El grupo Gartner vaticina que el gasto global en software empresarial va a crecer 9,5% en 2018 para llegar a US$ 389.000 millones (de US$ 355.000 millones en 2017).
Un grupo de investigadores de Strategy & categorizan ese tipo de iniciativas tradicionales de IT como la “gran automatización”, un tipo de operación que necesita grandes presupuestos, grandes programas y grandes agendas funcionales.
Plataformas tales como la planificación de recursos empresariales (ERP según siglas inglesas), el software de relacionamiento con los clientes o el software de administración del ciclo de vida del producto, entre otros sistemas, han ayudado a las compañías a simplificar y reducir funciones e interpretar datos. Sin embargo, muchos de esos sistemas automatizados igualmente exigen un importante procesamiento manual.
Los autores, en un trabajo que titulan “The New Automation is Smart, Fast and Small” citan el último informe de PwC sobre efectividad financiera que descubrió que los profesionales de finanzas pasan la mitad del tiempo dedicados a tareas repetitivas como reunir datos de los diferentes sistemas que dependen de bases de datos estructuradas.
En consecuencia, aunque la TI empresarial sigue siendo esencial para las operaciones de negocios, muchos de esos sistemas han alcanzado el punto de menores retornos.
Afortunadamente la velocidad, escala y costo de la automatización están evolucionando para superar esa traba. Las tecnologías inteligentes como el proceso de automatización robótica, las máquinas inteligentes y el procesamiento del lenguaje natural ofrecen a las empresas nuevas oportunidades para mejorar el comportamiento de los procesos y lograr importantes ahorros de costos.
Esas tecnologías pueden ser implementadas en saltos cortos, enfocados a un problema específico con costos manejables.
Grande versus pequeño
Mientras la gran automatización implica crear sistemas centrales que traen estandarización y control centralizado, la “pequeña” automatización es la implementación rápida de tecnologías flexibles y adaptables que llenan los baches dejados por los actuales sistemas y permiten nuevos niveles de productividad.
El impacto potencial es notable: la pequeña automatización puede mejorar la productividad de los procesos individuales entre 80 y 100% y las funciones totales en 20% o más. El informe de PwC descubrió que en la función financiera, la automatización podría reducir hasta 46% del tiempo y costo de procesos clave como facturación, administración de informes, contabilidad general y presupuestación. Los profesionales podrían entonces dedicarse a las actividades de mayor valor.
El mismo nivel de mejoras es posible en otras funciones, como servicio al cliente, administración de la cadena de suministro y ventas. Esta posibilidad para resolver problemas en forma más económica a nivel equipo marca un cambio importante en la tecnología empresarial.
La TI empresarial se vuelve flexible
La pequeña automatización no reemplaza a la grande. Lo que hace es usar nuevas tecnologías que elaboran los datos y procesos estandarizados que instalaron las iniciativas de TI de gran escala. El abordaje de esta última tiene varias diferencias fundamentales con respecto a la gran automatización; son diferencias que permiten mejoras en los procesos.
En primer lugar, la pequeña automatización es más fácil de implementar y menos cara. Se puede lograr un salto con un precio de US$ 10.000 a US$ 20.000, mientras que los esfuerzos de la gran automatización requieren varios millones.
Luego, las iniciativas de gran escala por lo general se aplican a una función entera, como finanzas o ventas. Eso implica una importante coordinación entre los diversos líderes funcionales y empleados de primera línea. En cambio, la pequeña automatización se puede aplicar a procesos o tareas individuales. Es, además mucho más flexible que la gran automatización. Por lo general, las compañías que automatizan no pueden comenzar a ver ganancias hasta que no han estandarizado procesos y bases de datos que deben estar al alcance de una amplia base de usuarios, lo cual puede llevar años.
Antes de poder implementar el proceso mismo, las comisiones deben ponerse de acuerdo en cuáles son los procesos óptimos para que los empleados en diferentes partes puedan ejecutar ese proceso de la misma forma. La pequeña automatización, en cambio, no depende de la estandarización.
Finalmente, las tecnologías que permiten automatizar en pequeño son muy fáciles de configurar y pueden aprender en forma dinámica en lugar de depender de reglas predefinidas o de programadores para que escriban antes el algoritmo perfecto. Eso permite a las compañías aplicarla en ambientes donde el input y el output son muy variables, como los centros de servicios que manejan múltiples formas de preguntas y necesitan respuestas adaptadas a cada caso. Las tecnologías de la nueva automatización trabajan con esas variaciones y no requieren de nadie para procesar manualmente y estandarizar los datos de antemano.
La mentalidad de lo pequeño
La distinción entre pequeña y gran automatización ofrece a las compañías un nivel muy diferente de desempeño operacional y costo. Pero optar por la pequeña puede ser difícil para las organizaciones donde las iniciativas de gran escala han sido la norma durante mucho tiempo, porque requiere un cambio total de mentalidad. Los líderes de empresas, aconsejan los autores de este trabajo, deberían comenzar por seguir tres pasos.
1. Enfocarse en el valor. Como la pequeña automatización puede resolver problemas individuales, deberán ser los líderes de la compañía los que identifiquen las aplicaciones que ofrezcan el mayor valor potencial. Deberán mantenerse fieles a la promesa de la pequeña automatización y evitar ser demasiado ambiciosos pretendiendo, por ejemplo, la consolidación a gran escala o la estandarización a las que los empleados están acostumbrados. Los proyectos de pequeña automatización ocurren en una serie de saltos y se puede completar entre 16 y 20 semanas.
2. Considerar el futuro del trabajo. La automatización sola no ahorra dinero ni mejora el desempeño: los empleados y los procesos también tendrán que cambiar. Esta es un área donde hay mucha ansiedad, y es entendible; la automatización siempre genera miedo de que las máquinas vayan a reemplazar a los trabajadores humanos. Pero los autores dicen que su experiencia les sugiere que muchas de las tareas que se están automatizando son actividades que la gente por lo general no desea realizar, como pasar la mitad del día introduciendo o extrayendo datos.
O son tareas para las cuales la pequeña automatización puede mejorar el desempeño de la gente. Implica una manera de trabajar totalmente nueva y los líderes deberán asegurar que el personal tenga el conocimiento y las habilidades adecuadas, como programación y conocimiento de datos y procesos, para que las puedan realizar con éxito. Deberán también asegurar que la actitud y el comportamiento de todos cambien en igual medida.
3. Mirar la totalidad del cuadro. La columna vertebral de esta nueva manera de trabajar es la estrategia. Las empresas deben conocer sus propias fortalezas. Deberán mirar con nuevos ojos a su estructura organizacional para asegurar que da a los equipos la libertad de desarrollar soluciones creativas y experimentar. La pequeña automatización trabaja bien a nivel de procesos o tareas individuales. Con ese fin la compañía debería implementar algunos lineamientos para asegurar que la gente asuma la responsabilidad de lo que le corresponde y luego permitir a las unidades de negocios y departamentos que adopten las herramientas como mejor les parezca.
Los sistemas de gran escala, aunque difíciles de implementar, han creado inmensas cantidades de datos en prácticamente todas las unidades de negocios y funciones de la compañía. Ahora, con las nuevas tecnologías a disposición, las empresas pueden lograr que esos datos trabajen para ellas en modos impensables dos o tres años atrás. La próxima generación de automatización es, entonces, pequeña.
