En este entorno desdibujado y evolutivo, la capacidad de adaptación y la
rapidez de reacción son los factores clave del éxito y que exigen,
a la vez, que cada organización actúe como una red inteligente que
enlace a todos sus empleados.
Reaccionar ante los cambios del entorno es el gran desafío para las organizaciones
en la actualidad. En este escenario, el capital intelectual y el talento individual
se convierten en el valor fundamental de toda organización: el conocimiento
y la capacidad de las personas, los valores de la organización, las lecciones
aprendidas y sus mejores prácticas. Por tanto, aprender se convierte en
la estrategia que garantiza el éxito de las organizaciones, y para aprender,
la clave está en la gestión del conocimiento.
La responsabilidad de implementar un sistema de gestión de conocimiento
es una tarea exclusiva de la dirección, ya que conlleva a un cambio de
cultura basado en el crecimiento humano y económico, aspectos que en los
países desarrollados ya forman parte de su propia cultura. Uno de los grandes
errores que se cometen en las organizaciones latinoamericanas es delegar el tema
en el área de Recursos Humanos o bien ignorarlo.
Por otra parte, el éxito de su implementación y crecimiento continuo
va a depender del talento individual de cada persona vinculada a una organización.
Es decir, el compromiso de poner en práctica sus capacidades con la finalidad
de obtener resultados superiores a través de la innovación.
Para contar con talento individual se necesitan tres requisitos: las capacidades
o competencias de la persona, el compromiso, y la acción.
* Las capacidades o competencias distintivas hacen referencia a los conocimientos,
habilidades y actitudes de la persona. Saber no es suficiente, poder tampoco basta.
Resultan necesarios, es cierto, pero lo que distingue a un profesional con talento
es, sobre todo, su actitud: querer.
* El segundo requisito es el compromiso. Si las capacidades son el fundamento
del talento, el compromiso resulta necesario para que la persona aporte lo máximo
posible y no se vaya a otra empresa. No es suficiente con implicarse, hay también
que involucrarse.
* La acción es el tercer requisito. En nuestro entorno actual, la acción
tiene dos características: la constancia y la velocidad. Pero junto a la
constancia, la velocidad es imprescindible.
Por lo tanto, para que el conocimiento sea puesto a disposición de la empresa
va a ser necesario, además de poseer ese conocimiento, el compromiso y
la acción de las personas, ubicadas adecuadamente en un rol, una empresa
y un entorno apropiados.
El conocimiento se basa en identificar estructuras y sobretodo, utilizar la información
de la empresa para obtener un resultado concreto. Es la capacidad de las personas
para interpretar, entender y utilizar la información. Y esta capacidad
es tanto mayor cuanto más capaz es, a su vez, la organización de
compartir el conocimiento que existe en ella.
En la actualidad, la mayoría de las empresas medianas aplican el modelo
de gestión tradicional, basado en conceptos de jerarquía y dependencia.
Sin embargo, para avanzar hacia la mediana empresa inteligente, aquélla
que es capaz de gestionar su conocimiento, es necesario fomentar la cultura de
utilizar y compartir este conocimiento a todos los niveles. La gestión
de conocimiento es la combinación de sinergias entre datos, información,
sistemas de información, y la capacidad creativa e innovadora de las personas.
La gestión del conocimiento se refiere, por lo tanto, a todos aquellos
procesos, métodos y sistemas que permiten generar, recoger organizadamente,
difundir y utilizar la experiencia y los conocimientos que la empresa acumula.
En ese sentido, pretende establecer procesos sistemáticos que permitan
crear o captar los conocimientos de la empresa, para que puedan ser compartidos
por todas las personas que lo requieran o puedan requerirlos, con el objetivo
que los utilicen para su aplicación a la mejora de los resultados y la
competitividad de la empresa. De todo ello se deduce la relación directa
entre la gestión del conocimiento y la propia gestión de la empresa.
La gestión del conocimiento se presenta como un enfoque innovador, que
posibilita integrar en los procesos de gestión de la empresa los relacionados
con la gestión de su conocimiento. La gestión del conocimiento se
convierte en un nuevo enfoque dentro de la gestión organizativa y de procesos
dentro de la empresa, que involucra no sólo a los recursos humanos, sino
también a las tecnologías de la información y la comunicación,
los métodos de dirección, la cultura organizativa y los propios
procesos de la actividad de la empresa, todos ellos con el objetivo de obtener
ventajas competitivas sostenibles mediante el manejo del recurso del conocimiento
de la organización para su propio beneficio.
Gestión de conocimiento eficaz
El primer paso para la gestión del conocimiento se basa en identificar
los conocimientos críticos o claves para el éxito de la empresa,
entendiendo por tales aquellos que están en línea con su orientación
estratégica y apoyan o facilitan la adquisición de ventajas competitivas.
Estos conocimientos críticos pueden ser de carácter tecnológico,
referirse a los productos o servicios de la empresa o al mercado en el que se
mueve, pueden estar basados en la experiencia, o incluso en la resolución
de problemas. A su vez, pueden ser conocimientos explícitos, es decir,
que están registrados o documentados en algún soporte, o conocimiento
implícito, disponible sólo en la mente de las personas.
En todo caso, el objetivo de la gestión del conocimiento se basa en la
identificación, organización, distribución y utilización
en todos los ámbitos donde se necesitan para reportar mejoras a los resultados
de empresas.
¿Cómo diseñar un proyecto de gestión del conocimiento
en las empresas?
La gestión del conocimiento en una organización es una tarea ardua
y compleja, que puede generar desmotivación y abandonos si no se hace
desde el primer momento de una manera práctica y verdaderamente útil
para la empresa que se inicia en su aplicación. La organización
cuenta con una gran cantidad de información, pero hay dificultades para
que las personas que la necesitan la utilicen para tomar decisiones.
¿Cómo puede mejorarse la accesibilidad y la capacidad de interpretación
del conocimiento por parte de quienes toman decisiones de la empresa?
De hecho, uno de los mayores problemas de las medianas empresas y de las Pymes
en general, es que desconocen qué y cuánto saben sus empleados,
y cómo puede este conocimiento hacerse explícito. Las ideas de
gestión nacidas en contextos de grandes empresas no son simplemente aplicables
a medianas empresas reduciendo la escala.
Es necesario dotarlas de herramientas de autodiagnóstico sobre sus necesidades
de gestión del conocimiento y de sistemas ajustados a sus peculiaridades
estratégicas, organizativas, humanas y tecnológicas. La empresa,
en su actividad diaria debe generar un ciclo constante de flujos y de nuevos
conocimientos. Su gestión debe encaminarse a descubrir estos conocimientos
y diseminarlos por toda la organización, así como lograr la integración
de todos sus procesos, funciones y sistemas.
La correcta implementación de la gestión del conocimiento en la
empresa debe basarse en la equilibrada combinación de:
1. la generación de una cultura y sensibilización en toda la organización
del valor de los conocimientos y de la tarea de divulgarlos y compartirlos;
2. la definición de una estructura organizativa y funciones que faciliten
la reacción, difusión, y utilización de los conocimientos
válidos para la empresa;
3. la definición de los métodos, procesos y procedimientos que
faciliten la gestión del conocimiento con un enfoque ágil y eficaz;
y
4. la utilización de tecnologías de la información que
permitan el acceso sencillo al conocimiento de la organización y que
promuevan el aprendizaje y la generación de nuevos conocimientos.
Mecanismos de comunicación
La intranet corporativa es una herramienta esencial para la comunicación
en empresas con más de 100 empleados o donde existe una gran dispersión
geográfica.
Ante el paradigma del nuevo trabajador, cuya habilidad para ir ejecutando nuevas
tareas y nuevos trabajos le lleva a experimentar, innovar y romper reglas, subyacen
incógnitas sobre cuáles son los mejores mecanismos para gestionar
estos equipos humanos, cuáles son las necesidades técnicas y tecnológicas
para promover su desarrollo, y cuál ha de ser el entorno de la empresa
cuando su propio capital humano se encuentra reinventándose continuamente.
De ahí la importancia de diseñar una estructura organizativa,
unas estrategias y unos métodos que promuevan el aprendizaje en equipo,
en todos los niveles.
Las empresas, cada vez más, utilizan sistemas capaces de ofrecer una
plataforma que permita generar, gestionar y almacenar la información
más relevante producida dentro de la empresa. En los últimos años
han aparecido diferentes aplicaciones informáticas para la gestión
del conocimiento (fue precursor el programa Lotus Notes). Sin embargo, las tendencias
actuales basan los sistemas de gestión del conocimiento en plataformas
que funcionen con tecnología de Internet.
Los servidores de aplicaciones Web se están volviendo actualmente indispensables
para las instalaciones TI que necesitan presentar diversas aplicaciones de datos
y de funciones completas por Internet, intranet o extranet. Las razones de esta
tendencia son varias. La facilidad de uso del entorno de desarrollo marca la
diferencia entre sistemas lentos y costosos, muy difíciles de desplegar
y mantener, y los que siempre están listos a tiempo y dentro del presupuesto.
Hasta ahora hemos visto las ventajas que obtiene la empresa con la introducción
de una intranet, pero si nos ponemos en el punto de vista de los empleados de
una organización, cabe interrogarse sobre las ventajas que ellos obtienen
al depositar su conocimiento. Ésta es la pregunta clave en todo proceso.
Si el trabajador no encuentra alguna ventaja, difícilmente se implicará
en introducir unidades de conocimiento y, en definitiva, en depositar toda su
experiencia y conocimiento. Por ello, se hace perentorio -y previo a la implementación
de una intranet- incidir en la cultura del empleado, es decir en su forma de
actuar y pensar.
Por Fernando Tezanos Pintos
Mercado
En este entorno desdibujado y evolutivo, la capacidad de adaptación y la
rapidez de reacción son los factores clave del éxito y que exigen,
a la vez, que cada organización actúe como una red inteligente que
enlace a todos sus empleados.
Reaccionar ante los cambios del entorno es el gran desafío para las organizaciones
en la actualidad. En este escenario, el capital intelectual y el talento individual
se convierten en el valor fundamental de toda organización: el conocimiento
y la capacidad de las personas, los valores de la organización, las lecciones
aprendidas y sus mejores prácticas. Por tanto, aprender se convierte en
la estrategia que garantiza el éxito de las organizaciones, y para aprender,
la clave está en la gestión del conocimiento.
La responsabilidad de implementar un sistema de gestión de conocimiento
es una tarea exclusiva de la dirección, ya que conlleva a un cambio de
cultura basado en el crecimiento humano y económico, aspectos que en los
países desarrollados ya forman parte de su propia cultura. Uno de los grandes
errores que se cometen en las organizaciones latinoamericanas es delegar el tema
en el área de Recursos Humanos o bien ignorarlo.
Por otra parte, el éxito de su implementación y crecimiento continuo
va a depender del talento individual de cada persona vinculada a una organización.
Es decir, el compromiso de poner en práctica sus capacidades con la finalidad
de obtener resultados superiores a través de la innovación.
Para contar con talento individual se necesitan tres requisitos: las capacidades
o competencias de la persona, el compromiso, y la acción.
* Las capacidades o competencias distintivas hacen referencia a los conocimientos,
habilidades y actitudes de la persona. Saber no es suficiente, poder tampoco basta.
Resultan necesarios, es cierto, pero lo que distingue a un profesional con talento
es, sobre todo, su actitud: querer.
* El segundo requisito es el compromiso. Si las capacidades son el fundamento
del talento, el compromiso resulta necesario para que la persona aporte lo máximo
posible y no se vaya a otra empresa. No es suficiente con implicarse, hay también
que involucrarse.
* La acción es el tercer requisito. En nuestro entorno actual, la acción
tiene dos características: la constancia y la velocidad. Pero junto a la
constancia, la velocidad es imprescindible.
Por lo tanto, para que el conocimiento sea puesto a disposición de la empresa
va a ser necesario, además de poseer ese conocimiento, el compromiso y
la acción de las personas, ubicadas adecuadamente en un rol, una empresa
y un entorno apropiados.
El conocimiento se basa en identificar estructuras y sobretodo, utilizar la información
de la empresa para obtener un resultado concreto. Es la capacidad de las personas
para interpretar, entender y utilizar la información. Y esta capacidad
es tanto mayor cuanto más capaz es, a su vez, la organización de
compartir el conocimiento que existe en ella.
En la actualidad, la mayoría de las empresas medianas aplican el modelo
de gestión tradicional, basado en conceptos de jerarquía y dependencia.
Sin embargo, para avanzar hacia la mediana empresa inteligente, aquélla
que es capaz de gestionar su conocimiento, es necesario fomentar la cultura de
utilizar y compartir este conocimiento a todos los niveles. La gestión
de conocimiento es la combinación de sinergias entre datos, información,
sistemas de información, y la capacidad creativa e innovadora de las personas.
La gestión del conocimiento se refiere, por lo tanto, a todos aquellos
procesos, métodos y sistemas que permiten generar, recoger organizadamente,
difundir y utilizar la experiencia y los conocimientos que la empresa acumula.
En ese sentido, pretende establecer procesos sistemáticos que permitan
crear o captar los conocimientos de la empresa, para que puedan ser compartidos
por todas las personas que lo requieran o puedan requerirlos, con el objetivo
que los utilicen para su aplicación a la mejora de los resultados y la
competitividad de la empresa. De todo ello se deduce la relación directa
entre la gestión del conocimiento y la propia gestión de la empresa.
La gestión del conocimiento se presenta como un enfoque innovador, que
posibilita integrar en los procesos de gestión de la empresa los relacionados
con la gestión de su conocimiento. La gestión del conocimiento se
convierte en un nuevo enfoque dentro de la gestión organizativa y de procesos
dentro de la empresa, que involucra no sólo a los recursos humanos, sino
también a las tecnologías de la información y la comunicación,
los métodos de dirección, la cultura organizativa y los propios
procesos de la actividad de la empresa, todos ellos con el objetivo de obtener
ventajas competitivas sostenibles mediante el manejo del recurso del conocimiento
de la organización para su propio beneficio.
Gestión de conocimiento eficaz
El primer paso para la gestión del conocimiento se basa en identificar
los conocimientos críticos o claves para el éxito de la empresa,
entendiendo por tales aquellos que están en línea con su orientación
estratégica y apoyan o facilitan la adquisición de ventajas competitivas.
Estos conocimientos críticos pueden ser de carácter tecnológico,
referirse a los productos o servicios de la empresa o al mercado en el que se
mueve, pueden estar basados en la experiencia, o incluso en la resolución
de problemas. A su vez, pueden ser conocimientos explícitos, es decir,
que están registrados o documentados en algún soporte, o conocimiento
implícito, disponible sólo en la mente de las personas.
En todo caso, el objetivo de la gestión del conocimiento se basa en la
identificación, organización, distribución y utilización
en todos los ámbitos donde se necesitan para reportar mejoras a los resultados
de empresas.
¿Cómo diseñar un proyecto de gestión del conocimiento
en las empresas?
La gestión del conocimiento en una organización es una tarea ardua
y compleja, que puede generar desmotivación y abandonos si no se hace
desde el primer momento de una manera práctica y verdaderamente útil
para la empresa que se inicia en su aplicación. La organización
cuenta con una gran cantidad de información, pero hay dificultades para
que las personas que la necesitan la utilicen para tomar decisiones.
¿Cómo puede mejorarse la accesibilidad y la capacidad de interpretación
del conocimiento por parte de quienes toman decisiones de la empresa?
De hecho, uno de los mayores problemas de las medianas empresas y de las Pymes
en general, es que desconocen qué y cuánto saben sus empleados,
y cómo puede este conocimiento hacerse explícito. Las ideas de
gestión nacidas en contextos de grandes empresas no son simplemente aplicables
a medianas empresas reduciendo la escala.
Es necesario dotarlas de herramientas de autodiagnóstico sobre sus necesidades
de gestión del conocimiento y de sistemas ajustados a sus peculiaridades
estratégicas, organizativas, humanas y tecnológicas. La empresa,
en su actividad diaria debe generar un ciclo constante de flujos y de nuevos
conocimientos. Su gestión debe encaminarse a descubrir estos conocimientos
y diseminarlos por toda la organización, así como lograr la integración
de todos sus procesos, funciones y sistemas.
La correcta implementación de la gestión del conocimiento en la
empresa debe basarse en la equilibrada combinación de:
1. la generación de una cultura y sensibilización en toda la organización
del valor de los conocimientos y de la tarea de divulgarlos y compartirlos;
2. la definición de una estructura organizativa y funciones que faciliten
la reacción, difusión, y utilización de los conocimientos
válidos para la empresa;
3. la definición de los métodos, procesos y procedimientos que
faciliten la gestión del conocimiento con un enfoque ágil y eficaz;
y
4. la utilización de tecnologías de la información que
permitan el acceso sencillo al conocimiento de la organización y que
promuevan el aprendizaje y la generación de nuevos conocimientos.
Mecanismos de comunicación
La intranet corporativa es una herramienta esencial para la comunicación
en empresas con más de 100 empleados o donde existe una gran dispersión
geográfica.
Ante el paradigma del nuevo trabajador, cuya habilidad para ir ejecutando nuevas
tareas y nuevos trabajos le lleva a experimentar, innovar y romper reglas, subyacen
incógnitas sobre cuáles son los mejores mecanismos para gestionar
estos equipos humanos, cuáles son las necesidades técnicas y tecnológicas
para promover su desarrollo, y cuál ha de ser el entorno de la empresa
cuando su propio capital humano se encuentra reinventándose continuamente.
De ahí la importancia de diseñar una estructura organizativa,
unas estrategias y unos métodos que promuevan el aprendizaje en equipo,
en todos los niveles.
Las empresas, cada vez más, utilizan sistemas capaces de ofrecer una
plataforma que permita generar, gestionar y almacenar la información
más relevante producida dentro de la empresa. En los últimos años
han aparecido diferentes aplicaciones informáticas para la gestión
del conocimiento (fue precursor el programa Lotus Notes). Sin embargo, las tendencias
actuales basan los sistemas de gestión del conocimiento en plataformas
que funcionen con tecnología de Internet.
Los servidores de aplicaciones Web se están volviendo actualmente indispensables
para las instalaciones TI que necesitan presentar diversas aplicaciones de datos
y de funciones completas por Internet, intranet o extranet. Las razones de esta
tendencia son varias. La facilidad de uso del entorno de desarrollo marca la
diferencia entre sistemas lentos y costosos, muy difíciles de desplegar
y mantener, y los que siempre están listos a tiempo y dentro del presupuesto.
Hasta ahora hemos visto las ventajas que obtiene la empresa con la introducción
de una intranet, pero si nos ponemos en el punto de vista de los empleados de
una organización, cabe interrogarse sobre las ventajas que ellos obtienen
al depositar su conocimiento. Ésta es la pregunta clave en todo proceso.
Si el trabajador no encuentra alguna ventaja, difícilmente se implicará
en introducir unidades de conocimiento y, en definitiva, en depositar toda su
experiencia y conocimiento. Por ello, se hace perentorio -y previo a la implementación
de una intranet- incidir en la cultura del empleado, es decir en su forma de
actuar y pensar.
Por Fernando Tezanos Pintos
Mercado
