La tecnología cambió radicalmente la forma en que se hacen los negocios. Pero pocas veces se repara en los cambios que eso trajo a las reuniones, el networking y los procesos de venta. Según una encuesta realizada por el Meeting Professionals International (MPI) , se prevé que la asistencia virtual crezca al doble de la tasa de asistencia en vivo. Este aumento es el mayor cambio en en la forma en que se realizan las reuniones desde la introducción de PowerPoint, el clásico software para hacer presentaciones en diapositivas. Pero no sólo de Skype vive el hombre, existen motivos muy válidos para aún tratar de mantener la costumbre de las reuniones presenciales
Reduce las distracciones
Muchas veces sucede que asistimos a una reunión virtual y prestamos poca atención porque reibimos simultáneamente una catarata de mails, avisos en la laptop o el celular más las distracciones normales del entorno. Al asistir a un evento en persona esas distracciones visuales se reducen. También, la misma presencia de compañeros o del resto de los asistentes en la sala ayuda a mantener la atención en lo que se está tratando. Está mal visto sacar el celular mientras otra persona está exponiendo una idea o presentando un plan de trabajo.
Al realizar las reuniones por algún medio virtual, somos más víctima de distracciones y nos cuesta más concentrarnos en el tema de marras.
Hay algo más allá del contenido
Pero aunque no nos distraigamos con facilidad y aunque pongamos toda nuestra atención en el contenido de la reunión, hay algo que falta. Las reuniones en persona, sobre todo cuando requieren que sus integrantes se trasladen de un lugar a otro, suelen estar acompañadas de eventos post reunión como cenas o eventos de relacionamiento. Este tipo de actividades hacen que las personas se sientan mucho más protagonistas e involucradas en la reunión. Una experiencia en vivo significa que los asistentes pueden participar y sentir en múltiples formas que simplemente no se pueden duplicar con un ordenador.
Elimina zonas de confort
Hay algo estimulante en estar en una habitación llena de gente que habla con entusiasmo sobre el tema que se está tratando. Los asistentes están, físicamente, en una habitación con otros que tienen el mismo objetivo de aprendizaje, pero diferentes orígenes. Esto permite que las relaciones se enriquezcan y vayan más allá del negocio o el proyecto del momento. Además, contribuye a la auto superación porque exige abandonar las zonas de confort como puede ser no querer hablar en público o desarrollar una idea sin apoyo visual u otro tipo.
Mejora el relacionamiento
Al pasar demasiado tiempo detrás de una pantalla perdemos la capacidad para reconocer las emociones en otras personas y tener empatía con ellas. Esto es una gran traba para el networking porque inhibe nuestra habilidad para crear lazos emocionales, como el respeto o la confianza, que son vitales para crear una red de contactos efectiva.
No permite el off the record
Las reuniones presenciales permiten desarrollar tópicos de los cuales no queda evidencia alguna. El off the record es imposible en las reuniones virtuales porque cualquiera podría estar grabando la conversación. Las conversaciones a puertas cerradas son muy importantes porque permiten a las personas establecer confianza y hablar sin inhibiciones.
