Por Leandro Africano
El software ERP (planificación de recursos empresariales) se presenta como una herramienta de organización de la producción que se transformó en el eje de casi toda empresa. En la actualidad las aplicaciones ERP se ejecutan en casi todas las áreas y han evolucionaron en diferentes plataformas, desde mainframes hasta minicomputadoras, pasando por arquitecturas cliente-servidor y hoy a través de Internet, siendo usado en un escritorio o por medio de dispositivos móviles.
Según un informe de Evualuando Software, portal que analiza y reúne a las empresas del sector, “el software ERP y sus proveedores hicieron tantos enemigos como amigos debido a su inflexibilidad, a interfaces de usuario a menudo aburridas y a los costos de las licencias de uso. Sin embargo, pocas empresas de cualquier tamaño se atreverían a manejar su negocio sin un sistema ERP. De hecho, sobre un total de 1.716 empresas relevadas por EvaluandoERP.com en América latina tan solo 12% no tiene ningún sistema de gestión y 45,6% utiliza un paquete provisto por un vendor”.
El mismo estudio agrega que “en la actual generación de software ERP conviven funciones tan actuales como las de una red social, con viejas estructuras de sistemas monolíticos. La personalización todavía es una necesidad y la integración es una proposición general, tediosa y costosa que, irónicamente, se hace inevitable cuando un sistema que supuestamente hace todo ya no puede hacer las cosas más básicas sin ayuda externa”.
Facundo Podestá
Según datos de los proveedores el porcentaje de empresas que han implementado un verdadero ERP en la Argentina es menor a 20% respecto del total de empresas a las que le agregaría valor hacerlo. Teniendo en cuenta esto y que cada vez son más conocidos por los empresarios este tipo de herramientas y sus bondades, la demanda será cada año mayor a la del año anterior. Al menos hasta que el porcentaje de base instalada de ERP llegue a 80%.
En este contexto, Mercado llevó a cabo un repaso con los principales protagonistas del sector donde analizó la demanda local, la necesidad de ofrecer un marco de seguridad a las aplicaciones, el proceso de selección de un sistema apropiado y la posibilidad de personalizar el sistema.
Para Martín Saludas, director comercial de Sap Argentina, el mercado de ERP argentino está maduro. En el último año se mantuvieron la tasas de implementaciones en empresas de rubros como Oil&Gas y Retail, entre otros. Sin embargo, a corto y mediano plazo, las tendencias muestran que las empresas se están volcando a soluciones en la nube, que permiten implementaciones mucho más ágiles y en menos tiempo, pasando de meses o años a días o semanas”.
Desde la visión de Sap pocos usuarios modifican el ERP para adaptarlo a la compañía. “Cuando el requerimiento del negocio es muy importante y no está cubierto por el ERP normalmente se debe a que la solución no tiene contenido de industria. Por eso es muy importante contar con un producto maduro. Asimismo, cuando el producto se modifica, se incrementa el TCO (total cost ownership) y se pierden muchos de los beneficios. El mayor riesgo es la modificación de la solución por desconocimiento del producto o por falta de entendimiento de las mejores prácticas que brinda”.
Jaime Matus
Dos tipos de soluciones
Tanto empresas como proveedores coinciden en afirmar que las corporaciones y grandes organizaciones siguen optando por soluciones World Class, en principio porque poseen módulos que cubren la mayoría de sus necesidades o porque cuentan con productos verticalizados por mercado. En la mayoría de las multinacionales esta decisión se sigue tomando desde las casas matrices. Por otra parte, empresas medianas y pequeñas optan por soluciones nacionales por ser menos costosas, estar adaptadas a los requerimientos locales y tener menores costos de mantenimiento.
Ernesto Kiszkurno, socio de Pragma Consultores, explica que “se empieza a ver una tendencia hacia la nube en las empresas medianas y pequeñas como forma de acelerar tiempos, adquirir soluciones World Class, minimizar costos de mantenimiento de infraestructura y aumentar robustez de la arquitectura”.
Por su parte, Jorge Fernando Bayá, director general de Totvs Cono Sur señala que “haciendo un balance del primer semestre del 2014, es claro que está siendo un año complejo, pero a pesar de ello, los empresarios y directivos de empresas toman decisiones más allá de la coyuntura actual, pensando en el mediano y largo plazo. En este sentido son muchas las empresas que están revisando y analizando su gestión y sistematizando sus procesos, buscando ser más eficientes y tratando de utilizar la información en pos del negocio. Siendo el ERP un sistema que impacta en el corazón de la gestión de las empresas, vemos un mercado activo, obviamente que dependiendo del sector donde se desarrolle el negocio del cliente, las posibilidades de adquisición y/o renovación varían”.
“Las empresas saben que no pueden dejar de lado a la tecnología para ser competitivas”, afirma Jaime Matus, director regional de Infor Cono Sur. Y agrega “En épocas difíciles están aún más pendiente de cómo pueden ser más productivas y rentables. Estamos en un momento en que ya las empresas de todo tamaño y sector saben que deben contar con un ERP para hacer eficientes sus procesos. Las perspectivas a mediano plazo son buenas ya que también notamos que empresas que ya cuentan con un software de este tipo, de más de 10 años, consultan para ver cómo las nuevas soluciones con tecnología de última generación pueden ayudarlos”.
Ernesto Kiszkurno
Los proveedores de soluciones señalan que el mercado sigue dinámico, aunque los ciclos de evaluación y decisión parecen haberse alargado de la mano de la recesión. La modernización de las empresas es sin embargo un punto de mejora de costos y perfil de negocios que sigue siendo altamente deseable, sobre todo en empresas con plataformas propietarias o viejas soluciones cliente-servidor.
La visión de muchos protagonistas es que este año la Argentina encara los desafíos de la modernización tecnológica con algunas dificultades, debido en parte a fluctuaciones de la economía, variación del tipo de cambio y las trabas al comercio exterior que han tenido impacto en la economía de las empresas. Esto generó que durante el primer semestre, si bien las oportunidades no se cancelaron, las empresas fueran más cautas a la hora de invertir haciendo que los procesos de evaluación se extendieran en el tiempo. Los proveedores de este tipo de soluciones revisaran y mejoraran la oferta con condiciones de pago y financiación. Esto es válido en términos generales, aunque en algunas industrias las perspectivas no son positivas en el corto plazo, por ejemplo en el caso de las autopartistas.
“Las propuestas de soluciones ERP van siendo cada vez mas específicas para cada segmento de mercado. Ya no alcanza con proponer de manera abstracta la integración de los procesos de negocios si no que se consolida la tendencia a incluir en el ERP soluciones que antiguamente se llamaban sistemas de producción”, explica José Laks, socio de DataObra. Estos cambios implican incluir en el sistema a áreas de la empresa que no son las administrativas. Si a esta tendencia se le suman las facilidades del cloud computing, se va consolidando un camino hacia soluciones verticales específicas para cada industria, que además generan una integración de la información completa de la empresa.
Jorge F. Bayá
Comportamientos atípicos
Puesto a hacer un balance, Jorge Nigro, director general de Flexworld, puntualiza que los vaivenes económicos hacen que las empresas adopten comportamientos atípicos: los conservadores dirán no es momento de invertir en tecnología, y los más arriesgados dirán, aprovechemos en invertir en baja para estar fuertes cuando crezca la demanda. Por eso, nosotros como proveedores de soluciones ERP tenemos que hacerles comprender a las empresas el valor de la información dentro de las organizaciones y en la toma de decisiones”. Desde su mirada la evangelización llevada a cabo por mas de 10 años empieza a dar sus frutos, desde las Pyme más pequeñas hasta las más grandes entienden que para mejorar, crecer y ser más eficientes se necesita un sistema de gestión.
Este último año si bien las empresas continuaron esa búsqueda lo hicieron con mesura, analizando la solución de mejor costo beneficio o pidiendo planes de pago. “En este contexto diría que las ventas continuaron creciendo en cantidad pero a valores inferiores al crecimiento inflacionario. La perspectiva de mediano plazo es que se seguirá por esa línea de comportamiento y dependerá de cada proveedor cuan agudo esté en la búsqueda de las oportunidades”, apuntó Nigro.
Gustavo Sánchez, gerente comercial de Buenos Aires Software, sostiene que la demanda podría amesetarse en le mediano plazo. “Si miramos los proyectos que mejor progresaron durante este último año, encontramos que son los más importantes, aquellos que llevaban un tiempo previo de planificación y competen a una organización ya encaminada. Hemos notado menos demanda en Pyme y esto es una consecuencia esperable teniendo en cuenta las condiciones del mercado incluso en el mediano plazo no vemos que se vaya a revertir esa tendencia”.
Pablo Iacub
En la necesidad de evaluar el mercado de ERP, Mariana Melbardis, directora de IT Consulting en PwC Argentina, explica que el contexto político y económico dilata los plazos de decisión en aquellas compañías que planifican invertir en la implementación de un ERP. La devaluación de enero de este año generó en el mercado incertidumbre respecto a la compra de licencias y mantenimiento de las mismas en dólares y no así respecto a los servicios de consultoría que pudieron ser pesificados.
“Con el fin de minimizar esta situación algunos proveedores de licencias ofrecen alternativas de financiación interesantes que pueden resultar atractivas para los clientes. Prevemos una mejor perspectiva hacia mediados del próximo año y como tendencia identificamos soluciones cloud que reemplazan procesos que hasta el día de hoy se implementan en ERP / solución complementaria. Es una tendencia que los clientes poco a poco irán adoptando en la medida que disminuyan incertidumbres respecto a la seguridad de la información en la nube”.
Para Candelaria Milano Molina, gerente de Marketing para región Sur de Oracle, “la evaluación del último año ha sido muy positiva, no solo por los nuevos clientes de ERP que hemos adquirido sino también por las nuevas funcionalidades y versiones adoptadas por nuestros clientes. Hoy tenemos una oferta muy completa que nos permite acompañar y adaptarnos a las necesidades de las organizaciones. Con respecto al mediano plazo tenemos muy buenas perspectivas ya que estamos en procesos muy interesantes de innovación e implementación de soluciones que responden a las necesidades de nuestros clientes”.
Gustavo Sánchez
¿Personalizar o no?
Las customizaciones son uno de los tópicos que mayor controversia generan alrededor del software ERP. Durante el proceso de evaluación y selección, la mayor parte de las empresas tiene la intención de implementar la versión estándar. Sin embargo, cuando el equipo de proyecto profundiza los detalles durante el ciclo de implementación, los requerimientos para realizar una o más customizaciones son inevitables.
Según el análisis que hace Evaluando Software la razón de la controversia en torno a la personalización es triple: aumenta la complejidad y el riesgo de una aplicación, mientras que al mismo tiempo, hace más difícil las actualización de software en el futuro; socava las formas en que algunas de las prácticas se encuentran integradas en el software y para la que los proveedores invierten significativos fondos; y la personalización es a menudo un síntoma de problemas más grandes, incluyendo falta de coincidencia de una solución con los requisitos de una empresa o de una falta de control que caen en la ejecución del proyecto.
Néstor Henríquez Vázquez
“El ERP debe responder a 100% de las necesidades de gestión de una compañía cualquiera sea su tamaño. Para lograr ese objetivo las tareas de customización de la solución son imprescindibles. Un ERP que no es flexible no es un ERP. Su principal característica es la flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades de las compañías, por eso las customizaciones son el principal estímulo para que los ERP sean cada vez más sofisticados desde el punto de vista funcional y avanzados en sus aspectos tecnológicos”, afirma Daniel Skiarski, gerente general de Tax and Accounting Software de Thomson Reuters.
Cuando una compañía toma la decisión de incorporar soluciones de software es muy común que surjan dudas sobre si conviene adoptar productos estándares o si es preferible adquirir otros personalizados que se adapten a las necesidades específicas. Ambos aspectos, la estandarización y la customización, deben considerarse antes de realizar la implementación para ver cuál es la opción que más se ajusta a las necesidades de la empresa.
Dentro del primer grupo, existen muchos procesos y soluciones que se encuentran probados y que fueron sometidos a mejoras continuas. Estos son replicables con facilidad y su implementación minimiza los riesgos, disminuye los costos y los tiempos en las distintas etapas de inducción, capacitación y puesta en marcha.
Cada organización tiene su impronta, su forma de hacer las cosas. Es ahí donde se plantea la necesidad de personalizar las soluciones de acuerdo a las necesidades específicas. “No todas las soluciones de ERP en el mercado admiten ser personalizadas en los aspectos que la empresa lo requiere, o a un costo razonable. Sin embargo, algunas soluciones cuentan con múltiples herramientas pensadas y diseñadas para brindar flexibilidad y autonomía a los proyectos y al crecimiento de la solución, sin caer en la necesidad de desarrollos a medida”.
Esas herramientas permiten a un perfil técnico capacitado dentro de la estructura del cliente, definir funcionalidad específica que responda a las necesidades puntuales de la empresa, evitando completamente la dependencia respecto al proveedor. Fabián Guerra, director comercial en Softland Argentina, explica que “los ejes básicos que diferencian la incorporación de un sistema u otro, para los clientes, radican principalmente en los tiempos y los costos de implementación y perfeccionamiento de los procesos. Si analizamos las diferencias entre los tiempos de implementación de un proyecto totalmente estandarizado, respecto de uno con algunos aspectos personalizados, tomando como referencia una empresa mediana, podríamos decir que el primero se puede llevar a cabo en un plazo dentro del orden de los cuatro a seis meses, mientras que la variante con personalización redundará en un aumento de la variable tiempo de entre 20% a 40%.
“Por tal motivo, es recomendable adoptar soluciones estandarizadas en los casos que sean aplicables. Salirse de ellas no aporta ninguna ventaja, ya que podría aumentar los costos de entrada y mantenimiento, y los tiempos de implementación. Sin embargo, es cierto que no existen dos proyectos iguales y la elección de una u otra forma de adopción depende mucho de cada empresa”, apunta Guerra.
Jorge Nigro
Requisitos esenciales
Inmerso en este debate, Germán Viceconti, coordinador de nuevos negocios de NeuralSoft, ofrece su punto de vista. “Por definición de enciclopedia, un ERP tiene que cumplir dos requisitos básicos: por un lado integrar la operatoria de todas las áreas de una organización y además adaptarse a los procesos específicos de cada empresa en particular y a cada momento de la misma. Por lo tanto la personalización o customización es indispensable para su desarrollo. El crecimiento constante (en cantidad y en robustez) de ERP cada vez más completos y más flexibles, ha ido desplazando progresivamente a los desarrollos a medida que tuvieron su auge hace varios años y hoy están acotados a nichos muy reducidos (en cantidad y en tamaño), que los ERP aún no han cubierto.
Por sus propias características, se busca que un software ERP tenga la cobertura más completa posible. Sin embargo, dependiendo de la complejidad y tipo de compañía, un ERP puede cubrir en forma estándar 100% de la funcionalidad requerida o un porcentaje mejor. El último tramo que no cubre, o la última milla, como se lo conoce, consiste en desarrollar el pequeño porcentaje a medida para adaptarlos a las necesidades de los clientes.
“Mientras el software sea configurable y posea herramientas que permitan intercalar fases, adaptarlo, cambiar circuitos constantemente, adaptarse a nuevas normas impositivas y de localización, más simple es un proyecto. Probablemente, ese 1, 2 o 5% de funcionalidad extendida (o aquel porcentaje que no está cubierto) representa frecuentemente más de 50% del proyecto, dado que el resto es estándar. El buen diseño de un ERP que cubra la posibilidad de personalización hace que su penetración en el mercado sea más simple, o que el desarrollo de ese mercado sea más simple”, explica Daniel Cantore, director comercial de Artware.
La discusión sobre la flexibilidad de los sistemas divide a los proveedores porque detrás están también los servicios de valor agregado que se pueden ofrecer. “Los proyectos de ERP están diseñados para soportar procesos genéricos para cada tipo de industria, pero de todos modos siempre existen personalizaciones o customizaciones particulares. Estas hoy en día se consideran más como configuraciones del ERP que como desarrollos específicos. Pueden generar algunas dificultades para el mercado, ya que el uso excesivo de estos recursos suele poner en riesgo la coherencia de la información, requiere más dedicación al control de las versiones del sistema, y produce mayor dependencia del modo de trabajo de cada usuario de la compañía (modelización a criterio del usuario), entre otros inconvenientes”, señala Gustavo Robledo, gerente comercial de Open Solutions Argentina.
Gustavo Robledo
En términos generales la personalización de las soluciones siempre ha sido un factor que debe equilibrarse considerando que no solo aumenta los riesgos en los proyectos de implementación, sino también los costos de mantenimiento y de propiedad. “Observamos una evolución del mercado que ahora valora mucho más la posibilidad de incorporar ‘mejores prácticas’ entendiendo que no solo reduce el riesgo sino que también acelera los tiempos de adopción de las soluciones. Esto es más evidente en las soluciones del tipo cloud, cuyos tiempos de implementación o time to value son todavía más reducidos”, explica Néstor Henríquez Vázquez, gerente de licencias Sap para Sudamérica Hispana de Softtek.
A favor de la personalización de los sistemas se manifiesta Damián Szulman, socio director de Seidor Crystalis: “Claramente un producto customizado ayuda porque nos permite hacer una oferta de soluciones mucho más adecuada a lo que el cliente necesita. Creo que es uno de los motivos por los que las perspectivas se mantienen estables, es algo que los clientes ven como valor agregado.
Desde una perspectiva más pragmática Marcelo Di Chena, CEO de MasterSoft, sostiene que en su caso la especialización en ciertos sectores –por ejemplo salud– le ha permitido mantener un crecimiento sostenido “dado que tenemos un conocimiento muy fuerte del sector y esto genera un diferencial que nuestros potenciales clientes valoran”. Pero no en todas sus formas la customización es bien vista: Pablo Iacub, presidente de Grupo Calipso, explica que la personalización depende del modo de encarar el proyecto. “Si la customización saca del estándar al producto es un problema, si no lo hace, no. La cuestión es que esas modificaciones no impidan o dificulten la actualización de versiones del proveedor”.
En sus comienzos, las soluciones de ERP no cubrían todas las necesidades de las organizaciones, lo que hacía que el nivel de requerimientos específicos fuera alto. Por otro lado, los niveles de estandarización en los procesos de las empresas eran muy bajos, contribuyendo esto también a un alto nivel de customización. “Todo esto generó implementaciones casi propietarias. La evolución de las soluciones por parte de los proveedores, en conjunto con el surgimiento de estándares, mejores prácticas del lado de las empresas y la estandarización de los procesos hicieron que hoy en día las principales soluciones de ERP requieran un bajo nivel de personalización. Esto permite trabajar en implementaciones de soluciones con altísimo nivel de cobertura, que a su vez permiten las adaptaciones como parte de la configuración, gracias a la flexibilidad tanto de las herramientas, como de la arquitectura sobre la que están construidas”, explica Facundo Podestá, Enterprise Architect de Softline.
Mariana Melbardis
Ser seguro o no ser
El software ERP básicamente se dedica a resguardar activos de las organizaciones. Ya sea el inventario, las cuentas corrientes, los valores en caja o los activos fijos, por este motivo la seguridad de su operación es primordial. Los productos ERP estándar, al menos los de cierto nivel de calidad en su construcción, están diseñados de modo que su auditoría resulte relativamente sencilla. Todo queda trazado, cualquier operación deja rastros, todo queda en una pista de auditoría de algún lugar del sistema. Por este motivo los profesionales que deben realizar controles tienen preferencias taxativas por este tipo de productos.
Según lo expresado por la mayoría de los proveedores, las principales preocupaciones de los clientes son la seguridad y la privacidad de los datos. Este es un tema especialmente sensible al hablar de soluciones en la nube. “Aunque en nuestro caso cumplimos con todas las normas y certificados de seguridad de Estados Unidos y la Unión Europea, es relevante mencionar que muchas veces los clientes se preocupan de la seguridad de información financiera pero, sin embargo, suelen enviar información sensible por mail desde un café o por SMS, entornos relativamente inseguros. La seguridad no solo es un tema de soluciones, también impacta mucho el comportamiento y las políticas corporativas para reducir los riesgos”, sostiene Saludas de Sap.
Marcelo Di Chena
Desde otra visión, Sánchez, de Buenos Aires Software, apunta: “La demanda de seguridad crece por lo general según el nivel de exposición del negocio del cliente. Aquellos clientes que manejan transacciones, operaciones en línea y se mueven en negocios altamente competitivos son los más alertas y toman sus recaudos, pero no es algo que exijan en forma directa al ERP”.
Ningún proveedor puede trabajar en un mercado como el argentino con una solución que no sea segura. En este sentido se ha alcanzado un nivel de calidad con relación a esta variable que muchas compañías lo toman como estándar de mercado. “Lo que sí hemos notado es lo que lo clientes se preocupan y consultan sobre todo en soluciones que están basadas en la nube. Lo que ha cambiado al menos en nuestro caso es que tratan de interiorizarse de la problemática y le han puesto mayor foco a pesar de que nuestras soluciones son seguras”, agrega Szulman de Seidor Crystalis.
El grado de preocupación por los temas de seguridad depende fuertemente de la madurez de cada organización y de la industria a la que pertenece. Hay organizaciones (y sectores) más sensibles a los temas de seguridad y otras que lo son menos. Todavía los temas de seguridad y confidencialidad son el principal obstáculo para ir hacia la nube. “Las organizaciones con mayores resquemores respecto a la seguridad plantean proyectos con instalaciones locales que les permitan mantener el control de la información”, explican desde Pragma Consultores.
La demanda de seguridad entra en conflicto cuando el cloud computing es una variable para la implementación del proyecto. “Cuando es un requisito, los clientes exigen garantías con respecto a la tecnología que se utilice para el hosting de sus datos. Por el momento no creo factible otra alternativa en ese sentido que optar por servicios globales como Microsoft Azure o Amazon, pero queda pendiente estructurar una alternativa tecnológica regional, que ofrezca al menos garantías similares”, puntualiza Laks de DataObra.
Candelaria Milano Molina
Desde otra mirada, las preocupaciones de los clientes dependen de la etapa de la implantación de la solución ERP en que se encuentran. La empresa que está decidiendo la incorporación de una nueva solución tiene especial preocupación por: funcionalidad (si el ERP que se va a implementar cubre todas las necesidades que tiene), tiempo de implementación (si se va a cumplir con los plazos de implementación prometidos por el proveedor) y costos no previstos (que puedan aparecer durante la implementación). “Las preocupaciones más comunes de los clientes que ya tienen implementado un ERP son con qué facilidad se pueden implementar nuevas necesidades de gestión, disponibilidad y calidad de los servicios posventas y qué facilidades tiene para integrarse con otras aplicaciones complementarias del ERP”, señala Skiarski de Thomson Reuters.
Diversos informes y papers atemorizan a las empresas por el tema de la seguridad de la información que circula por ERP. Asimismo, en los últimos dos años se han acelerado los casos de violación de datos. Por eso, la seguridad es un aspecto muy relevante a la hora de implementar un ERP ya que, sin la protección adecuada, un usuario no autorizado podría emitir pagos sin permiso o desviar mercadería o servicios y, de este modo, concretar fraudes fácilmente. La seguridad existe tanto para el nivel de aplicaciones como también para el nivel de base de datos.
Damián Szulman
“Un buen esquema de seguridad debe permitir a los usuarios realizar con facilidad las tareas de su puesto, inclusive incentivándolos a lograr mejoras continuas de los procesos. Pero, al mismo tiempo, debe tener las restricciones necesarias para que no puedan realizar nada indebido, ya sea en forma fraudulenta o por simple equivocación. Con frecuencia, los selectores de sistemas no toman en cuenta esto a la hora de seleccionar un sistema ERP y se concentran puramente en los procesos”, explica Cantore de Artware.
Las políticas de seguridad, ya sean de los sistemas (integrados a Windows, complejidad y cambios de contraseñas) o determinadas por una planificación (quién accede a qué funcionalidad del sistema) ayudan a evitar esto. Sin embargo, también hay que educar al usuario. Por ejemplo, podemos pedir las contraseñas complejas y configurar toda la seguridad, pero si luego el gerente le deja anotada la contraseña a la asistente para aprobar órdenes de compra, entonces todo el trabajo fue en vano.
La evolución de los mercados y la globalización produjeron el surgimiento de muchas regulaciones
que tienen un impacto muy grande en las prácticas de negocio de las empresas y, por lo tanto, en las soluciones que soportan esas prácticas, siendo el ERP una de las más importantes. En la actualidad existen varias regulaciones y prácticas a escalas local y global que impactan directamente en el manejo seguro de la información de las organizaciones y que a medida que se van estableciendo son incorporadas a las soluciones. “La explosión en el manejo de la información y la administración de la misma hacen que hoy sea uno de los activos más importantes de la empresa, con lo cual, los requerimientos de seguridad para protegerla son cada vez más altos. Las principales preocupaciones de los clientes suelen empezar por la protección de los datos, tanto en el frente externo como interno, para terminar con las necesidades de cumplimiento de las regulaciones, tanto locales o globales, dependiendo de las jurisdicciones donde se desarrolle el negocio de la compañía” complementa Podestá de Softline.
En definitiva, las preocupaciones más importantes de los clientes, en el plano de seguridad son dos: por un lado que sus datos estén a salvo del robo o fuga de información, especialmente por parte de los propios empleados, ya que 90% de los casos de robo y fuga de información son llevados a cabo por personas que trabajan dentro de la empresa. Por otro lado, que sus datos no puedan ser alterados. Lo que solo puede controlarse con un nivel de auditoría inviolable sobre todas las transacciones y modificaciones de datos en las tablas. Estos dos puntos son fundamentales no solo para una gran empresa, sino también para las medianas y pequeñas.
Germán Viceconti
Evaluar e implementar
Para la decisión de qué solución implementar, la estrategia ERP debe estar alineada con la estrategia general del negocio. Primero, reconocer que impacta al negocio. Después, identificar las metas del negocio, entendiendo que se debe hacer mejor. Luego, considerar cuales son las iniciativas claves para lograr esas metas y aplicarlas a lo que el ERP debe ofrecer.
Por otro lado, el verdadero costo de un sistema ERP considera tanto el precio de compra inicial y el costo total de propiedad (TCO). Aberdeen Group4 define esto como una combinación de costos para el esfuerzo, recursos, implementación, licencias de software, integración mantenimiento y soporte. Cuanto menor sea la inversión necesaria para estas actividades menor será el TCO general.
El ERP es una necesidad no un lujo, para operar y administrar el negocio más eficientemente y con mayor rentabilidad. Por lo que, resulta crítico hacer la elección adecuada para cada negocio. Hacer la elección adecuada requiere la participación de varios departamentos, y es crucial obtener la aceptación de la gerencia. “Al seleccionar un sistema de ERP, se debe tener en cuenta que no solo se trata de software. Hay que pensar diferente. Considerar la forma de trabajar, las metas, y la habilidad general del proveedor de ayudar a lograr excelencia operacional y ser más competitivos en el mercado”, sostiene Matus Infor Cono Sur.
Desde la visión de Thomson Reuters lo que debe considerar una empresa al incorporar un ERP es
trayectoria del proveedor: ella asegura experiencia y la experiencia reduce costos ocultos al momento de implementar la solución. No es lo mismo una empresa que implementó cinco ERP o una que implementó 100 o una que implementó más de 1.000. Además la trayectoria demuestra solidez empresaria; flexibilidad y escalabilidad: los usuarios deben buscan software que satisfaga las necesidades de hoy. Pero si el giro de su negocio se modifica, en cuanto a la actividad y al volumen, el software debe ser capaz de seguir satisfaciendo las necesidades de la empresa; tiempo de implementación: un proveedor de software que tiene un producto probado y una metodología de implementación eficiente debe poder implementar en los tiempos acordados con el cliente y actualización tecnológica: un ERP actualizado tecnológicamente le brinda a las compañías ventajas competitivas imprescindibles.
Daniel Skiarski
“Un punto a destacar es que en el proceso de evaluación y selección de un ERP tienen que involucrarse todos los sectores de la empresa. La incorporación de un ERP es una decisión que no puede tomar solo el área de tecnología”, apunta Skiarski de Thomson Reuters.
Molina de Oracle sostiene que “es muy importante que el cliente comprenda el impacto y magnitud de la implementación de un ERP, el resultado de esta implementación está directamente ligado al compromiso e involucramiento de los sponsors del proyecto y los gerentes y directivos de la organización. Y que también pueda conocer casos de empresas similares (dentro o fuera del país) para analizar como las soluciones responden a las necesidades específicas de su industria, cuanto se optimizaron los procesos, cuáles fueron las fortalezas y debilidades del proyecto y tomar las experiencias y consejos de quienes ya recorrieron ese camino”.
Para dimensionar la inversión necesaria, se requiere de un trabajo de definición de cantidad de usuarios, procesos de negocios, tiempos de implementación, hardware en el caso de que se trate de proyectos onsite y cantidad de horas y especialistas necesarios para llevar adelante el proyecto. Hoy es también clave analizar los costos de implementación onsite o proyectos de ERP en la nube.
El proceso de selección de un ERP debería entenderse como la búsqueda de una solución de mercado que necesariamente debe estar acompañada de un importante componente de servicio. “No podemos ni debemos concebir una cosa separada de la otra. De nada vale que encontremos un producto que satisfaga todas nuestras necesidades funcionales y tecnológicas si el mismo no viene de la mano de un proveedor con experiencia que pueda ofrecer valor agregado basado en su trayectoria y en proyectos de similar envergadura. El proceso de selección e implementación de un ERP se transforma entonces en un procedimiento sumamente complejo”, sostiene Guerra de Softland.
A la hora de evaluar al proveedor de la tecnología, es preciso estudiar su posicionamiento en el mercado, las implementaciones realizadas anteriormente, su equipo de trabajo y la experiencia de sus consultores. Debe explicitarse cómo se deberán conformar los equipos de trabajo usuario-proveedor, indicando perfiles deseados por ambas partes y tiempos de dedicación estimados para cada uno de ellos.
Fabián Guerra
Existen otras variables fundamentales como el precio y el tamaño de la implementación, que pueden variar desde algunas decenas de miles de pesos hasta varios millones con cientos de puestos concurrentes. Para medir correctamente la inversión necesaria es vital analizar todos estos aspectos y factores, incluyendo la previsión de los tiempos pautados con el objetivo de evitar imprevistos que pongan en riesgo la gestión del negocio.
Según Viceconti de NeuralSoft, el proceso de selección y evaluación debería comenzar por definir primero dentro de la organización con claridad la estrategia y los objetivos. El segundo paso es evaluar, de las ofertas del mercado, por un lado cuáles son los productos que mejor cubren los requerimientos definidos. Asimismo, qué proveedores me garantizan un buen servicio posventa a nivel de asistencia al usuario, calidad y velocidad de respuesta ante incidentes, escalabilidad, actualizaciones tecnológicas, legales e impositivas, acompañamiento y velocidad cuando se requieren personalizaciones o modificaciones a medida por cambios en los procedimientos u operatoria de la organización.
“Para evaluar estos dos puntos son fundamentales las referencias de clientes de similar porte y actividad que estén utilizando las soluciones que estoy evaluando. Chequear con estos clientes la experiencia de uso respecto de todos los puntos anteriormente mencionados. Respecto de la inversión no hay que medirla en términos de “necesaria” sino, como toda inversión hay que decidirla en términos de riesgo y rentabilidad. Al proveedor que nos ofrezca la mejor relación riesgo-rentabilidad debemos comprarle. No al que me proponga la inversión más baja o una inversión intermedia”, aclara Viceconti.
Daniel Cantore
Cuanto más se adapte una solución y más garantías de adaptarse en el tiempo a los requerimientos de una empresa, más eficiente hará la operatoria de la empresa y por tanto se convertirá en la más rentable. Los beneficios económicos por mejora de la eficiencia siempre son varias veces mayores a la diferencia de precio entre las distintas soluciones que puedan adaptarse a una misma empresa. Si además el proveedor me ofrece garantías, por trayectoria, por solvencia, por base instalada y por infraestructura, no debemos dudar en hacer una inversión mayor.
Para la evaluación de un sistema ERP, desde PwC, Melbardis sugiere que se lleve a cabo un análisis de requerimientos (de negocio y tecnológicos) y un mapeo de procesos y subprocesos a ser cubiertos por la solución de ERP y analizar en qué medida cada solución de ERP cubre los requerimientos planteados. Asimismo, elaborar un plan de negocios donde claramente se identifiquen costos de licencias, infraestructura, comunicaciones, consultoría, recursos, mantenimiento identificando potencial retorno de la inversión.
“Los costos de customización en ERP tradicionales suelen elevar la inversión requerida. En estos casos es conveniente evaluar si existen soluciones de la industria de nueva generación y finalmente el proceso de evaluación y selección debe incluir también credenciales en la industria que sirvan de experiencia tanto por la solución a implementar como por el implementador”, concluye Merbardis.
Los requisitos de los sistemas de gestión en las empresas son muy diversos y por lo tanto, el esfuerzo para la búsqueda e implementación de un ERP adecuado varía de una compañía a otra. Es por esto que cuando una empresa evalúa la incorporación de un ERP, antes que todo debe conocer sus necesidades, identificar el proyecto estratégico que requiere desarrollar y seleccionar la mejor opción que el mercado ofrece sobre la base de su tipo de industria, tamaño de compañía, la cantidad de procesos que se deben automatizar en ella, presupuesto e incluso su cultura empresarial.
Más es necesario constituir el equipo de trabajo que liderará el proceso, conocer la metodología que se llevará a cabo, anticipar los esfuerzos en recursos humanos y que la dirección ejecutiva entregue su total apoyo; ya que el proceso de implementación de un ERP es un proyecto que como tal debe profesionalizar al máximo no solo los procesos tecnológicos y de negocios, sino también asegurar el adecuado manejo del sistema”, remata Bayá de Totvs.
Con esto en mente, las variables más relevantes a considerar en la selección de un ERP son: que el nuevo sistema de gestión contenga las funcionalidades base para la gestión del negocio e idealmente, una oferta de producto especializada en el rubro de la empresa; que las credenciales del proveedor incluyan experiencia en proyectos similares, consultores capacitados y metodología, y por último, que las garantías de atención antes, durante y después de la ejecución del proyecto sean a toda prueba.
José Laks
¿Qué necesita del software ERP?
Conforme a un estudio del Aberdeen Group, los dos ítems más importantes en el criterio de selección son funcionalidad y facilidad en el uso. El ERP debe seleccionarse basándose en cómo hace negocios la compañía, cómo puede ayudar a optimizar y acelerar los procesos críticos a medida que su empresa crece.
Otros puntos a considerar para la adopción de un sistema son:
• Integración: frecuentemente es un gran desafío y costo para todos los CIO, el ERP debe conectarse con los demás sistemas de gestión de la empresa de manera que los datos fluyan armoniosamente y poder contar con visibilidad de todo el negocio.
• Que esté acorde al negocio: las empresas automotrices cuentan con procesos diferentes que las empresas alimentarias. Un ingeniero de manufactura necesita un sistema con funciones fuertes para el proyecto y los costos. El sistema de ERP debe soportar su modo de manufactura.
• Que esté acorde al sector: las características de ventas, producción, abastecimiento contabilidad de una empresa farmacéutica difieren enormemente de una empresa de manufactura de máquinas. El sistema de ERP necesita satisfacer estas diferentes necesidades y soportar todas las reglamentaciones.
• Opciones de implementación: los sistemas modernos de ERP frecuentemente ofrecen muchas opciones de implementación. Un modelo servidor requiere un fuerte departamento de TI que pueda administrar los upgrades y la seguridad de los datos. Un modelo de implementación en la nube puede estar andando en forma mucho más rápida y recortar los costos iniciales.
Claves para evaluar un ERP
La elección de un ERP no es algo simple, se debe tener mucho cuidado al seleccionar tanto el ERP como la consultora correcta y el equipo interno de implementación correctos. Si alguno de estos tres componentes falla y no se mitigan los problemas, es probable que el proyecto pueda fracasar.
Estos son los principales consejos para evaluar y seleccionar el mejor ERP:
• Verificar que la funcionalidad realmente esté incorporada.
• Verificar antecedentes del producto y antecedentes de la consultora.
• Hablar con clientes actuales del producto y la consultora.
• Tratar de entender quiénes van a ser los líderes de proyecto.
• Pedir un alcance cerrado, nunca contratar Time & Materials: nunca contratar por hora/ consultor sino por avances.
• Entender que el proceso no termina con la contratación, sino que justamente ahí es cuándo comienza.
• Pedir un project con asignación de tiempo de los consultores, de las tareas y de los usuarios de parte del cliente.
• Entender bien la metodología de implementación y los entregables de cada tarea.
Fuente: Artware.
