Consorcios digitales: ¿cómo organizar el uso de los espacios reservables?

Aunque todavía rigen muchas restricciones, de a poco se perfilan protocolos que dan respuesta a la ansiedad de quienes esperan por mayores habilitaciones para utilizar los espacios comunes en los consorcios.  En este contexto, las herramientas digitales como la que provee ConsorcioAbierto se consolidan como el nexo central mediante el cual los vecinos se comunican con la administración, reservan turnos para utilizar los amenities, consultan y pagan sus expensas.

Recientemente, el Gobierno de la Ciudad difundió un protocolo que define los lineamientos mínimos y recomendaciones de uso que deberían seguir los consorcios de CABA para el uso de canchas de tenis, parrillas, quinchos, lavandería, parque, terrazas. “El administrador tiene la libertad de disponer cómo implementar estos requisitos enunciados en el protocolo como crea conveniente, siempre cumpliendo con los lineamientos mínimos que se establecen”, dijo Diego Sarrabayrouse, Director del Registro Público de Administradores de Consorcios (RPA) del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, en un reciente webinar organizado por ConsorcioAbierto.

 Sarrabayrouse hizo énfasis en la importancia de la ventilación de los ambientes y explicó que los espacios cerrados que no tienen ventilación no se pueden usar, como por ejemplo los SUM. “Hay grises o situaciones particulares que hay que resolver en cada caso concreto. Los SUM no están habilitados, pero si hay un espacio que sea abierto y tenga parrilla fija se apela al sentido común y al criterio del administrador”, destacó.

En el webinar organizado por ConsorcioAbierto, adelantó que están trabajando en los protocolos para el uso de las piletas de natación y los gimnasios de los consorcios, que por el momento no se pueden utilizar. “Somos conscientes de que viene una época del año que amerita su uso. Lo tenemos como una prioridad, puede haber novedades en breve”.

El Director del Registro Público de Administradores de Consorcios (RPA) del GCBA remarcó que quienes deben velar por el cumplimiento del protocolo en el consorcio son el administrador y el consejo de propietarios. Remarcó que el encargado no es el responsable por garantizar su cumplimiento ni tampoco es quien debe otorgar los turnos para el uso de los espacios comunes.

Para facilitar a los administradores y vecinos la organización del uso de amenities y otros espacios ahora reservables, ConsorcioAbierto desarrolló en su sistema de gestión on line un módulo especial de gestión de turnos de espacios comunes que pone a disposición en forma gratuita hasta el 31 de marzo de 2021. Para utilizarlo, la administración simplemente debe contactarse con ConsorcioAbierto y en 24hs tienen sus consorcios configurados. “Desde el inicio de esta pandemia pusimos el foco en solucionar los problemas más importantes de los consorcios desde nuestra tecnología: mejorar la comunicación, bajar la morosidad, pagos online en un click, etc. Ya disponíamos de un módulo de reserva de espacios comunes pero el nuevo protocolo traía una nueva complejidad de turnos y trabajamos para adaptarlo. Hoy quedó un sistema muy completo y lo ponemos a disposición de manera gratuita. Reaccionar rápido y brindar soluciones desde la tecnología es la manera que tenemos de entender nuestro rol en el mundo de los consorcios”, destacó Albano Laiuppa, Director de ConsorcioAbierto.

Cómo organizar el uso de los espacios reservables

Federico Álvarez Roldán, administrador de AR Administraciones, explicó que “Hoy los consorcios están adaptando sus propios protocolos en base a las recomendaciones del gobierno de la ciudad para determinados espacios, cumpliendo el aislamiento y dando uso a espacios comunes principalmente abiertos, porque no hay justificativo en cual apoyarse para el uso de espacios cerrados”, detalló y agregó que “en nuestra administración trabajamos para adaptar las normas del consorcio a lo que hoy se puede: utilizar espacios comunes, pero sin compartirlos, y si se comparten, garantizar que haya distanciamiento suficiente para no correr riesgos”. Entre las actividades que de a poco se van reactivando están el uso de parrillas, cancha de tenis, el solárium y los jardines. “En un caso, por ejemplo, se dividió una cancha de fútbol en 4 sectores para ser utilizados por distintas familias; se han adaptado jardines que no recibían tránsito y se han puesto delimitaciones para que se puedan usar. Entonces está disponible el ‘jardín A’, el ‘jardín B’, con turnos de entre 45 minutos y una hora, dejando un espacio entre turno y turno para limpiar y por el uso de los ascensores”, especificó Alvarez Roldán.

La llegada de la temporada de verano es otro de los motivos por los cuales los administradores están tratando de establecer pautas claras para el uso de espacios de recreación en común en las localidades donde aún no rigen protocolos oficiales. Carla Parrino Carniel, fundadora de la Administradora CPC de Rosario, explicó que “muchos vecinos advierten que no van a poder salir de vacaciones, entonces los consorcios están pidiendo comprar más mobiliario para los amenities y jardines, así como también adelantar tareas de mantenimiento en terrazas y quinchos”. Algo similar sucede en el caso de consorcios donde no hay patios ni balcones, en los cuales, detalló Parrino Carniel, los vecinos piden utilizar más la terraza y se organizan por turnos.

La creatividad y el ingenio están a la orden del día, en un edificio utilizan sector de cocheras en espacio de trote o entrenamiento e incluso en varias terrazas se están practicando deportes. “En otro complejo que tiene un hall grande con vista al jardín, durante el invierno se colocaron reposeras”, comentó Parrino Carniel y los ejemplos como estos son miles. Pero todo ellos tienen como común denominador la necesidad de organizarse por turnos, establecer horarios y protocolos, que apoyándose en la plataforma de ConsorcioAbierto es posible coordinar ágilmente.

Un cambio necesario

Aunque muchos consorcios venían trabajando para incorporar herramientas digitales, la cuarentena impulsó aún más esta transición. “Debimos educar a los consorcistas para que aceptaran estas nuevas plataformas y formas de trabajar, algunos vecinos estaban en algo negados al principio, pero de a poco fueron sumándose. La digitalización es un proceso inevitable y muy sano para el rubro, las nuevas tecnologías permiten la inmediatez que los vecinos demandan. Es uno de los pocos rubros, sin contar el sanitario obviamente, en el cual más demanda de trabajo hay durante la cuarentena”, detalló Parrino Carniel.

Las votaciones online son otras de las dinámicas que ya se instalaron y siguen facilitando la continuidad en la toma de decisiones de los consorcios, que de otra menara hubieran visto imposibilitado su normal funcionamiento. “Es un gran sustento para las decisiones del Consejo de Propietarios y de la administración”, resume Alvarez Roldán. También la posibilidad de emitir comunicados de temas generales como de recomendaciones sanitarias y cuestiones cotidianas, es una funcionalidad que agiliza las dinámicas.

Los especialistas destacan que la aceleración en la incorporación de herramientas digitales continúa ganando terreno y forma parte de la nueva realidad, la gente acostumbrada a las reuniones virtuales, que ya forman parte del menú de opciones y todos les han visto la parte positiva en cuanto al uso del tiempo. “Hay más participación de los vecinos, aunque no se pudieron celebrar reuniones presenciales, porque se pudieron charlar temas postergados gracias a la tecnología, y conocer así las inquietudes de la gente para ir resolviendo”, comentó Parrino Carniel.

La respuesta inmediata y la facilidad es lo que necesitan las personas en este contexto. “El vecino no quiere tener problemas, pero si los tiene quiere/demanda que el trámite del reclamo sea lo más simple para él, y que sea escuchado y atendido, que le pueda dar un seguimiento fácilmente sin vueltas. Con la plataforma de ConsorcioAbierto notamos mucha más participación de los vecinos ya que es muy fácil de usar”.

La tecnología llegó para quedarse y así lo remarcó Parrino Carniel: “quedó demostrado que este tipo de herramientas permiten crecer como Administración, para dar la respuesta y la transparencia que hace años que los consorcistas demandan de los administradores”.

Los profesionales destacan que asisten a un punto de inflexión donde se traza la línea entre las administraciones que lograron pasar a la nueva etapa y las que quedarán en el camino por no actualizarse ni evolucionar, “el cambio asustará a algunos pero es inevitable, debemos comprender que trabajamos para los propietarios, ellos son los que deciden y nosotros debemos poner a su disposición facilidades para que participen y no ponerles trabas”, remarcó Parrino Carniel y coincide con  sus colegas en que el cambio de paradigma es un hecho.