Project Management en el día a día de la empresa
Técnica muy eficaz en tareas más rutinarias, en lo llamado “business as usual”.
Por Fernando Lobos (*)
Muchas veces cuando se escucha sobre el concepto Project Management se lo relaciona exclusivamente con una gestión de un proyecto en particular como una gran obra de ingeniería, un proyecto de desarrollo de un producto, o cualquier tarea en particular que requiere una planificación detallada, seguimiento estricto, y que además tiene una duración finita.
Un proyecto habitualmente se define conjunto de tareas temporarias que se ejecutan para alcanzar un objetivo determinado y bien claro. Esta meta a su vez repercute en un agregado de valor determinado para un negocio o actividad.
La disciplina del Project Management es muy eficiente para lograr alcanzar los objetivos del proyecto, dentro de las restricciones que habitualmente se plantean: tiempo, presupuesto o recursos. Existen múltiples ejemplosexitosos, como la construcción de la central hidroeléctrica Plantanal en Perú que se realizó en 3 años, en lugar de los 5 años planificados originalmente. O el caso de la construcción de una planta de producción de US$ 60 millones de una empresa líder de cosmética mundial en un tiempo record de 12 meses (versus los 24 iniciales), lo cual le permitió lograr el 33% del retorno esperado siete meses antes.
Otro ejemplo, es el de una empresa de tecnología que tuvo que reubicar sus oficinas centrales en Estados Unidos, y logró llevarlo a cabo en tiempo y con un ahorro de US$ 3 millones sobre el presupuesto original.
Sin embargo, también la experiencia demuestra que esta técnica puede ser muy eficaz en tareas más rutinarias, o actividades que se fusionan habitualmente con las operaciones del día a día de la empresa, llamadas también "business as usual". En este sentido, ya sea por falta de conocimiento específico sobre la técnica, o simplemente porque no se asocia como útil para los problemas diarios, no es habitual ver su uso en las organizaciones, más allá de las áreas técnicas como ingeniería o desarrollo de productos.
Inicio y planeamiento
La gestión por proyectos es una disciplina que demanda tiempo,planificación y detalle. Las primeras dos fases del proyecto, iniciación y planeamiento, requieren de cierta profundidad y tiempo ya que son fundamentales para sentar las bases del proyecto completo.
Se definen los objetivos, documentos iniciales del emprendimiento, y las tareas (incluyendo las relaciones entre las mismas), así como también los responsables, fechas, costos, y recursos a utilizar. En la tercera fase, ya se pasa a una etapa de ejecución, donde las tareas van avanzando gradualmente y el trabajo se va plasmando, muchas veces reajustando relaciones entre tareas o identificando acciones adicionales necesarias (de muy baja incidencia si se realizó una tarea de planeamiento inicial detallada).
La cuarta fase es una de las más importantes, ya que fija los mecanismos de seguimiento y control de las tareas, sin dudas una parte fundamental para lograr el éxito.
Cualquier plan sin un seguimiento adecuado y estricto va camino a un fracaso seguro. Y finalmente, la última etapa -el cierre- donde el foco está en verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos, revisión de indicadores finales y el cierre documental.
La utilización de las técnicas de Project Management en la gestión de actividades operativas como la planificación de ventas para un determinado mercado, una capacitación específica para el personal, o incluso un cambio cultural necesario en una organización, puede resultar muy beneficiosa parael logro de los objetivos de la empresa de manera más eficiente y sostenida. En definitiva, una organización que avanza es la suma de sus proyectos y sueños.
(*) Ingeniero y director de Sinergium Biotech, compañía biofarmacéutica argentina con proyectos con Grupo Insud, Novartis, y Pfizer entre otros.