Será cada vez más digital el ingreso de colaboradores

Hay un nuevo impacto que remite no sólo a las nuevas formas de hacer, sino también en cómo este contexto se ha convertido en la oportunidad para repensar algunos procesos internos de las empresas, como lo es el “onboarding”, conocido proceso de inducción de los colaboradores.

29 marzo, 2023

Por Luis Garay (*?

El onboarding es lo que entendemos como inducción. El proceso de admisión o ingreso a una organización. Se trata, por tanto, de la práctica por la cual se busca facilitar, acelerar y hacer más efectiva la incorporación de un empleado a una empresa o institución.
Esto comienza en el momento en que se realiza la entrevista laboral, mientras que dura como mínimo 90 días posteriores al ingreso al puesto de trabajo. De acuerdo a la consultora Gertner, se toma como fin el momento en que el empleado ya es productivo para la empresa.
Antes del covid, había ya una necesidad explícita de las áreas de Recursos Humanos, para modificar y hacer más efectivo a la vez que menos costoso, ese proceso inicial de ingreso.
Lo cierto es que el colaborador debía trasladarse hasta el lugar de trabajo, antes de su ingreso efectivo, para leer y firmar una gran cantidad de documentos, elementales para el comienzo de su relación laboral. Entre ellos, el contrato de trabajo, la ART, Seguro de vida, los beneficios, la especificaciónd el salario, etc.
Se trata de una, por ello, de tarea pesada por el tiempo que requiere, además de tener que acudir a la empresa, incluso en casos donde la labor puntual se realiza a distancia. Además, consumiendo una cantidad de papel que va en contra de las recomendaciones en materia ambiental.

Después de la pandemia

Tal como sucedió en otros tantos casos, la pandemia hizo acelerar un proceso que, lentamente, estaba comenzando a verse: la utilización de softwares de recursos humanos para llevar a cabo todas estas tareas, en forma digital y sin que se requiera estar físicamente en el mismo espacio.
Debido a eso, el empleado puede hallar, en su PC, Notebook o celular, todo ese cúmulo de información en una misma plataforma. Sumado a eso, la posibilidad de rubricar cada uno de los documentos digitalmente, lo que le otorga, a partir de la ley 25.506, validez jurídica, iguual que si fuera una firma hológrafa.
Esta opción, más allá de los tiempos y la economía de recursos, permite mayor seguridad e integridad de los documentos, dado que el contenido del documento electrónico firmado con firma digital no puede ser alterado. Por ello, se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante. A su vez, se limita fuertemente la cantidad de potenciales errores que se producen al hacer una carga manual de los documentos.

Trabajo remoto y presencial

El onboarding digital, más allá de todo lo menconado, es la única alternativa posible para la constitución de una relación de trabajo remota. Esto se ve, especialmente, cuando el colaborador se encuentra en otro país o continente que la empresa, algo que viene ocurriendo de manera cada vez más frecuente.
Mirado desde la compañia, el onboarding digital ha logrado agilizar y a la vez hacer más eficiente una cadena de procesos, dentro del área de Recursos Humanos, que previamente requerían de diferentes formatos de trabajo y la dificultad posterior para integrarlos.
Por ejemplo, había diferentes formatos de recepción del CV, que podía llegar en papel, a través de la web de la empresa u otros portales para tal fin. Luego, en algunos casos se hacía el ingreso manual de cada uno de los CV (en papel o digital). Y, más adelante, había que generar un legajo electrónico.

Una mayor integración

En ese sentido, el gran aporte que introdujeron las plataformas de onboarding digital (y de Recursos Humanos, más en general) es la posibilidad de que todo ello sea parte de una cadena de procesos integrados en un mismo espacio.
Mirado en forma más amplia, la digitalización de las áreas de Recursos Humanos brinda una perspectiva global de todo el sector. Al estar todo en una misma plataforma, se elimina el problema de tener que unificar diferentes islotes y se pueden convalidar los resultados del seguimiento.
Para cerrar, al igual que en muchas áreas de la economía y el empleo, la pandemia ha venido a acelerar y transformar, digitalmente, procesos ya antes emergentes que en hoy en día, y más aún en los próximos años, serán el estándar para potencial el mundo del trabajo.
(*) Ingeniero en Sistemas y Gerente Comercial de Nucleus

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