Los programas de gestión de viajes logran fuertes ahorros

Por Marcos Caruso

Gonzalo Rossi.

Patricia Rasore
Fotos: diego fasce

Que hay un auge turístico que se traduce en importante presencia de visitantes extranjeros y aumento de sus gastos en centros de compra y restaurantes, es tan cierto como que la balanza del sector es ahora positiva para el país. Pero las aerolíneas comerciales que, a pesar del alza en el precio del petróleo, están dando beneficios, obtienen una buena parte de sus ingresos del sector corporativo.
En ese segmento aumenta la competencia, en servicios y en precios. Para muchas compañías el manejo eficaz de los frecuentes viajes de sus ejecutivos, significa ahorros de importancia.
Lo cierto es que los programas internacionales de gestión de viajes están ayudando a las empresas a ahorrar hasta 45% de sus gastos totales de traslados.
Este dato, por cierto para nada menor, surge de un estudio sobre estos programas realizado por Amadeus, líder mundial en soluciones tecnológicas y de distribución para el sector de los viajes y el turismo, y la Asociación de Ejecutivos de Viajes de Empresa (ACTE, por sus siglas en inglés).
El análisis efectuado, en el que han participado 240 gestores de viajes de empresa de todo el mundo, abordó el efecto de la globalización sobre los programas de gestión de viajes corporativos y contiene cifras estimadas para 2007, según señaló Patricia Rasore, gerente regional para América latina de ACTE.
Por regiones, 61% de los encuestados pertenece a Estados Unidos; 24% a Europa; 6% a Canadá; 5% a Asia-Pacífico, y 3% a Sudáfrica.
“Un programa internacional de gestión de viajes es aquel que abarca varios países y crea una estructura o política homogénea que permite al gestor de viajes de empresa contratar proveedores y reunir los datos para gestionar su cumplimiento”, define Rasore.
“El estudio apunta a conocer cuáles son las tendencias respecto de la organización de los viajes corporativos, de definir el papel que tiene dentro de las compañías la persona llamada travel manager, que es el responsable en las corporaciones de gestionar esta cuenta y estos servicios para el propio funcionario de la corporación”, expresó Gonzalo Rossi, gerente general de Amadeus Argentina.
Y se centra, agrega Rossi, “en cuál es el beneficio o la necesidad de contar –si hablamos de una empresa global– con proveedores globales, y cuán fácil o difícil es tener una política global cuando las culturas y el impacto de la comunicación interna de la corporación, las coyunturas locales, no necesariamente son iguales entre dos países”.
Si bien los resultados mostraron que estos programas están evolucionando todavía, un tercio (33%) de las empresas encuestadas ya ha aplicado un programa internacional y un porcentaje muy similar (39%) ha implantado una política internacional de viajes con variantes regionales.
Inclusive en las empresas que no han implementado todavía un programa de este tipo, 57% de los gestores de viajes señalaron que sus políticas eran homogéneas en todas las regiones y moderadamente sólidas.

Automatización de procesos
De las empresas que han puesto en marcha programas internacionales de gestión de viajes, 41% ha conseguido ahorros de entre 16 y 30%, mientras que 11%, consiguió ahorrar entre 31 y 45% de sus gastos y 4%, redujo su factura de viajes más de 45%.
Aunque muchas empresas aspiran a automatizar aún más sus procesos clave, muchas otras todavía están intentando conseguirlo.
85% de los encuestados citó la integración tecnológica como el desafío más importante a la hora de implantar un programa internacional de gestión de viajes, y de contar con información sobre la cual tomar decisiones.
“Cuando hablamos de integrar tecnología, hablamos con un concepto amplio de la tecnología, en general”, señala Rossi. “Al gestionar viajes para una corporación a escala internacional se necesita mucha información para tomar decisiones: cómo y con quién se tiene que negociar para mejorar los costos; información en términos de seguridad para saber dónde está cada persona; para mejorar la experiencia del viajero a la hora de volver y tener que hacer la rendición de gastos, que es la parte tediosa de viajar y entorpece al ejecutivo que ha viajado para generar negocios”.
Precisamente, el estudio puso de relieve que, para ahorrar costos a través de sus programas internacionales de gestión de viajes, las empresas se están concentrando en automatizar procesos, utilizar herramientas que mejoran la productividad (82%) y aprovechar al máximo su mayor poder de negociación (86%).
“Políticas de viajes existen en todo el mundo, ya sea globales o regionales…”, indica Rasore. “Queremos llevar la política de viajes a otro nivel. Integrar todos los aspectos de la política de viajes, y la tecnología es uno de esos aspectos.
“Está comprobado –agrega la gerente regional de ACTE– que todavía son necesarios los viajes para hacer negocios. Pese a toda la tecnología que hay, es necesario crear un vínculo personal. ¿Cómo hace una corporación donde el gasto de viajes es enorme? ¿Cómo hace una corporación para gestionar eso, para controlar esos gastos? Para eso se necesita una política de viajes. Ahora queremos llevar eso a un nivel superior. A integrar la política de viajes”.
Entonces, según la ejecutiva, la visión para el futuro es la integración de todos los aspectos que componen una política de viajes. “O sea, ahorro a través de negociaciones efectivas. La tecnología dentro de un entorno de análisis e información; la seguridad, tanto en prevención como en el aspecto de ubicar al ejecutivo al instante, y finalmente, el confort respecto de los viajes de negocios para el viajero en sí”, define.

Soluciones globales
Una de las conclusiones del trabajo reflejó el esfuerzo por encontrar soluciones que se puedan utilizar en múltiples mercados: actualmente, sólo 18% de los encuestados utiliza un único sistema de gestión de gastos en todas las regiones, mientras que otro 10% cuenta con uno en algunas regiones y 28% no emplea ninguno.
No obstante, la integración de soluciones de autorreserva como parte de un programa internacional de gestión de viajes ha obtenido mejores resultados. De hecho, la mayoría de las empresas (68%) ya está utilizando una.
Otra conclusión interesante es que cuanto más gasta en viajes una empresa, más probabilidades tiene de implantar estas herramientas. Así, 96% de las empresas que gastan más de US$ 100 millones en viajes ya están usando una solución de autorreserva.
“En la organización del viaje de negocios –comenta Rossi–, (siempre hay un objetivo de negocio), también ha entrado el interés del confort para el ejecutivo que lo realiza, y cada vez más las corporaciones se preocupan de que esto sea así. En términos de recursos humanos se tiene muy en cuenta qué pasa con el balance entre la vida personal y la vida profesional. Las corporaciones ya no pueden hacer oídos sordos: la calidad del trabajo depende de un grado de satisfacción del directivo respecto de la actividad desarrollada”.
Se necesita, entonces, plasmar una política de viajes que no se puede generar pensando exclusivamente en los costos. “A veces –señala Rossi a modo de ejemplo– es mejor pagar una noche adicional de hotel para que ese ejecutivo al día siguiente esté descansado, que obligarlo a salir en un vuelo a las 6, por lo que se tiene que levantar a las 4 y enfrentar luego todo un día de trabajo”.
Para el ejecutivo de Amadeus, para que esto suceda hace falta integrar una política de beneficios que tiene que ver más con los recursos humanos que con los objetivos de reducción de costos o de optimización de una cuenta importante como es la de viajes.
“Y ahí –señala– es donde comienzan a mezclarse disciplinas, porque para poder organizar este viaje efectivamente, y que todo el mundo se beneficie, probablemente se necesite de tecnología para que la política funcione en forma aceitada”.
ACTE tiene un comité de productividad corporativa, donde la mayoría de los que están participando considera que es productividad corporativa no sólo la calidad de vida, sino los resultados que ese ejecutivo va a traer. “Su efectividad va a ser muy superior en la medida en que se haya aplicado una política de viajes conveniente”, dice Rasore, quien concluye: “Esta va a ser la gestión del futuro. No debe de haber fragmentación en la política corporativa”. M