Fije el objetivo. Un objetivo claro fijará el tono de la reunión y decidirá su dirección. Su objetivo debería ser específico y medible. Si usted pretende hacer una “tormenta de ideas”, pida a cada asistente que lleve una lista de ideas.
Pregúntese si realmente es necesaria una reunión. Las reuniones suelen salir caras. Para calcular el costo exacto multiplique lo que cada persona presenta cobra por hora de trabajo por la duración de la reunión. Si su objetivo se puede lograr por e-mail, llamada en conferencia, Skype o incluso una rápida conversación con cada uno, evite reunirse.
Invite a gente con capacidad de tomar decisiones. Las reuniones más productivas son las que resultan en decisiones que se pueden tomar en forma inmediata. La reunión debería consistir siempre en personas que pueden tomar decisiones por sí mismas o sus representantes.
No se sienten. Hay muchas reuniones de rutina que se pueden resolver en 15 minutos o menos. Es más probable que se puede reducir el tiempo se discusión si todos permanecen parados.
Programe estratégicamente. Para mantener interesados a los asistentes había que evitar reuniones el lunes a la mañana (cuando hay tantos mails por leer) o el viernes a la tarde, cuando todos están cerrando la semana y preparando el finde.
Fije una hora límite y aténgase a ella. Cuando una reunión se prolonga demasiado los asistentes se impacientan y pierden el foco. La capacidad de atención es corta y el tiempo es valioso. Las reuniones más productivas comienzan en hora y terminan en hora.
Fije prioridades en la agenda. No deje los temas más importantes para el final. Trátelos al principio, porque si alguien se tiene que retirar antes, usted habrá logrado que todos estén para escucharlos.
Aténgase a su agenda. La agenda es una estructura básico cuyo objetivo es mantener a todos en el tema y mantener el ritmo de la reunión. No debería incluir otra cosa que los temas a conversar. Las conversaciones paralelas son una pérdida de tiempo valioso. A los que insistan en hacerlo sugiérales que lo hagan después de la reunión o que fijen otra para hacerlo.
Transmita conceptos con historias. Cuando se presentan conceptos clave o ideas nuevas, especialmente modelos que son difíciles de comprender, explique por qué son importantes. Enmarque el tema en una breve historia y use ejemplos.
Haga un cierre claro. Al final de la reunión, reitere rápidamente qué decisiones se tomaron, cuáles son los plazos y aclare las acciones que son necesarias. Todos los participantes deben entender exactamente lo que se espera de ellos. Programa inmediatamente las reuniones siguientes.
