Las empresas que aplican esta metodología logran gestionar sus proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz con menos costo y más productividad.
Agile (ágil) es el término paraguas que se usa para referirse a diversos tipos de procedimientos que se llevan adelante para realizar trabajos complejos y novedosos.
Buscar la transformación digital total obliga a cada vez más empresas a implementan metodologías ágiles en sus departamentos para brindar productos y servicios de mayor calidad y con reducción de costo y tiempo.
El fundador del Innovation Lab de Harvard, Chris Colbert, sorprendió a los empresarios que asistieron a su charla sobre innovación en el último coloquio de IDEA, cuando subrayó: “Para mejorar un país, una empresa, una familia, ustedes deben empezar por entender el comportamiento humano”.
Puso asimismo de relieve que “en el mundo de hoy no sólo ganan los más innovadores, ganan los que mejor entienden el comportamiento humano”.
Y como la caridad bien entendida empieza por casa, la transformación digital necesita de recursos humanos internos que sepan interpretar los códigos que movilizan a los potenciales clientes y los atajos para contactarlos puertas afuera de la empresa.
Los algoritmos persiguen cada clic de los consumidores para extraerles data que muchas veces ni ellos mismos conocen, que la inteligencia artificial se encargue de agruparlos en perfiles y anticiparse a sus decisiones poniéndoles por delante los bienes y servicios en las condiciones que les facilite las compras.
Pero el ojo humano detecta subjetividades y contextos, y la intuición dispara hipótesis diferenciadoras. Y se sabe que muchas miradas interactuando multiplican las posibilidades de acierto.
El management moderno fue generando diversos enfoques que apuntan a organizar a los miembros de su staff, desde jefes a empleados de áreas, para a través de distintas herramientas de gestión del cambio que se han ido desarrollando aprovechar los conocimientos, experiencias, aprendizajes e iniciativas de cada integrante, constituir equipos interdisciplinarios y generar proyectos que sean pasibles de experimentar en pleno funcionamiento.
En la misma camada que nuevos métodos de RR.HH. como open space, open mind, design thinking, networking, cultura DevOps (Desarrollo y Operaciones) y la artillería de anglicanismos del management global aparece agil organization, un nuevo camino que han tomado las empresas para que nuevas formas de trabajo imbriquen a los recursos humanos en los procesos de transformación digital y en los proyectos, para brindar productos y servicios de mayor calidad y con reducción de costo y tiempo.
Agile es un método repetitivo y progresivo, de ir cumpliendo con determinados requisitos a medida que avanza el ciclo de vida del proyecto.
Rigideces institucionales y culturales
No es solo la naturaleza conservadora de los humanos, en general, lo que hace que las tradiciones sean difíciles de cambiar, sino las instituciones que lo acompañan y otros apoyos culturales que crecen en torno de tales tradiciones obstruyen el tránsito.
Funciona a la inversa que la cultura de los egos que impide ejercer liderazgo a los jefes tradicionales en lugar de que repartan tareas.
Y si antes la creatividad surgía de proyectos cerrados, que se desarrollaban en laboratorio y eran testeados en simulaciones, o analógicos encuentros de brain storming e intercambios desordenados de ideas, a los que se denominaba caos creativo, actualmente cobra forma en grupos humanos ágiles por áreas de la organización, que interactúan sistemáticamente, para nada anárquicos, se apoyan en una colaboración cross funcional como una verdadera ventaja competitiva y se avienen a una disciplina para trabajar en equipos responsables de la entrega de productos y servicios end-to-end.
Se está pasando, así, de la gestión del PowerPoint a la real de iniciativas que se cumplen, donde ya no se concibe trabajar de forma individual a la espera de órdenes de jefes inalcanzables en sus grandes oficinas, sino que se construye y gestiona la inteligencia colectiva de conocimiento.
El feedback del cliente es al tiempo prioridad, foco y aprendizaje. La metodología ágil se dirige mediante una cultura de “prueba y error” que entraña todo un cambio de mentalidad que redunda en una nueva forma de trabajo, en la que se deben respetar ciertos valores y principios para enfrentar los desafíos del día a día, en la permanente búsqueda del objetivo de entregar más valor al destinatario último.
Se podrían distinguir tres tipos de caminos en la gestión del cambio:
- el compromiso total de ir cumpliendo una serie de etapas de transformación;
- un método más prudente y más sistemático; y
- otro que representa ir de abajo hacia arriba.
Las compañías que nacen ágiles suelen pertenecer al sector tecnología, como startups, unicornios, y raras veces a otros sectores.
La mayoría de las organizaciones deben transformarse para lograr agilidad en sus operaciones. Pueden variar en ritmo, alcance y método, pero todas contienen un conjunto de elementos comunes: el esfuerzo por conseguir un nuevo modelo para operar y la búsqueda de escala y mejoras mediante una serie de células ágiles.
Recientes estudios especializados dan cuenta que en América Latina la mayoría de las empresas encararon alguna de las metodologías ágiles con el propósito principal de reducir el tiempo (y los costos) que insumen los lanzamientos de nuevos productos y servicios al mercado.
En este contexto, las transformaciones más importantes en la región están lideradas por las entidades financieras y de telecomunicaciones, que están compelidas a encarar fuertes y constantes cambios en sus organizaciones.
En Argentina, el Estudio de Mejora y Gestión del Cambio Organizacional 2019 que llevaron adelante Mercado y GlobalLogic, y ejecutado por Oh! Panel, indica que el 27% de los ejecutivos encuestados asegura haber adoptado las nuevas metodologías de gestión. La más utilizada ha sido la herramienta Scrum, que obtuvo el 47% de las respuestas.
Este método consiste en planificar proyectos en equipos divididos en pequeños bloques o sprints que se compactan, como en el rugby, e ir revisando y mejorando el anterior para pasar a la etapa siguiente.
Los otros métodos más empleados en firmas nacionales fueron Lean Six Sigman (38%), Agile Project Management (25%), Lean Manufacturing (9%) y Kanban (7%).
De acuerdo a la percepción de los ejecutivos que formaron parte del estudio, en el mundo, la que lidera las preferencias es Agile Project Management (con 37% de menciones), seguida por Scrum, aunque un tercio de los participantes reconocieron no estar informados al respecto.
El denominador común que va adquiriendo mayor dimensión es la desaparición de las estructuras jerárquicas que en los nuevos modelos de trabajo son reemplazadas por equipos interdisciplinarios. La voz de los empleados just in time mientras se desarrollan los proyectos modelan los programas de Recursos Humanos, lo cual implica que se produzcan los cambios que se esperan en este contexto.
La instancia de permanentes reuniones de los subgrupos y la coordinación sectorial de los anteproyectos en marcha se superponen con la rutina de actividades del personal, lo cual obliga a multiplicarse o dedicarle más horas a la empresa.
No hay demasiadas alternativas, porque la planificación diaria, la revisión y retrospectiva que tiene que realizar después de terminar un sprint para reflexionar y proponer mejoras en los avances del proyecto son los pilares fundamentales de la metodología.
Crecimiento horizontal
Para los empleados, si antes para llegar a las esferas de decisión era condición sine qua non ascender en la escala jerárquica de las compañías, las metodologías ágiles instan al empleado futuro a prepararse para un crecimiento horizontal a partir de sus experiencias, de modo que el desarrollo de carrera y el aprendizaje son el centro.
La consultora Mercer recogió el guante y se propone “pasar de un modelo lineal donde íbamos adquiriendo conocimientos hasta un determinado momento, a otro en que estamos permanentemente en una curva de aprendizaje; es lo que llamamos life long learning y aplica para todos los trabajadores, sin importar el nivel que ocupen en la compañía“, como expuso Juliana Rodríguez, Talent Management Senior Consultant.
Si bien la tendencia es que se trabajará en conocer más a las personas, la ciencia también tiene reservadas las respuestas acerca de qué manera éstas pueden interactuar mejor entre ellas.
Es que las metodologías ágiles vienen provocando un cambio significativo en la gestión de talentos, a través de mejores posibilidades de formación y desarrollo profesional, técnicas de capacitación y evaluación del desempeño, así como también de la integración entre los miembros de los equipos técnicos y de negocios.
El entorno futurista en la educación e investigación que contribuya a un mundo del siglo 21 con una floreciente tecnología científica, arte y cultura arrancó en el comienzo mismo del milenio con universidades de “espacio abierto, mente abierta”, como la Future University Hakodate de Japón, fundada en el año 2000.
También a las empresas se les torna imprescindible construir un ecosistema multidisciplinario, integrar socios, proveedores y clientes, en una relación de confianza y sinérgica, cuyo objetivo sea el de alcanzar el nivel de madurez de disrupción tan anhelado.
Puntos clave
En qué se diferencian los proyectos ágiles de los tradicionales
Los proyectos ágiles necesitan documentación, reseñas y procesos del mismo modo que los proyectos tradicionales, para cumplir con los requisitos, manejar costos y plazos. Pero se diferencian en que no ponen tanto énfasis en la documentación muy detallada y no esperan entender plenamente los requisitos antes de empezar el trabajo.
En cambio, ponen el énfasis en la importancia de entregar un producto en condiciones de funcionar como algo tangible para el cliente, que puede entonces refinarlo hasta que cumpla con sus necesidades. La medida fundamental del progreso del proyecto es la sucesión de entregas en condiciones de operar.
Hay, claramente, un riesgo al comenzar a trabajar en un proyecto antes de conocer cabalmente el alcance de ese trabajo, pero ese riesgo se mitiga por la rapidez de la entrega del producto funcionando, a pesar de que al principio pueda no ser perfecto.
¿Por qué es necesaria la gestión ágil de proyectos?
Entre las desventajas está que hacen menos fácil la identificación de riesgos y la administración de los recursos, y que muchos equipos de proyectos no entienden bien cómo usar la metodología. Sin embargo, con el vertiginoso ritmo del cambio empresarial en el siglo 21 muchos proyectos deben entregar algo que cumpla con las necesidades de sus clientes al final del proyecto y no desperdiciar esfuerzos refinando detalles que van a quedar obsoletos cuando finalmente entreguen el producto terminado.
Aun en los entornos de negocios que no cambian rápidamente, puede ser difícil articular plenamente los requisitos sin ver primero un producto tangible.
Ventajas
- Mejoran la satisfacción del cliente porque lo involucran y comprometen a lo largo de todo el proyecto. En cada etapa se le informará de logros y progreso para involucrarlo, incorporar su experiencia y sus conocimientos. Así se logra mejorar el producto final.
- Generan mayor motivación y compromiso del equipo de desarrollo porque permiten a todos los miembros del equipo conocer el estado del proyecto en cualquier momento.
- Ahorran tiempo y costos. El desarrollo ágil trabaja de modo más eficiente y rápido. Por eso cumple con el presupuesto y los plazos pactados en el proyecto.
- La característica que distingue al proceso es que se trabaja a través de entregas parciales del producto, con intervalos cortos entre una y otra. Es gracias a ellas y a la participación activa del cliente que se puede eliminar a tiempo cualquier característica innecesaria del producto.
- Permiten mejorar la calidad del producto. La continua interacción entre los desarrolladores y los clientes tiene como objetivo asegurar que el producto final sea exactamente lo que el cliente busca y necesita.
- Brindan la posibilidad de alertar en forma temprana la presencia de fallas o problemas que aparezcan durante el desarrollo. Así es posible solucionarlos a tiempo con menos costos.
- Aceleran el retorno de inversión. Gracias a las entregas tempranas y frecuentes el cliente tendrá rápido acceso a las funcionalidades que aportan valor.
