Cómo identificar alertas de fraude
90% del fraude permanece oculto y que a la organización le significa un promedio entre 2% y 7% de la facturación. Sería muy conveniente aprender a identificar señales tempranas. Por Carlos Fernando Rozen
Van algunos consejos prácticos para identificar ALERTAS o "RED FLAGS" en las compañías (indicadores de fraude). Sospeche fuertemente si…
1. Existe falta de liderazgo con el ejemplo, es decir, líderes que den la pauta de no cumplir con las políticas, normas y/o procedimientos, a pesar de que puedan exigir a sus colaboradores pleno cumplimiento. Las pautas de ética y conducta se transmiten con el ejemplo mucho más que con las palabras.
2. Se definen únicamente incentivos económicos a los colaboradores por el cumplimiento de las metas del área. Preocúpese más si sabe que en determinada área se pide cumplir con el presupuesto "sea como sea". Si "todo vale" para el cumplimiento de los objetivos, póngale la firma que nada bueno va a salir de eso.
3. Se transmite una cultura de valorar la posición económica y bienes materiales en el ambiente laboral, dejando de lado los valores y principios de cada persona (si la gerencia muestra esto, generará irremediablemente suficiente presión social por tener más).
4. Se aceptan comentarios poco éticos tales como "qué fenómeno ….." o "qué bien que la hizo …." Refiriéndose a individuos fuertemente sospechados por comportamientos irregulares, procesados, o condenados por sus delitos. También otros tales como "si total todos lo hacen…" aludiendo a comportamientos poco éticos.
5. Se fijan objetivos poco viables (tanto en monto, plazo y otros aspectos cualitativos), no acordes con la situación del país y/o con los estándares de la industria, atando los incentivos económicos a los mismos.
6. Se promueve en el peor de los casos, o bien, no se penaliza el desarrollo de prácticas no éticas, justificando estos comportamientos en la necesidad de cumplimiento de las metas de la organización.
7. Se establecen normas que pueden ser consideradas por los colaboradores, inaplicables, excesivas o injustas, fomentando irregularidades e incumplimiento en los procedimientos.
8. Se establecen sanciones pecuniarias a los colaboradores y se aplican asiduamente por el incumplimiento de normas.
9. Se permite la aceptación de obsequios por parte de los proveedores o clientes, sin tener un límite para su recepción.
10. No existe una clara segregación de funciones incompatibles tanto en general como dentro de los sistemas (perfiles de usuario), dejando la responsabilidad a un solo colaborador (preparar, revisar y aprobar) en un proceso.
11. Se verifican remuneraciones salariales para los colaboradores poco competitivas con las de mercado.
12. No se reconoce el cumplimiento de los logros de los colaboradores y su aporte para lograr sus metas.
13. Se otorga una mejor remuneración o un ascenso a colaboradores que no han cumplido con las responsabilidades asignadas.
14. Se exige a los colaboradores el cumplimiento de las metas, sin considerar la falta de herramientas o inconvenientes presentados en la ejecución de los procesos.
15. No se verifican procesos y controles definidos, y en consecuencia cada colaborador toma decisiones de acuerdo a su criterio personal y no relacionado con la voluntad de la organización.
16. No rechazo o repudio a la vinculación de familiares y amigos de empleados, como proveedores, sin necesidad de declarar en forma fehaciente, con una frecuencia mínima anual la existencia o no de conflicto de interés.
17. Se aceptan pérdidas por importes no materiales (Ej. diferencias de inventario; diferencias de arqueos; etc.), como algo habitual al hacer negocios.
18. Todo cierra perfecto (nunca hay diferencias de nada), ej. inventarios.
19. No existe posibilidad de cuestionar las decisiones de niveles superiores. Está mal visto, sancionado directa o indirectamente, o incluso quedan en ridículo los colaboradores que actúan honestamente o realizan cuestionamientos. No existen canales para recurrir en forma alternativa ante decisiones inadecuadas de un superior.
20. Falta de remediación de fallas de control por fraudes detectados.
21. Falta de monitoreo de características personales de los colaboradores (dificultades económicas, vicios caros, etc.).
Las mencionadas situaciones, lejos de ser todas las posibles, sino por el contrario, una mínima partes, funcionan a modo de "indicios" y no de "evidencias". Es decir que ante la existencia de alguno de estos o de una combinación de los mismos, la mejor recomendación es seguir las pistas y comprender los motivos de que eso esté aconteciendo. Confirmar la inexistencia de fraude con las explicaciones del caso, o bien, ratificar que las pistas eran lamentablemente indicadoras de ilícitos materializados es lo que toda organización responsable debería realizar. Comprender la causa raíz de los sucesos perjudiciales relacionados con fraude y corrupción es parte de lo que una organización ética debe afrontar.
Por Carlos Fernando Rozen
(Socio de BDO Argentina a cargo del Dpto. Fraudes, Investigaciones y Disputas)