La digitalización documental está transformando los esquemas tradicionales empresariales en modelos digitales y sostenibles. Estas capacidades, años atrás, se consideraban prácticas recomendadas; hoy imperan como una necesidad empresarial, tanto para la experiencia del cliente (CX) como para la del empleado (EX).
Más de un año de pandemia ha dejado claro que los esquemas empresariales tradicionales llegaron a su fin. Algunas de las herramientas claves que supone este 2021 para optimizar los negocios y sus procesos son los documentos digitales, que permiten el uso compartido de archivos, firmas electrónicas y almacenamiento de información en la nube. Según The Economist, las organizaciones que en el presente año no inviertan por lo menos 10% en nuevas tecnologías, desaparecerán.
Para aterrizar la importancia de estas soluciones, Adobe encargó a Forrester Consulting a realizar el estudio: “Liderazgo de pensamiento”, en el que tomadores de decisiones TI y empresariales -a cargo del procesamiento de documentos en sus organizaciones- fueron encuestados.
Muchas empresas han tenido que adaptarse a la aceleración digital, ya sea de manera forzada o planificada. Eso impulsa a las compañías tecnológicas del mundo a crear estrategias que motiven a otros a promover la reactivación económica, consolidar la movilidad empresarial, simplificar operaciones y apostar por un servicio al cliente óptimo.
En efecto, el 47 % de las organizaciones que utilizan exclusivamente procesos de documentos digitales, según el estudio, afirman que estas soluciones les permiten a sus empresas buscar oportunidades y obtener nuevos clientes durante la pandemia.
Al respecto, Darío Llorente, Head of Latam Channel Sales Adobe, comenta: “Estamos fortaleciendo herramientas diseñadas para optimizar la fuerza laboral remota y las operaciones de los negocios, como Adobe Document Cloud, que gracias a su nube de última generación es capaz de almacenar todo tipo de información y de gestionar los documentos digitales desde cualquier lugar y dispositivo 24/7’’.
Los documentos digitales que traen consigo las firmas electrónicas han agilizado los procesos empresariales, porque las organizaciones se han visto obligadas a ofrecer y facilitar el acceso a soluciones ágiles y sencillas, que posibiliten aceptar cualquier documento de forma electrónica a los usuarios, clientes y socios. De hecho, el 60% de los encuestados afirmó que las firmas electrónicas son fundamentales para apoyar la recuperación empresarial de su organización.
Según el estudio, “en comparación con otras iniciativas de transformación digital, la digitalización de los flujos de trabajo de documentos no necesariamente estaba situada en la parte superior de la lista de prioridades. Sin embargo, la pandemia ha cambiado la forma en que los tomadores de decisiones ven estas herramientas. Tradicionalmente se han visto los flujos de trabajo digitales como herramientas operativas con el beneficio principal de reducir los costos de impresión y almacenamiento, y ahora los consideran imperativos estratégicos para mantener el negocio en movimiento “.
Mejor desempeño
Además, las empresas que no cuentan con procesos de documentos digitales tienen diez veces más clientes en riesgo y hasta dos veces más ingresos en peligro. Así, mientras más se utilizan los procesos de documentos digitales, más ágiles y flexibles son los negocios para continuar prestando servicio a sus clientes.
El estudio también revela que los responsables de la toma de decisiones ven cada vez más los procesos de documentos digitales como facilitadores de una buena CX y EX, e indica que “el 40% de los encuestados dice que vinculan una mayor satisfacción del cliente y una mayor productividad de los empleados durante la pandemia con los procesos de documentos digitales, un valor superior al 28 % antes de la emergencia sanitaria “.
La nueva realidad ha demostrado que el incremento en el volumen de los datos, en comparación con el año anterior es significativo. Así, se hace cada vez más importante que los empleados y clientes compartan, revisen, firmen y almacenen documentos digitales de forma virtual, sin necesidad de tener copias impresas y protegiendo los contenidos de forma segura en un lugar simplificado y accesible.
Así las cosas, “en mayo, en asociación con Forrester, realizaremos un webinar exclusivo para todos los países de Suramérica y Centroamérica, en el que revelaremos las cifras más interesantes de este estudio y explicaremos que, a pesar de la incertidumbre económica mundial, sin duda, la expansión de los procesos de documentos digitales continuará. De hecho, uno de cada dos encuestados afirma que su organización tiene planificado implementar o ampliar el uso de estas soluciones en los próximos 12 meses y aumentar el gasto en 55%’’, concluye Llorente de Adobe.
