Esta modalidad se presenta como una solución para lograr la eficiencia en la gestión del teletrabajo, ayudando a enfocar las actividades del personal y la contabilización de su desempeño.
Es fácil, e incluso una ventaja, que las personas intercalen en el horario de trabajo la ejecución de actividades personales, el problema es que en el hogar la cantidad de distracciones se incrementa, por lo que al final se reduce la eficiencia. Esto además contrasta con la visión, ya obsoleta, de medir el trabajo por las horas de presencia.
Para Roberto Sánchez Vilariño, socio de PwC Argentina, “el trabajo remoto requiere el diseño de procesos que sean resilientes al entorno en el cual será ejecutado. Hoy la decisión de cambiar a esta modalidad fue forzada por una pandemia y los procesos requirieron ajustes. Es preciso tener en cuenta que la mayoría de las actividades que se pueden migrar a esquemas remotos no requieren ser ejecutadas dentro un horario específico como sí en un lapso determinado, y es aquí en dónde radica la importancia del trabajo por objetivos”.
Un gran desafío para quienes ejercen la modalidad del teletrabajo es aprender a manejar las nuevas herramientas, por eso PwC Argentina realizó un listado de ítems importantes para abordar este formato de trabajo a distancia:
● El uso de videoconferencias se incrementó de tal forma que han plagado la agenda de la mayoría de las personas y ello genera pérdida de tiempo, estrés y cansancio para el participante, que termina agotado al final del día.
● El e-mail como reemplazo de una llamada interna o un mensaje casual: es un modelo de conversación asíncrono que por sus características exige un nivel de formalización que representa esfuerzos adicionales y no provee la velocidad de respuesta de una conversación síncrona informal.
● Las herramientas colaborativas son útiles en la medida que las personas las usan apropiadamente: la mayoría de estas herramientas están concebidas para modelos de almacenamiento y trabajo consolidados, facilitando la colaboración y aporte simultáneo en los productos. En la práctica, las personas insisten en operar bajo el modelo tradicional (almacenamiento local y colaboración por correo u otros esquemas tradicionales) desaprovechando los beneficios de las herramientas colaborativas e incluso perdiendo eficiencia por las exigencias del nuevo entorno. Esto no es nuevo: muchas empresas que han ido a soluciones “cloud” tenían este problema antes de la pandemia, pero hoy se magnifica.
● Trabajar en casa supone hábitos de trabajo: va mucho más allá de contar una silla apropiada o de poder aislarse del grupo familiar, requiere que las personas “aprendan” a diferenciar y gestionar los momentos de trabajo y personales. Ello presentó sus primeros síntomas en iniciativas como BYOD (Bring Your Own Device) o cuando los usuarios emplean equipos del negocio para temas personales. Hoy se extiende al entorno en su conjunto y al tiempo en la casa, la universidad, etc. Las personas deben dominar el manejo del tiempo para lograr la dedicación necesaria en cada situación de trabajo y lograr por ellos mismos un balance. Sin importar que exista o no una legislación que lo norme, depende enteramente del individuo lograr este balance, y esto genera beneficios también para el negocio al contar con personas enfocadas.
● Incorporación no controlada de herramientas gratuitas y equipos personales al trabajo. Son pocas las empresas que puedan afirmar que ninguna parte de su negocio ha sido gestionado por aplicaciones gratuitas, momentánea o permanentemente, viniendo esto a suplir el cara-a-cara de la oficina o la ausencia del mecanismo formal del negocio. Esto lo vemos en la mensajería (WhatsApp, Gmail), almacenamiento en la nube (Drive, Box, Mega, Dropbox), el escaneo de documento (Adobe, QuickScan), su edición de documentos (Google, Office, Pixlr) y un sinnúmero de opciones que existen. Como resultado de esto, la gestión del negocio empieza a depender de tecnología que está fuera del control de la organización y en consecuencia pone en riesgo la operación y la protección de los datos.
“El entorno físico también es importante, los espacios de trabajo de las empresas han sido históricamente ambientes con características que garantizaban algún nivel de protección sobre la información de la empresa. Movilizar el espacio de trabajo a un entorno móvil exige trasladar esas medidas de protección y ello es más complicado de lo que parece”, finaliza Sánchez Vilariño.
