Nueva normalidad: ¿cómo se preparan los consorcios?

Para los expertos del sector, los principales desafíos son asegurar el mantenimiento de los edificios, incorporar tecnología y controlar los costos para que no aumenten las expensas.

La nueva normalidad plantea nuevos desafíos a los vecinos y administradores de edificios y barrios, luego de los cambios de hábitos generados por el Covid-19 y el aislamiento obligatorio.

Como lo explican los mismos protagonistas, las necesidades son muchas: “Uno de los principales desafíos será mantener la estructura de los consorcios: se necesita hacer muchas inversiones en pintura de palliers, interiores, impermeabilización, pero la gente estará muy golpeada y mantener las expensas ya es una proeza. En todo lo que podamos incorporar tecnología lo vamos a hacer con el objetivo de proteger a la gente y de bajar costos”, destaca Daniel Colomer, de la administración Colomer y Asociados de la provincia de CórdobaEn este sentido, Colomer detalla que en un importante consorcio que administran lograron implementar -trabajando junto al proveedor- que el ascensor le toma la fiebre a la persona que va a subir e identifique si tiene barbijo. Cada individuo se tiene que registrar e indicar a qué piso va antes de ingresar al ascensor, con lo cual no necesita luego tocar teclas para marcar el piso al que se dirige.

Por su parte, Luis Jara, de la administración Jara y Asociados en CABA, suma a esta enumeración algunos otros puntos importantes que considera desafíos de la nueva normalidad: “Mantener los edificios en buen estado, puestos en valor, que tengan en perfecto funcionamiento los servicios esenciales, e Intendentes y encargados comprometidos. Además, los administradores debemos hacer un gran esfuerzo por entender a los propietarios y sus situaciones particulares en época de pandemia, tener empatía; que sientan al administrador como un hombre de negocios que va a tratar de ayudarlo a salir adelante”.

Los administradores coinciden en que el desafío hoy es controlar los costos lo más posible para generar expensas razonables. Hacia ello apunta el desarrollo y crecimiento de tecnologías que hagan posible una mejor conexión con los vecinos, simplificar las formas de pago de expensas y agilizar los procesos de la administración. En este sentido, Albano Laiuppa, Director de ConsorcioAbierto, sistema de gestión on line de barrios y edificios, explica: “Utilizar un Sistema de Gestión moderno permite en muchos casos una baja de costos respecto del uso de sistemas viejos, por los menores costos de licencia, la impresión en papel y logística de expensas. Pero ese ahorro no le cambia la ecuación al consorcio. Lo más importante es que permite darle acceso a la información clara al vecino -que es cada vez más demandado cuando los montos empiezan a representar un porcentaje importante de los ingresos del hogar- y también al Administrador para gestionar mejores precios. La información trazable y fácil de gestionar tiene múltiples beneficios”.

Hábitos que se instalan en la nueva normalidad

La incorporación de protocolos, su correcta comunicación al personal y a los vecinos y el control conjunto serán esenciales para prevenir y evitar situaciones de riesgo. En este contexto, la incorporación de tecnología contribuye a lograr una comunicación efectiva en todas las instancias de un consorcio y a evitar el uso de elementos propagadores como el papel para el envío de la liquidación de expensas.

Cada vez más los vecinos prefieren resolver todo en forma online. “No es un capricho de millenials, sino que todos empezamos a resolver temas desde el teléfono o la computadora y confirmamos que tiene mucho sentido que así sea”, señala el director de ConsorcioAbierto. “El nivel de presenciabilidad tendrá más que ver con cada estilo de gestión de las Administraciones y las demandas que presenten los vecinos, que con una necesidad real. Entre las funciones y operaciones que se prevé que seguirán manejándose de forma remota se encuentran todas aquellas que requieran revisiones, por ejemplo, los controles de obras”, agrega.

Luis Jara ilustra la situación que se vive en estos meses de Pandemia de esta forma: Hay demanda de información de parte de los propietarios en forma permanente; se ha duplicado o más la cantidad de consultas por mail; se ha incrementado sustancialmente la frecuencia de envíos y conversaciones por WhatsApp. Los propietarios ya se acostumbraron a contactarse en forma remota con el empleado a cargo de cada área de servicio de la administración para cada tema, algo que se informó al principio, y aprendieron cómo es la rutina para hacer las consultas. Los que ya se acostumbraron a esta dinámica de comunicación, ya no van a ir a la oficina como antes. Ha cambiado mucho la gestión, y creo que no vamos a volver atrás.”

Daniel Colomer, por su parte, detalla: La tecnología ayudó a mantener el contacto permanente entre el Consejo de Propietarios de los consorcios y la administración. Si algún vecino quiere ir a la oficina a revisar papeles puede hacerlo con el protocolo correspondiente; sin embargo, la gente ha mantenido distancia y prefiere no ir”.

Cada administración implementa distintas metodologías para hacer frente a las necesidades de recursos de los consorcios que administran. En este aspecto, la digitalización ofrece herramientas que facilitan el pago a los consorcistas y la gestión de deudas por parte de las administraciones, entre otras situaciones que genera el contexto y que necesitan respuestas rápidas.

“Antes de la pandemia las cobranzas estaban digitalizadas en un 50% porque la gente era muy reacia a pagar online; a partir de la pandemia se digitalizaron en un 100 por ciento; incluso ahora pueden pagar con tarjeta de crédito. Fue una oportunidad y ya no habrá vuelta atrás en este aspecto, incluso en el caso de gente mayor, tratamos con los hijos o los familiares que los asisten”, comenta Colomer.

A pesar de las dificultades del contexto, las oportunidades también aparecieron. Colomer, por ejemplo, destaca: “El covid19 nos dió un impulso. Inclusive estamos utilizando tecnología para que los vecinos hagan reclamos, nos envíen las fotos a través del sistema y tengan su número de reclamo.

Hay otros casos en los que la tecnología ayuda al consorcio; por ejemplo, para agilizar la toma de decisiones sobre temas de mantenimiento que no puedan esperar, se pueden realizar votaciones on line donde todos los involucrados puedan participar.

El aislamiento obligatorio aceleró la digitalización de las administraciones de consorcio que viene creciendo desde el 2018 y sin dudas se profundizará en el corto plazo”, agrega Laiuppa.

Y hay ciertos hábitos que forman parte de la nueva normalidad que los administradores tienen que atender. “La pandemia afectó mucho a los propietarios; tuvieron que pasar una etapa de aprendizaje; de pasar poco tiempo en su departamento a pasar mucho tiempo. Cambiaron los horarios de descanso; esto genera ruidos molestos, hay tensión entre los propietarios; nos ha pasado de ser moderadores o amigables componedores de estas situaciones. Se enviaron innumerables protocolos a los consorcios en la cuarentena. Se afectó la relación entre los vecinos. Por eso tenemos que hacer un gran esfuerzo por comprender sus situaciones particulares, tener empatía; que sientan al administrador como un hombre de negocios que va a tratar de ayudarlo a salir adelante”, comenta Jara.

En la práctica se observa cómo la posibilidad de estar en conexión online permanente armoniza las relaciones entre el administrador, el personal, los vecinos, el Consejo de Propietarios, simplemente porque hace que sea más fácil resolver las interacciones.

El desafío más grande hoy es eliminar la fricción y “jugar en equipo”; es difícil la coordinación, pero la tecnología trae facilidades para lograr que todos estén informados, que puedan expresar su opinión y tengan acceso a la información. Esa es la mejor manera de abonar el respeto por los vecinos y así transformar el concepto “frío” de consorcio en algo mucho más cercano al de comunidad”, concluye el director de ConsorcioAbierto.

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