Este tipo de acciones se gestionan con dinámicas diferentes a las utilizadas en la operación diaria. Consciente de esta necesidad en las organizaciones hubo un auge de las oficinas de proyectos. Pero el escenario de negocio cada vez más “incierto, volátil, ambiguo y complejo”, provocó la necesidad de redefinir su rol por diferentes causas:
- la evolución y democratización de la tecnología que generó un mayor empoderamiento de las áreas para liderar cambios con una menor dependencia de las áreas de servicios
- la necesidad de implementar cambios más frecuentes a través de equipos más reducidos, auto gestionados e interdisciplinarios
- la convicción por tener una visión del portafolio más estratégica haciendo más foco en el negocio y el mercado sin relegar los aspectos técnicos y de gestión
En este contexto, en los últimos años surgió el replanteo de las oficinas de proyectos utilizando diferentes denominaciones con el propósito de resaltar su nueva misión:
- Strategic Management Office – SMO
- Value Management Office – VMO
- Transformation Management Office – TMO
- Agile Management Office – AMO
Más allá del nombre, los nuevos formatos plantean un enfoque distinto tanto en la gestión de las iniciativas para lograr resultados, como en la generación de capacidades internas en las áreas de la organización y por ende en cada individuo.
En cada uno de los siguientes componentes, el nuevo enfoque impulsa algunos cambios en las oficinas de proyecto:
| Enfoque Anterior | Enfoque Actual | |
| Cómo participa en la Ideación | Participa en la Mesa de Entrada, verifica factibilidad y alineamiento con la estrategia y el presupuesto anual. | Facilita en el Proceso de Ideación integrando distintas visiones (negocio, factibilidad y forma de implementar) y aportando dinámicas de co creación. |
| Cuál es su rol en el Portafolio | Consolida los datos de las iniciativas con foco en Controlar Alcance, Tiempo y Costo. | Aporta una mirada de negocio y evalúa la evolución del portafolio con un Enfoque Dinámico midiendo la contribución al Negocio. |
| Cómo se involucra en cada Proyecto | Traslada la mirada del portafolio al proyecto, el Project Manager es quien lidera al equipo sustentado en un Modelo Disciplinado y un Plan preacordado. | Complementa a los equipos con una visión integral u holística con un rol de Coach para destrabar temas a través de dinámicas y acuerdos. |
| Qué rol tiene en la Organización | Foco en el seguimiento y comunicación de hitos clave (inicio, avances periódicos, finalización, etc.). | Opera como Agente de Cambio, trabaja en los flujos de valor para implementar la estrategia. Se posiciona como Centro de Excelencia para promover ideas y movilizarlas. |
Recientemente hemos desarrollado una encuesta sobre el nivel de madurez de las áreas o células de gobierno en el ámbito del agilismo. Habiendo participado 85 organizaciones, en su gran mayoría empresas líderes en su sector de mercado, se concluye que casi el 50 % de las organizaciones no cuentan con áreas que aporten una visión integradora y un 20 % adicional la posee en forma incipiente (centro de excelencia o CoE).
Este aspecto es una de las causas por las cuales poco menos del 50 % de las organizaciones no logran obtener resultados exitosos en los proyectos.
Por ello, desde Paradigma asistimos en el desarrollo de las capacidades que le permita a cada organización generar mejores resultados en sus proyectos:
- Desarrollamos dinámicas y áreas para promover y gestionar iniciativas
- Acompañamos a las organizaciones en la gestión integral del portafolio con una fuerte mirada en la creación de valor a partir de las iniciativas que lo componen
- Asistimos en la gestión de iniciativas específicas de transformación y cambio con foco en la obtención de resultados
El desafío es asumir que los cambios en los proyectos son inevitables. La clave es trabajar sobre la organización y los equipos de proyecto, luego incrementar la frecuencia de entregas a través de ciclos cortos de inspección y adaptación, incorporando pruebas de concepto o pilotos a nivel producto, acentuando así el foco en los resultados.
Eduardo Azpiroz Costa
Socio – www.paradigma.com
