El eterno problema de manejar bien el tiempo

En Time Management, Mancini insiste en que no existe un estilo de administración
del tiempo que se ajuste a todos los individuos por igual; por tanto, antes de
que podamos reawlizar los cambios de conducta y actitud que se requieren, necesitamos
comprender nuestra relación psicológica con el tiempo.

La mayor parte de las personas tiene poco o mal definido el uso que hace del tiempo.
Aunque usted tenga claro cómo debe distribuir su tiempo, un inventario
de cuánto tiempo pasa realizando varias actividades le podría sorprender.
Un sencillo ejercicio de diagnóstico consiste en llevar un pequeño
cuaderno de notas a todas partes y anotar en el mismo qué actividades ha
realizado indicando cuánto tiempo le tomó realizarlas. Tal vez prefiera
limitarse a controlar sus actividades profesionales; no obstante, el experimento
resultará doblemente útil si también registra las actividades
que ha llevado a cabo en su tiempo personal.

El paso siguiente es analizar las anotaciones y fijarse, dentro de las labores
que realiza en su trabajo y en su tiempo libre, cuáles son las dos a las
que más tiempo dedica y las dos a las que menos. Asimismo, evalúe
con sinceridad a qué actividades debería dedicar más tiempo
y a cuáles debería dedicar menos.

Algunos dicen que la administración del tiempo es otra forma de etiquetar
la conducta obsesiva. Una obsesión puede definirse como una preocupación
excesiva por algo. Cuando una obsesión desencadena acciones que con frecuencia
son extrañas y no tienen sentido, decimos que existe un desorden compulsivo.
Los desórdenes compulsivos se relacionan directamente con el uso del
tiempo y, aunque algunos son relativamente inocuos, otros pueden resultar dañinos.
Se pueden vencer racionalizando la conducta, reconociendo que el estrés
que produce es mayor de los buenos resultados, decidiendo abandonar el hábito
y reemplazándolo por una nueva conducta menos estresante.

Según otra creencia, la administración del tiempo apaga la espontaneidad
y la alegría. Lo cual tiene su parte de verdad, pues es cierto que las
ideas más productivas nos llegan de forma espontánea. Sin embargo,
la gente que controla su tiempo con firmeza también sabe apreciar los
momentos de felicidad que surgen espontáneamente y al mismo tiempo reconocer
una oportunidad inesperada cuando se les presenta. Si en el pasado mes usted
no ha tenido tiempo de realizar al menos dos de las actividades que más
le gustan, necesita aprender a administrar su tiempo para poder realizarlas
regularmente en el futuro. Lo mismo sucede con el trabajo, hay que fijarse como
objetivo realizar labores que nos gusten y nos motiven. Esto adquiere especial
relevancia si es usted director, ya que con frecuencia dirige con su ejemplo
y si está contento con su trabajo, contagiará a sus subordinados
el deseo de sentirse realizados con lo que hacen. Hay cinco formas de ordenar
las tareas según su prioridad. 1) sistema ABC, que asigna ltras a las
tareas según su importancia. El siguiente sistema es una variación
del anterior y consiste en utilizar tarjetas o post-it en las que escribiremos
las tareas que tenemos pendientes, las colocaremos todas ellas sobre la mesa
y luego las ordenaremos por orden de importancia o de necesidad de acción.

El sistema de inventario es otra variación del ABC que parte de la idea
de que la mejor forma de aprender es revisar lo que se ha hecho durante el día
y aplicarlo al día siguiente, por lo cual es crucial evaluar la productividad
de cada día estableciendo cada mañana lo que se desea conseguir
ese día. Aunque este método no es en sí una medida que
ahorre tiempo, genera cambios de conducta que ahorran tiempo.

El sistema de Recompensa parte de la pregunta que toda persona debería
formularse cuando va a comenzar a ordenar las tareas según su prioridad:
¿cuál es la recompensa? Las tareas se ordenan según sea
alta, media o baja la recompensa que obtengamos de su realización. Este
sistema presenta la dificultad de que nuestras reacciones emocionales y el contexto
de cada acción influyen en la decisión.

Dejar para mañana

Según los psicólogos, la gente pospone las cosas debido a algún
conflicto o miedo oculto. Expertos en administración del tiempo han identificado
las ocho razones que se aducen con más frecuencia para posponer las cosas:
cuatro de ellas son internas (Miedo al cambio, miedo al fracaso, dejarlo todo
para el último momento y tendencia a adquirir demasiados compromisos)
y las otras cuatro son externas (tareas desagradables, tareas demasiado complicadas,
flujo de tareas difuso y metas difusas).

Un ejercicio interesante es hacer una lista de los deberes laborales, las responsabilidades
personales y los objetivos a largo plazo que ha desado desatendidos, las rareas
a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones, etc.L se sorprenderá
de todas las cosas que ha dejado de hacer. Una forma subconsciente y bastante
frecuente de posponer las cosas es negarse a ver lo que no nos interesa. En
casos así, debemos esforzarnos por sacar al consciente todas esas cosas.
Cómo superar las barreras: en primer lugar, si la tarea de desagradable
le recomendamos que sea la primera que realice en el día, que la noche
antes la coloque en un lugar donde pueda verla, o que se la pase a alguien que
pueda disfrutar haciéndola.

En Time Management, Mancini insiste en que no existe un estilo de administración
del tiempo que se ajuste a todos los individuos por igual; por tanto, antes de
que podamos reawlizar los cambios de conducta y actitud que se requieren, necesitamos
comprender nuestra relación psicológica con el tiempo.

La mayor parte de las personas tiene poco o mal definido el uso que hace del tiempo.
Aunque usted tenga claro cómo debe distribuir su tiempo, un inventario
de cuánto tiempo pasa realizando varias actividades le podría sorprender.
Un sencillo ejercicio de diagnóstico consiste en llevar un pequeño
cuaderno de notas a todas partes y anotar en el mismo qué actividades ha
realizado indicando cuánto tiempo le tomó realizarlas. Tal vez prefiera
limitarse a controlar sus actividades profesionales; no obstante, el experimento
resultará doblemente útil si también registra las actividades
que ha llevado a cabo en su tiempo personal.

El paso siguiente es analizar las anotaciones y fijarse, dentro de las labores
que realiza en su trabajo y en su tiempo libre, cuáles son las dos a las
que más tiempo dedica y las dos a las que menos. Asimismo, evalúe
con sinceridad a qué actividades debería dedicar más tiempo
y a cuáles debería dedicar menos.

Algunos dicen que la administración del tiempo es otra forma de etiquetar
la conducta obsesiva. Una obsesión puede definirse como una preocupación
excesiva por algo. Cuando una obsesión desencadena acciones que con frecuencia
son extrañas y no tienen sentido, decimos que existe un desorden compulsivo.
Los desórdenes compulsivos se relacionan directamente con el uso del
tiempo y, aunque algunos son relativamente inocuos, otros pueden resultar dañinos.
Se pueden vencer racionalizando la conducta, reconociendo que el estrés
que produce es mayor de los buenos resultados, decidiendo abandonar el hábito
y reemplazándolo por una nueva conducta menos estresante.

Según otra creencia, la administración del tiempo apaga la espontaneidad
y la alegría. Lo cual tiene su parte de verdad, pues es cierto que las
ideas más productivas nos llegan de forma espontánea. Sin embargo,
la gente que controla su tiempo con firmeza también sabe apreciar los
momentos de felicidad que surgen espontáneamente y al mismo tiempo reconocer
una oportunidad inesperada cuando se les presenta. Si en el pasado mes usted
no ha tenido tiempo de realizar al menos dos de las actividades que más
le gustan, necesita aprender a administrar su tiempo para poder realizarlas
regularmente en el futuro. Lo mismo sucede con el trabajo, hay que fijarse como
objetivo realizar labores que nos gusten y nos motiven. Esto adquiere especial
relevancia si es usted director, ya que con frecuencia dirige con su ejemplo
y si está contento con su trabajo, contagiará a sus subordinados
el deseo de sentirse realizados con lo que hacen. Hay cinco formas de ordenar
las tareas según su prioridad. 1) sistema ABC, que asigna ltras a las
tareas según su importancia. El siguiente sistema es una variación
del anterior y consiste en utilizar tarjetas o post-it en las que escribiremos
las tareas que tenemos pendientes, las colocaremos todas ellas sobre la mesa
y luego las ordenaremos por orden de importancia o de necesidad de acción.

El sistema de inventario es otra variación del ABC que parte de la idea
de que la mejor forma de aprender es revisar lo que se ha hecho durante el día
y aplicarlo al día siguiente, por lo cual es crucial evaluar la productividad
de cada día estableciendo cada mañana lo que se desea conseguir
ese día. Aunque este método no es en sí una medida que
ahorre tiempo, genera cambios de conducta que ahorran tiempo.

El sistema de Recompensa parte de la pregunta que toda persona debería
formularse cuando va a comenzar a ordenar las tareas según su prioridad:
¿cuál es la recompensa? Las tareas se ordenan según sea
alta, media o baja la recompensa que obtengamos de su realización. Este
sistema presenta la dificultad de que nuestras reacciones emocionales y el contexto
de cada acción influyen en la decisión.

Dejar para mañana

Según los psicólogos, la gente pospone las cosas debido a algún
conflicto o miedo oculto. Expertos en administración del tiempo han identificado
las ocho razones que se aducen con más frecuencia para posponer las cosas:
cuatro de ellas son internas (Miedo al cambio, miedo al fracaso, dejarlo todo
para el último momento y tendencia a adquirir demasiados compromisos)
y las otras cuatro son externas (tareas desagradables, tareas demasiado complicadas,
flujo de tareas difuso y metas difusas).

Un ejercicio interesante es hacer una lista de los deberes laborales, las responsabilidades
personales y los objetivos a largo plazo que ha desado desatendidos, las rareas
a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones, etc.L se sorprenderá
de todas las cosas que ha dejado de hacer. Una forma subconsciente y bastante
frecuente de posponer las cosas es negarse a ver lo que no nos interesa. En
casos así, debemos esforzarnos por sacar al consciente todas esas cosas.
Cómo superar las barreras: en primer lugar, si la tarea de desagradable
le recomendamos que sea la primera que realice en el día, que la noche
antes la coloque en un lugar donde pueda verla, o que se la pase a alguien que
pueda disfrutar haciéndola.