La organización basada en procesos es una metodología que dinamiza el rendimiento, generando ahorro de costos y recursos, porque permite definir estructuras y dinámicas de trabajo más eficientes, formar equipos y asignar roles concretos.
“Hablar del cambio implica un compromiso que tiene que ver con activar la capacidad de autocrítica y de introspección. Por eso, el relevamiento es el primer paso, y fundamental, en todo este proceso. A partir del relevamiento las empresas pueden identificar procesos clave que son necesarios hacer correr dentro de la empresa. Luego, estaremos en condiciones de cuantificar variables, de la mano de los referentes de cada área, para identificar claramente a los equipos de trabajo, los departamentos, etc. y para saber cuáles son los procesos de la empresa que necesitan de una mayor revisión”, destaca Sebastián Álvarez, asesor de aqnitio.
Si bien las necesidades son diversas en cada contexto laboral, la implementación de una metodología uniforme es fundamental. Desde aqnitio trabajamos con varios pasos que podemos resumir en 4 etapas que nos llevan a definir algo fundamental: procesos y sus referentes
1) Relevamiento: las empresas se encuentran frecuentemente con que no saben o desconocen algunas partes de sus propios procesos e incluso que muchos eslabones están indocumentados, inconexos o se realizan bajo una total informalidad. Lo importante es relevar y documentar todo lo que se hace y quiénes son los que forman parte de cada eslabón.
2) Validación: con toda esa información habremos llegado a una instancia de identificación y cuantificación de procesos, para saber exactamente cuántos procesos internos tenemos y cómo funcionan. Aquí es donde aparecen las oportunidades de mejora, es momento de impulsar la transición hacia un nuevo plan.
3) Diagramación del nuevo flujo de trabajo: Si bien no hay recetas infalibles y cada organización plantea sus propias dinámicas y necesidades, es fundamental abrir, a partir de este momento, la instancia de monitoreo, para detectar cómo está funcionando el nuevo esquema propuesto.
4) Implementación exitosa y revisión continua: será entonces donde habremos avanzado de una instancia 0 a una instancia 1, en la que ya sí tenemos definido un flujo de trabajo, con responsables y responsabilidades bien definidas que seguirán siendo monitoreadas para detectar oportunidades de nuevas mejoras.
“Así es donde empieza a hacerse realidad un círculo de mejora continua que permite saltar de una etapa 0 en la que se encontraba la empresa, a una etapa 1, 2, etc. las posibilidades son infinitas cuando tenemos claridad acerca de cómo trabajamos y qué roles cumplimos en la cadena operativa”, agrega el experto de aqnitio.
La importancia de sumar previsibilidad
Llamamos a este tipo de transición cambio basado en procesos porque es una metodología que va formando equipos de trabajo a raíz de los procesos definidos impulsando un camino de evolución continua. “Cuando la empresa tiene procesos definidos puede saber quién hace qué, desde dónde hasta donde van sus tareas habituales y cómo trabajar para gestionar la posible mejora”, señala.
En las empresas familiares es muy frecuente que sean las personas las que caractericen un rol y creen sus propios procesos de trabajo. “Esto genera una dependencia potencialmente dañina, porque difícilmente esa persona logre delegar o abrir el juego a otros actores. La recomendación clave es pasar a un modelo centrado en el proceso, en el que la definición y conocimiento exhaustivo del mismo permita elegir a las personas correctas para desempeñarlo. Lo que importa no es la persona que lleva adelante el proceso, sino el proceso en sí mismo. Algo fundamental, además, para definir puestos de trabajo y armar equipos”, aclara el asesor de aqnitio.
Hay empresas que llegan a descubrir que tienen mucha cantidad de procesos y muchos de ellos no habían sido identificados hasta que no implementan este tipo de metodología. Trabajar sobre procesos arroja previsibilidad a las empresas con equipos de trabajo más estructurados y definidos.
