La globalización, la tecnología móvil, cloud y los cambios demográficos en el lugar de trabajo implican que las organizaciones necesiten replantearse la forma en la que trabajan. Estos cambios, junto al avance cada vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, están afectando a la forma en la que las organizaciones gestionan sus documentos. Por esta razón, es clave contar con una gestión documental que sea efectiva, que no reste tiempo a la actividad principal de cada compañía y que permita mejorar los procesos de toma de decisión dentro de las organizaciones para mejorar su capacidad de respuesta al cliente.
Según un estudio de Coleman Parkes Research encargado por Ricoh, los directivos de empresas tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales. Aun así, según se desprende del estudio, los líderes empresariales no están, a día de hoy, plenamente preparados para la era digital. De hecho, 63% de los mismos asegura encontrarse lejos de poder afrontar la inminente transformación digital, lo que resulta imprescindible puesto que se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo. Se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 302.
Por esta razón, resulta de vital importancia, en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial, disponer de la capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en formato digital como físico. Los líderes empresariales reconocen que en la actualidad existe un valor importante latente en activos de información física. El estudio revela que más de 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas. De hecho, 78% de los directivos europeos afirma que hubieran sido capaces de aprender de la anterior recesión y haber reducido el impacto de la actual si hubieran tenido un mejor acceso a datos históricos.
Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisión, sino también a la productividad y a los resultados financieros de las compañías, puesto que la mayoría de los directivos (67%) reconoce que tarda demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos. Además, 84% de los directivos de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre 5 y 20%.
Por todo ello, la digitalización del archivo físico es una prioridad imperiosa para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas empresas las que antes se han dado cuenta de ello y las que se están moviendo mucho más rápido que las grandes compañías en el camino hacia la transformación digital. Casi dos tercios de las Pyme esperan haber digitalizado todo su pasivo documental en los próximos tres años, mientras que solo 46% de las grandes compañías espera poder llegar a este objetivo.
Esta tendencia global llevó a Ricoh a utilizar una metodología llamada Managed Document Service (MDS) a través de la cual permite hasta un 30% de reducción de costos relacionados con documentos, gastos de gestión sostenible, eliminación de papel, menor consumo eléctrico, reducción del impacto ambiental a través de la baja emisión de CO2, aumento de la productividad de los empleados mediante procesos más eficientes y aumento de la seguridad de información debido a la confidencialidad, integridad y accesibilidad de los datos.
