Cómo organizar un evento

Planificación

1. Un buen equipo integrado por miembros con diferentes habilidades es una necesidad. Los integrantes del equipo pueden hacer de todo; desde preparar cronogramas y presupuestos hasta escribir invitaciones y posters. Pueden, además, hacer que las cosas se hagan.
2. Consiga voluntarios.
3. Prepare un presupuesto. Todos los posibles gastos, ingresos, auspicious y gastos contingents deberían incluirse.
4. Prepare un boceto de poster. El boceto debería incluir fecha tentativa, hora, lugar, invitado principal, nombre del evento y un tema o frase descriptiva.
5. Prepare a un boceto de programa de las actividades a desarrollarse en el evento.
6. Prepare un cronograma con plazos para cada actividad.
7. Asegúrese de que los miembros del equipo y supervisores avancen al ritmo de los planes. La colaboración facilita mucho el trabajo.

Pase a la acción

1. Fije una fecha, lugar (invitado principal), Nombre del evento y frase secundaria.
2. Obtenga aprobación para su presupuesto, programa y etc. De los miembros del equipo y de los supervisores.
3. Una vez más, reúnase con los miembros del equipo y voluntaries para pensar en todos los problemas que podrían surgir. Este también es el momento ideal para trazar un plan de acción.
4. Delegue trabajo a diferentes personas y deje que una persona experimentada coordine todas las actividades. ISi se trata de un mega evento deje que diferentes personas coordinen diferentes actividades, bajo la supervisión de una persona. El líder del equipo debería ser una persona en la que todos los miembros confíen. .
5. Asegúrese de actualizar cuanquier sitio web conectado con el evento.
6. Reúna auspicios y cualquier otra fuente de dinero entre los delegador.
7. Comercialice el evento. Prepare un folleto, saque avisos, informe a los medios, envíe emails, haga llamadas telefónicas y visite a posibles participantes o auspiciantes.
8. Es importante asegurarse de que se están tomando las medidas administrativas correspondientes. La contabilidad deficiente o la falta de correspndencia pueden crear problemas a cualquier evento.
9. Asegúrese de que el equipo no tenga problemas internos. Mantenga contacto con todos los líderes de equipo además de los miembros de equipo y voluntarios.
10. Reúna los objetos necesarios para el evento. Estos objetos podrían incluir medallas, juegos, souvenirs, premios o certificados.
11. Haga los arreglos necesarios para fotos, videos, etc.
12. Haga los arreglos necesarios para la comida y bebida. Este también es buen momento para prepare lugares especiales como para discapacitados, etc. Controle si algunos de los participantes son vegetarianos..
13. Piense en las sillas, mesas, telones, micrófonos, parlantes, computadoras, proyectores, podios para instalar en el lugar.
14. Prepare una lista con todos los teléfonos, celulares, emails de todos los miembros del equipo. También haga otra lista para los VIP y proveedores de cualquier bien o servicio.
15. Visite el lugar con los miembros de su equipo, examine el lugar incluyendo estacionamiento, baños, exteriors, persona de contacto arreglos, entradas y salidas. Busque si en las inmediaciones hay lugares conde poder sacar fotocopias, hacer llamadas telefónicas, comprar cualquier cosa en caso de emergencia.
16. Dé instrucciones a su equipo sobre cómo manejar cada situación possible. .
17. Asegúrese de que explica muy bien a todos cómo llegar al lugar y a qué hora.

Trabajo para hacer entre 24 y 36 hs antes del evento

1. Controle que se hayan enviado todas las invitaciones y que se hayan recibido las contestaciones. Haga una lista de invitadoss.
2. Recuerde a los VIP de la realización del evento. .
3. Controle si todas las actividades se están realizando según el cronograma.
4. Controle arreglos de viaje/planos/direcciones para los participantes.
5. Vaya al lugar y controle si están todas las cosas listas.
6. Obtenga, de las personas correspondientes, todo el dinero necesario para los gastos del evento.
7. Controle si está listo el kit de los participantes. Este kit podría incluir una botella de agua, una baririta de cereal, anotador, lapicera, folleto y cualquier informacion que podrían necesitar. También es Buena idea incluri pequeños souvenirs.
8. Prepare minutpo a minute una agenda par alas actividades importantes.
9. Haga una lista para controlar las cosas que hay que llevar al lugar.
10. Controle si tiene un número suficiente de personas para el evento, de lo contrario, consiga más para que le ayuden.

El día del evento

1. Llegue temprano al lugar, con su equipo y voluntaries. Controle el medidor de electricidad y que todo el equipo electric esté en perfecto estado de funcionamiento.
2. Asegúrese de que los organizadores tengan un claro distintivo o algún otro implement notable para que los participantes sepan a quién recurrir en caso de necesitar ayuda.
3. Ponga carteles de bienvenida o alguna otra información a la entrada del edificio.
4. Monte un mostrador de recepción y registración.
5. Informe a los patrocinadores dónde poner sus stands. (Previamente decida sobre el espacio).
6. Tenga listos micrófonos y parlantes. Ponga música para un evento informal.
7. Asgúrese de que el conferenciante de la casa tenga a mano los datos del principal invitado.. Hel invitado o la invitada principal también debería ser bien preparada. Asegúrese de que el maestro de ceremonias esté al tanto del propósito del evento como también la gente que los está organizando.
8. Asegúrese de que los conferenciantes conozcan las limitaciones de tiempo.
9. Dé la bienvenida a delegados y otros.
10. Tenga cuidado concualquier pedido especial, especialmente de los que vienen de lejos y el invitado principal
11. Encargue a una persona que atienda las necesidades de los Delegados Generales (no VIP) y para Relaciones Públicas).
12. Dé instrucciones a todo el que las necesite.
13. Saque fotos de todas las cosas importantes, especialmente carteles de los patrocinantes, su propio cartel, entrada, recepciones, etc.
14. Asegúrese de que estén todos los recursos necesarios (comida, agua, bebida). De lo contrario trace un plan de contingencia..
15. Obtenga feedback de los participantes.
16. Despeje el lugar, controle el medidor eléctrixco, etc., retire los carteles, mesas, etc. Asegúrese de que nada valioso sea olvidado y luego, abandone el lugar.

Después del evento

1. Agradezca a todos los miembros del equipo, especialmente patrocinadores y voluntarios.
2. Pague las cuentas.
3. Haga una reunión de agradecimiento para todos los que ayudaron.
4. Distribuya souvenirs o alguna publicaciòn a las personas relevantes.
5. Entregue los recibos a auspiciantes y otros.
6. Distribuya las fotos a quienes las soliciten y publíquelas en la página web.
7. Evalúe los formularios de feedback (o los comentarios en el sitio)
8. Celebre una reunión para hacer una evaluación retrospective y hacerlo major la vez siguiente,

Editado por Abdur Rahman, Dave Crosby, KnowItSome, Sondra C y 38 personas más.