El email, convertido en un problema
De modo de comunicación pasó a ser una tarea más. Mirar la casilla, detectar cuáles entre los muchos que llegan, tiene alguna importancia para nosotros. Contestarlos y aguardar contestación. Mantener la casilla prolija es una tarea que demanda su buen tiempo todos los días. Ya sugieren reemplazos.
<p>Ya son unas cuantas las empresas que poco a poco se van alejando del email como la forma primaria de comunicarse dentro de la compañía. <br />
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La facilidad que existe hoy para rastrear un email se está convirtiendo en un factor de disuasión. Hay pruebas que sugieren que en una era de mucha regulación, los bancos están evitando el email y lo reemplazan con formas menos rastreables de comunicación, como notas escritas a mano. <br />
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En muchos casos, el email se empieza a ver como ineficiente. “Creemos que es improductivo, hay que buscar entre muchos títulos y a veces las cosas se pierden”, dice Leerom Segal, presidente y CEO de Klick, una compañía canadiense de marketing digital. “No hay forma de mostrar prioridades y se supone que el más importante es el que está arriba de todo. My socio se frustró tanto con el email que hace 14 años comenzó a crear mejores herramientas para manejar el flujo de trabajo”. <br />
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Klick,que ahora tiene más de 200 empleados, ahora usa email sólo para comunicarse con clientes externos. Internamente todos los mensajes van a través de Genome, un sistema diseñado por ellos mismos que permite a los usuarios vigilar las tareas en curso. El programa funciona tan bien que Klick está recibiendo ahora pedidos de clientes interesados en instalar el sistema en sus propias oficinas. La compañía tiene 10 empleados trabajando a tiempo completo en el desarrollo de la red. <br />
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Otras empresas han elegido herramientas de redes sociales como Yammer para reemplazar algunas de las funciones del email. For example, Capgemini, la compañía de servicios de IT, dice que ha reducido en 40% su tráfico interno de emails en los últimos 18 meses, desde que empezaron a usar Yammer. El atractivo de la red social es que pone a la gente en control de la información que ve. En lugar de que el material llene la casilla sin que uno lo haya pedido, los empleados pueden suscribirse a sólo los trupos sociales y tópicos que les interesan, y leer la información en el momento que eligen. <br />
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Otras empresass, si bien no necesariamente están pensando en reemplazar el email, están buscando formas de disminuir su uso. Intel, por ejemplo, tiene una política de “no email los viernes”: esos días la gente tiene que solucionar sus problemas por teléfono o cara a cara. <br />
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Ciertamente, el email se ha convertido en símbolo de estrés para los empleados, según un trabajo publicado este año por Organisation Science, una publicación especializada en management. <br />
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“Casi todas las empresas luchan con sobrecarga de emails,” dice Monica Seeley, autora de Brilliant Email. “Pierden hasta 20 días por persona por año y lo manejan como pueden.” <br />
Ella da los siguientes consejos para manejar los emails que nos llegan a diario:<br />
● Apartar 10 a 15 minutos todos los dìas para emprolijar la casilla.<br />
● Ponerslos en carpetas para manejarlos más fácilmente. <br />
● Todo lo que tenga más semanas de antigüedad debería ir a una carpeta “Mails viejos”. Si tiene tiempo, subdivida esto una vez más, por ejemplo, una por cada año. Cuando tenga tiempo, limpie de malezas de las subcarpetas, borrando copias múltiples de correos. <br />
● Reduzca por lo menos 20% el número de personas que incluye en las cajas ‘To’ y ‘Cc’ . Si usted manda pocos email reducirá el número de los que recibe. <br />
Si usted decide buscar alternativas al email, podrá crear su propio sistema o usar uno de los sitios de microblogging o redes sociales. Uno de los más populares es Yammer, que el año pasado tuvo 3 millones de usuarios en 80.000 empresas.</p>
<p>Seeley dice que la mayoría de la gente recibe más de 100 mails por día y siente la presión de contesntarlos rápidamente. Hay estudios que muestran que la cuarta parte de la gente espera respuestas a sus emails en el transcurso de la primera hora, con una tercera parte que espera respuesta dentro de las dos horas siguientes al envío. Es imposible satisfacer esas demandas. <br />
“Vivimos en una sociedad de gratificación instantánea donde esperamos la respuesta inmediatamente. La gente siente que constantemente tiene que estar revisando su casilla”, agrega. <br />
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