Por Mario Lia
En muchas organizaciones el acento estaba puesto en tener los resultados de un determinado período en tiempo y forma. Aquello que parecía un logro comparándolo con el uso de planillas de cálculo con datos muchas divergentes que debían ser trabajosamente consolidadas. Por otra parte, los sistemas contables estaban más orientados a lo que denominamos contabilidad externa (la que se muestra en un balance) que al manejo del negocio propiamente dicho.
Los sistemas más completos, conocidos como ERP (Por Enterprise Resource Planning) ofrecieron un alcance mucho más amplio y funciones proactivas precisamente en esa capacidad de planificación que forma parte de su nombre genérico. Sin embargo, gran parte de los componentes de estos softwares venían de la época de los módulos monolíticos y no dejaron de ser herramientas de registro, cálculo, comparación y procesamiento de reportes. Como sabemos, un reporte es la vista de algo ya ocurrido, de algo que puede corregirse en el futuro pero nada modifica en el pasado. Los reportes muestran los desvíos que debieron ser corregidos y que ya son caso cerrado.
Qué ERP es necesario hoy
Con este breve repaso histórico se puede mostrar qué es lo que se llama antiguo, para luego pasar a ver qué es lo que se visualiza como actual. Lo de hoy conserva las características de registro de información de las actividades que componen la cadena de valor de un negocio. Pero además, los softwares en general han mejorado en su capacidad de coordinar actividades como, por ejemplo, la relación entre pronósticos de demanda con el abastecimiento o la producción, los stocks o la distribución, las actividades logísticas, el acceso desde dispositivos móviles, telefónico y otras.
Si miramos al pasado reciente, veremos que muchas de las funciones que hoy esperamos de un software integrado arrancaron como soluciones de un género independiente. Tal es el caso de CRM (Customer Relationship Management), de SFA (por Sales Force Automation), BI (Business Intelligence) y soluciones de análisis predictivo, entre otras.
La realidad de las actividades empresariales se muestra con consumidores híper conectados que compran productos en la Web; a proveedores virtuales o ubicados en puntos lejanos del planeta; monedas intangibles y otras abstracciones de lo convencional. Incluso el análisis de los escenarios previsibles está sujeto a cambios que exceden la capacidad de imaginación de los más creativos.
Responder a un alcance de negocio flexible
En una empresa ya no es posible o al menos conveniente, permitir que se sigan formando islas de actividad. Por ejemplo, que la venta en la Web sea manejada por separado y que alguien se tenga que ocupar de actualizar en el sistema central la información que allí se genera. Lo adecuado sería que todo ese movimiento esté integrado en forma automática y en tiempo real. Así los stocks, el manejo del flujo de efectivo y otras variantes podrán ser visibles en forma transparente. Lo mismo ocurrirá con los sistemas móviles de toma de pedidos y otros.
En cuanto a la importancia de la tecnología, se suele evaluar un sistema de gestión a través de demostraciones, verificación de funciones que sabemos necesarias, características del hardware sobre el que corre, capacidad en la red, acceso Web y algunos otros aspectos. Esta evaluación pasa por la superficie visible del sistema y a ella habrá que agregar la de la tecnología con la que está construido el software.
Actualmente los sistemas deben estar dotados de elementos que les permitan conversar con otros sistemas y con las eventuales extensiones aplicativas que se vayan agregando a medida que el negocio lo necesita. Esto incluye sistemas de pago de terceros, elementos aplicativos de nubes públicas o privadas de proveedores o clientes y otros elementos.
Y no sólo se trata de tecnología. También se debe tener en cuenta la arquitectura y lo que se denomina granularidad de un sistema. Las bases de datos o archivos que se utilizan, la forma en que están definidos los datos, la interacción entre funciones o lo que algunos siguen llamando módulos (facturación, cuentas a cobrar, stocks, cuentas a pagar, insumos, etc.) también es importante ya que, cuánto más costura haya que realizar al momento de la implementación, mayor será la “dureza” del sistema a la hora de realizar cambios o adaptación. Una arquitectura y una tecnología de programación obsoletas podrán ser efectivas en un negocio estático, tal vez de baja escala e intensa e inevitable intervención humana.
Cuanto mayor sea la escala y el alcance previstos tanto en términos de líneas de productos, distribución, retroalimentación de comportamientos del consumidor, identificación de patrones de demanda, vías de acceso de clientes y operadores propios, interacción con call centers de terceros y otros, mayor será la importancia de la tecnología que se ha utilizado en el desarrollo y la forma en que se ha concebido la arquitectura del sistema de gestión o el ERP.
Elección del sistema adecuado
Muchas son las prácticas que se pueden aplicar en la selección del sistema más adecuado para el negocio de una empresa. En muchos casos, ya se cuenta con un sistema y no se perciben sus limitaciones. Cuando eso ocurre es que nos estamos encerrando en las posibilidades disponibles. Casi siempre, cuando salimos del esquema que nos es familiar y cómodo es cuando percibimos las oportunidades que estamos desperdiciando.
Mercado ha reunido la opinión de varios proveedores relevantes de software de gestión y ERP, para que aporten su experiencia acerca del proceso de evaluación, tanto de la situación propia de una empresa, como la del potencial disponible para la incorporación de nuevas soluciones. La idea es hablar de lo que hace falta para poder aprovechar oportunidades y no quedar rezagados debido a la falta de motricidad de la información que se necesita para operar y tomar decisiones correctas.
Calipso
Ventajas de una integración total
No todas las empresas tienen procesos y características similares en el desarrollo de su negocio. Y no siempre es fácil encontrar el camino adecuado que lleva a definir claramente la funcionalidad que cada empresa en particular necesita.
Pablo Iacub
Pablo Iacub, el experimentado CEO de esta empresa desarrolladora de software ERP, aporta su visión sobre la forma en la que el usuario puede llegar a evaluar cuál es la situación de los recursos de información que utiliza para el manejo de su negocio.
Para comenzar, Iacub se refiere a las principales dificultades que enfrenta una organización cuando carece de un sistema de gestión integrado.
“El primer gran problema es la posibilidad de tener incoherencias en la información de gestión, situaciones tales como tener un valor de inventario que surge de los almacenes y otro diferente en le contabilidad son comunes, que un gasto esté pasado en el libro de IVA compras y no en el mayor de proveedores o miles de situaciones semejantes. El ERP (bien implementado) garantiza que los números sean los mismos viéndolos desde cualquier subsistema”, dice Iacub.
Iacub opina que una empresa “debe verificar que el ERP que elija realmente aplique a solucionar su problemática específica. Hay cosas a veces sencillas que pueden hacer que un producto no se adecue a una empresa, puntos como el manejo de unidades de venta, cosas tales como operar unidades de equivalencia no lineal, o productos internacionales que por ejemplo no permiten cobrar o pagar con más de un valor monetario.”
Muchos sistemas de gestión o ERP se han utilizado por años y funcionado eficientemente para la misión de una empresa. Sin embargo, la tecnología en la que se basan ha ido cayendo en la obsolescencia.
Se le pide a Iacub que explique porqué la actualización tecnológica no es un capricho de los proveedores y sí una necesidad. “Hoy la tecnología adecuada es la que permite que un producto pueda ser utilizado desde cualquier browser, desde una tableta, desde un teléfono celular, la que permite libertad de elección de plataformas en cuestión de sistemas operativos o motores de base de datos y mejores costos totales de licenciamiento. Desde mi perspectiva hoy un software ERP debe ser full web responsive y tener acceso desde aplicaciones móviles especializadas,” comenta el entrevistado.
Cuando se cuenta con un sistema de gestión que funciona para la mayor parte de los procesos de la empresa, es frecuente que vayan apareciendo agregados que operan por fuera del sistema central ¿Es eso conveniente o atenta contra la integridad de la información? Pablo Iacub cree que existen ciertos grados de libertad, pero reafirma su posición respecto a los beneficios de la integración: “Yo creo que hay ciertas funciones que son suficientemente perimetrales como para poder ser resueltas con productos anexos e interfaces, pero, no obstante, siempre es mejor la integración total que simplifica, reduce proveedores, interlocutores y costos”.
Buenos Aires Software
Una solución que acompañe el crecimiento de la empresa
Gustavo Sánchez, gerente comercial de la firma, respondió sobre los aspectos que se consideran importantes a la hora de evaluar la situación respecto a la solución de software de gestión empresarial o ERP.
Gustavo Sánchez
Así se refirió a las tres principales dificultades que se presentan cuando se carece de un sistema de gestión integrado. “Es difícil pensar en tres dificultades, se me ocurren rápidamente más de diez, pero me atrevo a resumir esas desventajas en los siguientes tres puntos:
1. Pérdida de tiempo, dinero y recursos en la toma de decisiones: Una de las premisas de un software ERP es la integridad con todos los sectores. Entonces si no disponemos de información integrada y confiable, tomar decisiones rápidas e inteligentes se transforma en una tarea sumamente compleja.
2. Desorganización: Implementar un software ERP nos obliga a sistematizar y estandarizar los procesos. Si no procedemos de esta manera, no hay cultura de empresa, ni definición de buenas prácticas. Como consecuencia el trabajo deja de ser profesional e idóneo.
3. Disminución de la productividad: Es la consecuencia de los dos puntos anteriores. Al carecer de integridad, se duplican procesos y hay redundancia de información. El resultado es el empobrecimiento de la gestión.
La siguiente pregunta fue en torno a cuáles son los elementos que debe tener en cuenta una empresa para determinar la funcionalidad necesaria en su negocio en especial.
“A la hora de seleccionar un ERP, antes de hablar de funcionalidades, existen cuestiones más importantes como por ejemplo la estandarización de la herramienta, es decir no tener versiones especiales que lo único que traen como resultado, son complicaciones de mantenimiento en el tiempo. La seguridad es un tema que no puede dejar de estar presente, por lo que deben existir herramientas que permitan definir los perfiles de usuario adecuados a cada tarea y responsabilidad. Por último la solución adquirida debe estar preparada para acompañar el crecimiento de la empresa, es decir debe estar presente el concepto de escalabilidad”, dice Sánchez.
Muchas veces hay dudas acerca del momento o estadio en el que se hace necesario actualizar la tecnología propia del sistema de gestión y su entorno. Sánchez se refiere a este aspecto diciendo que “un software de gestión no tiene “vida propia”. “Quiero decir con esto que depende de un entorno para funcionar correctamente, por ejemplo un sistema operativo y un motor de base de datos. La empresa desarrolladora del software debe acompañar en los avances tecnológicos y a su vez, elegir herramientas estándar donde correr su aplicación. Si utilizamos tecnologías como SQL Server u Oracle, podríamos decir que tenemos asegurada una continuidad y a su vez dispondremos fácilmente de personal para su mantenimiento”.
Finalmente, se llegó a un tema que se presenta con frecuencia en las organizaciones: ¿Cuándo conviene ajustar un sistema de gestión o agregarle interfaces para ganar funcionalidad y cuándo no?
“Recurrir a desarrollos especiales e interfaces no siempre debe ser visto de mala manera. En la mayoría de los casos, no siempre un ERP cubre el 100% de nuestras necesidades. El punto está en determinar si ese 10% o 20% que queda por afuera no es el core de nuestro negocio. Lo que nos debe asegurar nuestro sistema de gestión, es contar con herramientas que permitan la comunicación con otras aplicaciones de manera segura, confiable y automática”, concluye Sánchez.
Infor
Especialidad en industrias y en tecnología avanzada
Rubén Belluomo, Gerente Comercial de la empresa para la región Cono Sur de América, entiende que son muchas las dificultades que enfrenta una organización sin un sistema de información adecuado a su negocio. De todos modos, ofrece una semblanza general a través de ciertas señales.
Rubén Belluomo
• Poca visibilidad de los datos: no se pueden usar datos para la toma de decisiones.
• Imposibilidad de conectar con redes: si un sistema es rígido, no permite conexión con clientes o partners; se lentifica mucho el trabajo.
• Uso Hoja de Cálculo: si el personal está frustrado con el sistema, lo abandona y se vuelca a los procesos manuales.
Hablando del mejor camino que una empresa puede seguir para decidir cuál es el software más adecuado a su negocio, Belluomo destaca la importancia de los que son resultado de la experiencia en áreas de negocio similares las de esa empresa.
“Se deben buscar soluciones específicas para el mercado vertical. No es lo mismo una empresa de manufactura que una de servicios. Resulta fundamental que el ERP cuente con toda la tecnología existente para la transformación digital: Análisis de Big Data, IoT (Internet of Things), colaboración social, movilidad, IA (Inteligencia Artificial), machine learning y la posibilidad de elegir entre la nube on premise o en forma híbrida.”
Belluomo también destaca algunos factores a tener en cuenta en la selección tales como:
• Definir los requisitos iniciales y necesidades adicionales
• Ver demos y referencias
• Especialización
• Experiencia del usuario
• Considerar el costo total de propiedad
• Flexibilidad
Pasando al tema de la actualización tecnológica, Belluomo destaca la importancia de la actualización permanente: “En el mundo global e híper competitivo que vivimos es fundamental contar con tecnología de vanguardia. Las organizaciones exitosas deben estar tres pasos por delante para mantenerse competitivos. Las soluciones actuales son cada vez más funcionales, usables y escalables.
Estudios recientes de la firma consultora Aberdeen Group indican que los avances tecnológicos de los últimos 24 meses hacen que una organización actualizada pueda adaptarse a los cambios del negocio y por lo tanto aumentar la productividad y rentabilidad.
Algunas de las conclusiones de Aberdeen Group:
• Las organizaciones con la última versión del software ERP generalmente reportan una reducción de 13% en los costos operacionales.
• Las organizaciones que implementan la última versión tienen 70% más de posibilidad de compartir e integrar datos con la empresa extendida: socios, clientes y entes reguladores.
• En un mundo cada vez más móvil, las empresas con la última versión de un ERP tienen 67% más de posibilidades de poder acceder a través de dispositivos móviles.
• 53% de las organizaciones con la última versión utilizan las mejores prácticas de la solución ERP comparado con 47% que no.
Para finalizar, Belluomo opina contundentemente sobre la posibilidad de agregar interfaces o software complementarios a un ERP: “Conviene comprar el sistema adecuado y no hacerle customizaciones”, concluye.
Finnegans
Con el acento en la híper conectividad
Blas Briceño es el CEO de esta empresa desarrolladora de software contable y ERP, con especialización en algunos segmentos verticales. La primer demanda de Mercado fue que explicara las dificultades que enfrenta una organización que carece de un sistema de gestión integrado.
Briceño apuntó, como principales señales, a la desconexión entre áreas, la mala información para toma de decisiones, la carencia de buenos indicadores de gestión o indicadores desactualizados y a la baja eficiencia de procesos comerciales y de producción.
Al referirse a los elementos que debe considerar una empresa cuando se ve en la necesidad de adoptar una solución de gestión o ERP, Briceño destaca que los ejes fundamentales para determinar la funcionalidad del negocio resultan de ponderar necesidades por área, diferenciando las que son críticas de las que atienden a operaciones generales. “Medir la madurez digital en cada proceso es un indicador para articular planes de aceleración vinculados a una estrategia global y continua,” agrega.
En lo que se refiere a la necesidad o no de contar con tecnología avanzada y actualizada, Briceño comenta que “sin ninguna duda es necesario responder a la híper conectividad. Un software con APIs (Application Programming Interfaces) y herramientas de comunicación con el mundo de las aplicaciones es imprescindible para ganar flexibilidad. Otro rasgo importante es la ubicuidad; es necesario que todos, no sólo el staff, se comuniquen por cualquier dispositivo electrónico en cualquier momento y lugar”.
“Por último, y no por ello menos importante, la arquitectura de la solución; los modelos de software modernos, en application servers con arquitectura virtualizada o dockeable, son infinitamente más escalables, con mayor tolerancia a fallas, con mejores modelos de actualización y crecimiento funcional que las arquitecturas del siglo XX cliente/servidor.”
En cuanto a la conveniencia o no de incorporar sistemas complementarios o interfaces puntuales para cubrir necesidades no integradas, Briceño opina que “Teniendo una arquitectura escalable, orientada a servicios e integrable, la mejor opción es trabajar con el core (núcleo) de funcionalidad en el sistema integrando, desde afuera, una lógica de sistema global en todo el proceso”.
TOTVS
Papel central del proveedor
“Carecer de un sistema de gestión en la actualidad, no permite a los tomadores de decisión de la empresa contar con información pronta y confiable, algo vital en la dinámica de los negocios actuales”.
Fernando Bayá
TOTVS es una compañía especializada en soluciones ERP y para procesos de negocios en general. Fernando Bayá es el director general de la empresa para la región Sur de América latina y participa con la visión de su organización.
“La gobernanza corporativa se dificulta exponencialmente, complicando el control interno y el rumbo de la empresa y en su relación con el mercado, en el caso de exportaciones, importaciones, relación con el fisco, etc. Teniendo en cuenta el avance en la era de la transformación digital, no contar con un sistema como base para este salto tecnológico, complica la sustentabilidad de cualquier empresa en un futuro no muy lejano,” señala Bayá.
El vocero de TOTVS se refiere a las formas de abordaje que una empresa dispone cuando necesita evaluar una solución que se ajuste a sus necesidades. “Los requisitos de los sistemas de gestión en las empresas son muy diversos y es por esto que cuando una empresa evalúa la incorporación de un ERP, antes debe conocer sus necesidades, identificar el proyecto estratégico que requiere desarrollar, tener claro tamaño de compañía vs. mercado; la cantidad de procesos que se deben automatizar en ella, presupuesto, e incluso su cultura empresarial. La identificación de estos puntos determina la funcionalidad necesaria de dicho sistema. Es indispensable realizar este diagnóstico junto a un proveedor especializado”.
Funcionalidades base
Otro tema muchas veces pasado por alto es el de la tecnología con la que está construido un sistema de gestión o un ERP. “Un sistema de gestión debe contener las funcionalidades base para la gestión del negocio e idealmente, es muy importante que adquieran soluciones probadas en el mercado, de categoría internacional, ya que los beneficios son muy altos; como por ejemplo, saber que la actualización tecnológica será continua y garantizada por el proveedor y que las mejores prácticas de mercado, por segmento o especialidad, ya estarán presentes en el ERP que luego será adaptado a su organización. Buscar que los clientes sean más competitivos en sus segmentos, crear y entregar soluciones innovadoras y plataformas de software que impulsen sus negocios globalmente.
Para concluir con este repaso, Bayá se refiere a la problemática de la extensión o ampliación de los sistemas, a la opción de sistemas de mayor alcance o a la de agregados e interfaces puntuales, enfatizando nuevamente en el rol del proveedor.
“Actualmente las ofertas de ERP, han crecido en funcionalidades, en adopción e integración de nuevas tecnologías y en unificación de interfaces. En TOTVS acompañamos nuestro ERP con redes sociales corporativas, con sistemas de gestión documental y opcionalmente en la nube. Es inevitable que un sistema de gestión, que administre el core business del negocio de una empresa, interactúe con otros sistemas, tanto internos como externos. Por lo tanto, lo más importante, no es la conveniencia o no de realizar ajustes, sino contar con un proveedor con experiencia, capaz de brindar este servicio de valor,” concluye.
Adonix
Incorporar interfaces cuando agregan valor
Una empresa que no cuenta con un sistema integrado, no tiene información confiable, por lo que requiere constantemente de trabajo extra que le quita tiempo valioso que se podría destinar a otras actividades.
Gabriela Perret, es CEO de la empresa que implementa y da soporte al ERP del grupo SAGE. Se trata de un software orientado a empresas medianas y grandes.
Para comenzar, explica ante la demanda de Mercado, los problemas que enfrenta una organización que no cuenta con un software de gestión integrado. “La información no puede obtenerse en tiempo real ni de punta a punta. Todo esto impide que se puedan tomar decisiones rápidas, es decir que le quita capacidad de reacción a la compañía ante cambios internos y cambios en el mercado,” expresa.
A continuación, se toca un tema que a veces es tomado algo a la ligera en las etapas que preceden a la adquisición e implementación de una solución de software: se trata del criterio y de las acciones necesarias para fundamentar el proyecto. “La empresa debe detectar, en primer lugar, los aspectos críticos para poder determinar dónde está la rentabilidad de su negocio, por dónde pasa la eficiencia, y qué los diferencia de sus competidores para poder potenciarse. Además, se tienen que conocer los puntos de la empresa que deben ser eficientes y que no pueden tener ningún tipo de error para saber dónde reducir costos,” comenta Perret.
Con el acento puesto en la funcionalidad de un sistema, la evaluación de la tecnología en la que se apoya un sistema no siempre es vista a fondo. Al respecto, la entrevistada opina que, “por un lado, es necesario contar con una solución actualizada para competir en un mercado en el que la tecnología evoluciona constantemente. Por eso, es importante incorporar ágilmente las novedades y nuevas posibilidades competitivas que brindan este tipo de soluciones, como lo es el caso de nuestra solución integral Sage X3. Por otro lado, la tecnología actualizada permite reducir el costo del área de IT en las organizaciones y simplificar su mantenimiento. Un ejemplo claro es el de las tecnologías móviles que le permiten al ERP estar allí donde la empresa esté,” responde.
En toda elección existe un grado de aproximación a lo ideal. A veces ese grado es total y a veces no. Respecto a la conveniencia o no de agregar interfaces a un sistema, Perret señala que “es conveniente agregar interfaces cuando el nuevo sistema le agrega valor a la empresa y a sus procesos, y cuando potencia la capacidad de generar valor en esos procesos.
Cuando se analiza un proceso se debe estudiar qué elementos son necesarios, qué elementos generan valor y estar atentos a aquellas cosas que hacemos por rutina o por limitaciones. Con la implementación de un ERP esas limitaciones desaparecen. Para esto, las interfaces son esenciales, especialmente cuando permiten la integración con terceros: clientes, proveedores, etc. De esta manera, el software integrado permite acelerar los procesos y disminuir los costos y, especialmente en el caso de tecnologías como la IoT (Internet of things), permite estar más cerca del cliente y vender mejor,” finaliza.
Thomson Reuters
Base en la nube y la integración
La dinámica actual necesita que las empresas cuenten con información en tiempo real y administrando un gran volumen de datos para tomar decisiones adecuadas.
Carlos Gaona
Carlos Gaona, Country Manager de Thomson Reuters para Argentina, destaca los obstáculos que enfrenta una empresa que no dispone de un sistema integrado. Y esos son “déficit de visibilidad y oportunidad de acción. Luego, los elevados costos de gestión y estructura debidos a la falta de información y al no poder realizar el seguimiento adecuado en los circuitos de cobranzas, pagos y logística.
Adicionalmente, genera una mala experiencia para su cliente. Además, está la deficiencia en el cumplimiento tributario y de organismos de control si no se tiene un sistema que permita cumplir con los regímenes de información y control en tiempo y forma”.
Para establecer cuál es la solución ideal para una empresa, Gaona cree que debe pensarse “en funcionalidad relacionada con la movilidad y disponibilidad de la información en forma precisa, ágil y sin procesos intermedios desde cualquier lugar y en cualquier momento. Priorizar la funcionalidad que se pone del lado del cliente, entendiendo que una cercanía o mejora respecto de la atención de sus necesidades generará un mayor nivel de fidelización y posibilitará maximizar las oportunidades de desarrollo de sus cuentas.”
Respecto a la importancia de la tecnología con la que se ha desarrollado un software de gestión, Gaona cree que “lo más importante es que la tecnología de la solución de gestión se adapte a tecnología actualizada, aunque el core del negocio no cuente con la última tecnología. Esto es necesario para que las funcionalidades periféricas y operativas puedan ser utilizadas en la tecnología actualizada y se adapten a los nuevos escenarios de las empresas, como por ejemplo, tecnología móvil, disponibilidad de funcionalidades de consulta en la nube y posibilidad de realizar trabajos a distancia con oficinas móviles.”
“Desde Thomson Reuters estamos trabajando con “Ecosystems”, plataformas basadas en “la nube” que ayudarán a nuestros clientes a interactuar de manera fluida con nuestro contenido y servicios, y les darán apoyo para manejar el ritmo de trabajo que es la esencia del negocio. A la fecha, ya hemos lanzados nuestras primeras propuestas de Ecosystems en Argentina: Legal One y ONVIO”.
Legal One es una solución digital única que integra información, herramientas y gestión, dando un vuelco radical en la forma de trabajar actual de los estudios jurídicos. Por su parte, ONVIO es una plataforma única e integrada que potencia la gestión contable, tributaria y laboral, automatiza el acceso a la información profesional, ordena el intercambio de datos con los clientes y aumenta la productividad reduciendo el tiempo de gestión.
Softland
El precio de no tener un sistema integrado
Al mencionar las principales dificultades que encierra esta situación, Federico López Figueredo, director de Servicios de la firma, se refiere a los síntomas que las revelan.
Federico López Figueredo
Asegura que son: información no integrada, poco confiable, a veces redundante y originada en distintas plataformas o herramientas. Carece de controles fuertes cruzados, automatizados, sobre los datos en los cuales debe basar sus decisiones operativas y estratégicas llevándola a una situación compleja y riesgosa. Sufre ineficiencias y destina recursos a procesos manuales y que atentan contra la rentabilidad y la velocidad de operación y decisión.
Las diversas áreas y procesos no están vinculados, y para lograr una sinergia integral se debe recurrir a procesos manuales o no estandarizados, que limitan las posibilidades de imprimir rapidez a la toma de todo tipo de decisiones, y a la propia operación diaria. Además, la toma de decisiones se posterga o imposibilita, dada la falta de información consolidada confiable y en tiempo oportuno. Contar con visiones rápidas e integrales, moneda corriente en sistemas integrados, se transforma en trabajos tediosos y extensos para la recopilación, control e integración de los datos con el fin de su análisis, el cual seguramente vendrá demorado respecto de las necesidades y los ritmos de hoy en día.”
Revisión integral
En determinar cuál es la solución más adecuada para el negocio de una empresa, “lo primero que se debería hacer es plantearse una revisión integral de los procesos actuales buscando la estandarización ahí donde sea posible. Luego de dicho análisis, seguramente se conserven algunas particularidades que hacen a cada empresa única, y que le brindan ese plus que la diferencia del resto de su entorno. Con esas particularidades identificadas, se debería buscar funcionalidad que pueda soportarlas y así transitar un camino de simplificación y ganancia en eficiencia sin perder sus diferenciales,” destaca López Figueredo.
En cuanto a la importancia de que un sistema haya sido creado con tecnología actualizada, Federico cree que, “además de actualizada, se debería hacer hincapié en la solidez de la tecnología. Es ideal encontrar un equilibrio entre nuevo y confiable, de forma tal de tener los avances tecnológicos como aliados de la compañía sin poner en riesgo la operación.”
En lo que hace a la conveniencia de incorporar interfaces o funcionalidad externa en un sistema, López Figueredo opina que “incorporar en un sistema, funcionalidad a medida es siempre un riesgo. Tiene que analizarse el costo / beneficio de salir de los estándares de la industria. Convendrá hacerlo cuando el agregado represente una verdadera ganancia en términos de agilidad de la operación, el control de algún proceso o la automatización de algo. En otros casos, tal vez convenga adecuar el proceso a lo que un software prevea para esa problemática en su estándar”.
