Muchos de nosotros no planificamos el día lo suficientemente bien. Perdemos valiosas horas cuando atacamos mucho trabajo sin un plan sólido que nos guíe. En épocas de mucho trabajo, cada minuto que ahorremos y cada pequeña ganancia en productividad vale la pena.
Planificar el día antes
El día laboral perfecto empieza, en realidad, el día anterior. Planificar el día antes permite enflacar el grueso de la rutina de trabajo. Sentarse en el escritorio sin tener que ponerse a pensar en decisiones complicadas como con qué tarea comenzar, qué datos o herramientas necesitamos, qué mail nos falta contestar. Puede ser algo tan sencillo como planificar y preparar, en diez minutos, las tres tareas prioritarias. Así nos aseguramos tener cubierta al menos la parte más importante del trabajo.
Atacar el proyecto más difícil primero
¿Por qué es recomendable empezar el día con el trabajo más duro? Porque es el momento del día en el que tenemos más energía y motivación para trabajar. Encarar el proyecto más difícil cuando ya pasamos la mitad de la jornada laboral es garantía de hacerlo en un estado bastante distante del estado óptimo. Elegir bien qué hacer en qué momento puede hacernos ganar la mitad de la batalla contra un día difícil.
Saber cuando tomar un descanso
Es de conocimiento común que extralimitarse en el trabajo tiene sus consecuencias. Es un error sostener el mito que es lo mismo trabajar cuatro horas con pausas e intermedios es lo mismo que trabajar dos y media de corrido. Incluso se cree que es mejor hacer todo rápido porque permite terminar antes y comenzar un nuevo proyecto. Esto no sólo no es cierto sino que es perjudicial en el largo aliento. Para mantener la productividad en el largo plazo y tener días de trabajo que no nos dejen exhaustos es recomendable seguir una pequeña regla: cada una hora de trabajo tomarse 20 minutos de descanso. Fácil de poner a prueba con alguna aplicación como DeskTime. Tomen el tiempo con y sin descansos durante una semana y chequeen si realmente son más productivos y están menos cansados.
¡Hacer una evaluación!
Incluso el schedule o programa más perfecto puede fallar o no funcionar tan bien como creemos. Para lograr mejorar la calidad del trabajo diario es imprescindible incluir un sistema de feedback a nuestras tareas diarias. ¿Cuál es el sentido de una organización aparentemente perfecta si no funciona? Con una o dos veces el mes es suficiente para hacer correr un protocolo de evaluación y ver en qué áreas podemos mejorar.
Rigurosidad con el fin del horario laboral
Todos escuchamos alguna vez al empleado que se jacta de haber trabajado doce o más horas de corrido. Como si fuera meritorio de una medalla de honor o lealtad. Pero se sabe que las horas frente al escritorio no se traducen directamente a más o mejor productividad ni a más o mejor calidad laboral. Para poder salir contento de la oficina todos los días, es necesario hacer lo posible para apegarse al horario de salida. Es una excelente manera de acostumbrarse a ser productivo durante la jornada y tener todo listo para el momento de retirarse del lugar de trabajo.
