El presupuesto anual, ¿una limitación o una ventaja?

Por: Guillermo Vivot, Director General de Softland Argentina

De tal modo, se puede apreciar cómo la inversión en tecnología, informática y comunicaciones crece año a año; no sólo como compañías especializadas en el sector, sino como áreas dentro de las estructuras de diversas empresas privadas y del sector público. Esta industria está cada vez más cerca del negocio, contribuyendo como parte integral del mercado, como unidad diferenciada o colaborando en el éxito de empresas de otros sectores.

Mientras más crecen las estructuras TIC de las organizaciones argentinas, más se incrementan los presupuestos destinados a su inversión. Un ejemplo de ello es que desde 2011, el nivel de actividad de esta industria se ha ubicado por encima del crecimiento del PBI. En 2012, cuando la actividad económica tuvo un desarrollo del 1,9%, de acuerdo a datos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INDEC), la de inversión en el sector fue de 22,8%, según USUARIA. En 2013, la relación fue de 4,3% de PBI contra 24,7% de los presupuestos para tecnología. La proyección para el 2014 estima que la cifra se incrementará hasta un 27,6%, aún con la economía del país en retroceso.

La razón de este avance se debe a que las áreas de Tecnologías de la Información tienen cada vez más tareas y, con un papel central o relativo, ya que forman una parte integral del negocio de la organización de una empresa. A medida que crecen más sus obligaciones, aumenta aunque no en la misma proporción, las partidas presupuestarias asignadas al área para responder a su nuevo rol; si bien a pesar que la inversión en IT se incrementa, suele ser insuficiente para responder a la demanda que tienen.

Lo mismo sucede con otros sectores dentro de las empresas. Las previsiones que se hacen de las inversiones, gastos y retornos no reflejan los resultados que se alcanza a fin de año. Por tal motivo, se vuelve imperiosa la necesidad de elaborar un sistema para armar un presupuesto que mida con mayor exactitud las necesidades de las compañías. Especialmente a partir de la creciente inestabilidad financiera en América Latina.

A este respecto, todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, procuran aprovechar al máximo todos sus recursos. En tal sentido resulta vital para las empresas, una planificación clara que enfrente los retos y desafíos diarios, tanto internos como externos, y pueda verlos reflejados en el proceso de elaboración del presupuesto.

En el momento mismo en que la empresa elabora su budget, ésta mira hacia adelante y se plantea los próximos desafíos; identificando objetivos precisos y los caminos que debe transitar para cumplirlos. Es por ello que, el presupuesto anual debe considerarse como un programa económico empresarial a corto plazo; un plan de acción dirigido a completar una meta prevista, que si bien se encuentra expresado en valores y términos financieros; conlleva en sí mismo la estrategia de la compañía. Por lo tanto, como herramienta de gestión, el presupuesto anual debe cruzar de forma transversal toda la organización.

En el contexto actual de alta competitividad, a la hora de gestionar y controlar los cambios de estrategias y presupuestos, es muy importante contar con una herramienta de armado de presupuesto que además de confiabilidad nos permita rediseñar y simplificar los procesos de generación de escenarios.

En este sentido, cada vez son más las empresas que optan por utilizar un sistema de gestión ERP para facilitar también la creación del budget. Esta herramienta integra toda la información de la compañía en un mismo lugar y permite un análisis profundo de los procesos, datos y resultados. Gracias a ello, las tareas de proyectar, cuantificar pronósticos y realizar previsiones de diferentes componentes de un negocio se tornan mucho más sencillas.

La gestión presupuestaria se vuelve así un instrumento importante para conducir el negocio y mantenerlo en control. No sólo facilita la utilización adecuada de los recursos, sino que proporciona eficiencia en las operaciones, y ayuda a lograr una buena planificación.

Además, mediante su utilización los directivos pueden tener un mayor seguimiento de lo que ocurre en la empresa, establecer prioridades, evaluar la consecución de sus objetivos y tomar mejores decisiones dirigidas a alcanzar con éxito los objetivos planteados.