hoy, hay muchas áreas tanto o más susceptibles. El “antipodio” lo completan Depósito, Logística y Almacenes (68,2%) y Finanzas (52,3%). En cambio, son muchos menos los directivos que consideran alto el riesgo de fraude en los departamentos de Contabilidad y Reporting (29,5%); Marketing (25,0%); Sistemas (25,0%) y Comercio Exterior (15,9%).
Entre las herramientas más puntuales, casi la mitad de las empresas representadas en la muestra (45,5%) cuenta con un sistema de seguridad física para controlar las actividades de los proveedores de servicios que trabajan fuera del horario administrativo habitual. Pero solo 34,9% usa alguna metodología específica de prevención de fraudes y apenas 16,3% tiene especialistas certificados en revisión de fraudes.
Eso sí, como suele pasar, el que se quema con el zapallo sopla hasta la sandía: nueve de cada 10 entrevistados que reconocieron que sus empresas fueron víctimas de fraude consideraron que es posible que la situación se repita en su propia compañía.