¿Y si la tecnología nos hace menos productivos?

Un equipo de investigadores de la firma de consultoría de recursos humanos Bain & Company parecen haber descubierto algo que nadie esperaba. Lo que se suponía que era ahorro de dinero y tiempo para las compañías, como enviar mails y tener reuniones por Skype, podrían ser la causa de una caída en la productividad. Efectivamente, la tecnología podría estar haciéndonos menos productivos.

¿Por qué y cómo?

Robert Metcalfe, uno de los creadores de ethernet y pionero de las tecnologías de comunicación, predijo que el valor de una red aumenta con el cuadrado del número de usuarios. Sin embargo, su ley tiene un lado negativo también. A medida que los costos para crear redes se reducen, el número de interacciones aumenta exponencialmente y todas estas interacciones toman tiempo. El informe de Bain & Company compara la situación de hace 30 años con nuestro presente. Si un gerente se aleja de la compañía para viajar o ir a su casa, al otro día  recibirían una nota en su escritorio diciendo que hubo llamada perdida. Quizás 1,000 al año pase esto. Luego llegó el buzón de voz así que quizá 4.000 veces al año recibimos mensajes perdidos. Ahora, con la amplia gama de posibilidades de comunicación (correo electrónico, Skype, mensajería instantánea, teléfono), este se ha expandido a 30.000 comunicaciones.

La tecnología también facilitó las reuniones. Antes de los calendarios digitales, el software de gestión empresaria, los mails y los smartphones era mucho más complicado coordinar una reunión. El estudio afirma que hoy en día los datos demuestran que hasta un 15% del tiempo total de los empresarios se gasta en reuniones. Y ese porcentaje viene en firme ascenso desde 2008.

Un día de trabajo, paso a paso

Bain & Company descompuso la semana para ver cuánto tiempo se destina a cada cosa. El informe estima que de una semana laboral de 47 horas, un supervisor o un manager de nivel intermedio, tiene menos de siete horas de trabajo ininterrumpido. El análisis explica que un manager dedica un promedio de 21 horas a la semana a las reuniones y 11 para enviar, leer y responder el correo electrónico. Por último, otro trozo importante de tiempo se pierde volviendo a centrar nuestra atención en la tarea interrumpida. Todo esto se combina para reducir el tiempo sin interrupciones a menos de siete horas a la semana.

Otro de los factores de riesgo para la improductividad es el excesivo tamaño que tienen las compañías y las redes de trabajo hoy en día. De acuerdo a otro estudio, de la revista Fortune, al menos un 60% de los empleados tienen que consultar con un mínimo de 10 personas simplemente para hacer su trabajo. Este mismo estudio también afirma que en los últimos cinco años la cantidad de tiempo necesario para realizar las tareas se disparó por las nubes: conseguir personal tarda 20 días más que en 2010, completar un proyecto de IT toma un mes más de tiempo que en 2010 y la lista sigue. Todo esto a pesar de los grandes aveces técnicos.

¿Qué se puede hacer?

En primer lugar, las organizaciones deben considerar si la tecnología ahorrará tiempo a los trabajadores. Si sólo se reduce el costo, entonces se debe ver con escepticismo porque podría afectar la productividad y el tiempo de trabajo.

En segundo lugar, las empresas deben mirar a sus propios comportamientos, en lugar de la solución aparentemente fácil de la tecnología. Muchas de las inversiones en nuevas tecnologías son esencialmente soluciones provisionales para los malos comportamientos o malos procedimientos para el intercambio de información de las propias personas que componen la organización.