Consejos para mejorar las reuniones

Una encuesta realizada recientemente en Estados Unidos por la revista virtual The Creative Group descubrió que los ejecutivos de marketing y publicidad interrogados asisten a un promedio de 11 reuniones por semana y que casi todos dicen que esas sesiones durante entre y dos horas cada una.

Algunas reuniones son inevitables, otras no. Muchas duran más de lo necesario y consumen demasiado tiempo para todo el mundo. Por eso no está de más detenerse un minuto en algunos consejos de Tracey Turner para ajustar el proceso:

Primero y principal, la gran decisión sobre si de verdad es necesaria una reunión o no. Muchas veces la gente se reúne más por hábito que por otro motivo. Antes de proponer una reunión es conveniente preguntarse si sería posible lograr el objetivo de alguna otra forma, tal vez por e-mail grupal o conferencia telefónica.

A quién invitar. Cuando se proyecta una reunión, sólo deben asistir aquellos que de un modo u otro serán afectados por el tema a tratar o los que pueden aportar información útil. Si hay alguien que podría ofenderse al no ser invitado, lo mejor es explicarle el propósito de la reunión y dejar que la persona decida por sí misma si va o no.

Planificar con anterioridad. Sin una agenda como guía, la reunión cae presa del más grandes saboteador que se conoce: la digresión irrelevante. Para no caer en eso, es preciso previamente tener una lista escrita de temas prioritarios. Cuando la conversación se va por la tangente, la lista sirve para traer al grupo de vuelta al tema. Y si de esas digresiones aparece un tema no planeado que merece discutirse, se lo anota para la reunión siguiente.

Respetar el horario. Es tan importante comenzar como terminar en hora. Si una reunión que debe comenzar a las cuatro hay que comenzar a esa hora con el punto más importante. Hay que evitar la tentación de retroceder y reiterar lo dicho para los que llegan tarde, de lo contrario, nunca sentirán el incentivo de ser puntuales. La reunión deberá terminar a la hora estipulada, y si quedaron temas pendientes o sin terminar, se dejan para otra vez.
Cortar los problemas de raíz. Una reunión se vuelve improductiva si una persona domina la discusión o si alguien se va del tema. Es tarea de la persona que organiza la reunión evitar esas distracciones, haciendo preguntas a los demás. Si aparece un tema irrelevante a los efectos de esa reunión, deberá sugerir con tacto dejarlo para consideración posterior.

Nadie debería presentarse con las manos vacías. Si se trata de una reunión para buscar soluciones a un problema, o para trazar un plan de acción, es preciso hacer saber a los convocados que vengan preparados con ideas, conceptos o soluciones para que el grupo no pierda tiempo en precalentamiento.

Registrar la discusión. Alguien debe tomar nota de las propuestas, los puntos importantes, las decisiones, resumir la discusión y demás información importante. Esas notas luego deben copiarse y entregar a todos los participantes como un registro permanente de lo que ocurrió.

Una encuesta realizada recientemente en Estados Unidos por la revista virtual The Creative Group descubrió que los ejecutivos de marketing y publicidad interrogados asisten a un promedio de 11 reuniones por semana y que casi todos dicen que esas sesiones durante entre y dos horas cada una.

Algunas reuniones son inevitables, otras no. Muchas duran más de lo necesario y consumen demasiado tiempo para todo el mundo. Por eso no está de más detenerse un minuto en algunos consejos de Tracey Turner para ajustar el proceso:

Primero y principal, la gran decisión sobre si de verdad es necesaria una reunión o no. Muchas veces la gente se reúne más por hábito que por otro motivo. Antes de proponer una reunión es conveniente preguntarse si sería posible lograr el objetivo de alguna otra forma, tal vez por e-mail grupal o conferencia telefónica.

A quién invitar. Cuando se proyecta una reunión, sólo deben asistir aquellos que de un modo u otro serán afectados por el tema a tratar o los que pueden aportar información útil. Si hay alguien que podría ofenderse al no ser invitado, lo mejor es explicarle el propósito de la reunión y dejar que la persona decida por sí misma si va o no.

Planificar con anterioridad. Sin una agenda como guía, la reunión cae presa del más grandes saboteador que se conoce: la digresión irrelevante. Para no caer en eso, es preciso previamente tener una lista escrita de temas prioritarios. Cuando la conversación se va por la tangente, la lista sirve para traer al grupo de vuelta al tema. Y si de esas digresiones aparece un tema no planeado que merece discutirse, se lo anota para la reunión siguiente.

Respetar el horario. Es tan importante comenzar como terminar en hora. Si una reunión que debe comenzar a las cuatro hay que comenzar a esa hora con el punto más importante. Hay que evitar la tentación de retroceder y reiterar lo dicho para los que llegan tarde, de lo contrario, nunca sentirán el incentivo de ser puntuales. La reunión deberá terminar a la hora estipulada, y si quedaron temas pendientes o sin terminar, se dejan para otra vez.
Cortar los problemas de raíz. Una reunión se vuelve improductiva si una persona domina la discusión o si alguien se va del tema. Es tarea de la persona que organiza la reunión evitar esas distracciones, haciendo preguntas a los demás. Si aparece un tema irrelevante a los efectos de esa reunión, deberá sugerir con tacto dejarlo para consideración posterior.

Nadie debería presentarse con las manos vacías. Si se trata de una reunión para buscar soluciones a un problema, o para trazar un plan de acción, es preciso hacer saber a los convocados que vengan preparados con ideas, conceptos o soluciones para que el grupo no pierda tiempo en precalentamiento.

Registrar la discusión. Alguien debe tomar nota de las propuestas, los puntos importantes, las decisiones, resumir la discusión y demás información importante. Esas notas luego deben copiarse y entregar a todos los participantes como un registro permanente de lo que ocurrió.