El difícil proceso de comparar información

El hecho de llevar a cabo la comparación de información en forma manual en un negocio puede llevar indefectiblemente a cometer errores. Estas equivocaciones podrían significar pérdidas irreparables si no son detectadas a tiempo.

Uno de los momentos más susceptibles de equivocaciones es cuando las organizaciones concilian información, es decir, cuando cruzan registros entre dos conjuntos (generalmente grandes) de datos. Muchas veces estos datos vienen de fuentes de información muy diversas y diferentes entre sí, haciendo que la comparación manual sea compleja y muy propensa a error humano.

El problema se plantea cuando la cantidad de elementos a comparar es muy grande, lo que hace que la tarea de conciliación pueda requerir del tiempo completo de una o más personas de un equipo. Algunos de los ejemplos más comunes son: stock contra mercaderías recibidas, ventas contra cobros, sueldos contra liquidaciones, presupuestos contra gastos. Casos hay muchos, pero el de las hojas de cálculos parece ser uno de los más impactantes. Un mínimo error en este tipo de documentos podría implicar pérdidas millonarias para una empresa.

“Gran tiempo de las empresas se pasa en actividades de comparación de información. Muchas personas en sus negocios dedican mucho tiempo a entender y controlar transacciones, usando resaltadores, macros en hojas de cálculos e invirtiendo muchas horas. O, mucho peor, al ser el trabajo tan engorroso, optan por no controlar la información”, destaca Romina Riedel, Líder del producto Conciliación de Increase.

IncreaseConciliación es el nuevo producto de Increase que viene a solucionar este problema ya que permite ahorrar el tiempo invertido en tareas operativas que pueden ser automatizadas y, al mismo tiempo, reducir el margen de error a cero. “La propuesta de Increase es brindar una herramienta amigable que automatice el proceso de comparación, permitiendo que el control sea eficiente y eficaz, ahorrando tiempo, dinero y teniendo un control minucioso de manera mucho más sencilla y feliz. Por ejemplo, en minutos y de forma automática el comercio puede enterarse qué transacciones fueron pagadas y qué día y cuáles no”, detalla.

La herramienta funciona con una lógica simple de barridos que permite comparar dos listas a razón de 50.000 registros por minuto. De esta manera, la comparación de, por ejemplo, ventas con tarjetas contra cobros, que en el caso de una farmacia o una estación de servicio puede tratarse de miles de transacciones diarias, se podría hacer en 30 minutos en todo el mes y sin margen de error cuando anteriormente podía llevar días enteros.

Se trata de una solución 100% online y todo el procesamiento se hace en la nube. “Además, brindamos un excelente servicio de soporte y artículos de ayuda para que el usuario pueda capacitarse para llevar adelante su negocio. Tenemos flexibilidad en la configuración de la comparación, sin límite de líneas, sin límite de barridos y ajustándolo constantemente a las necesidades del usuario”, concluye.