El email, convertido en un problema

De modo de comunicación pasó a ser una tarea más. Mirar la casilla, detectar cuáles entre los muchos que llegan, tiene alguna importancia para nosotros. Contestarlos y aguardar contestación. Mantener la casilla prolija es una tarea que demanda su buen tiempo todos los días. Ya sugieren reemplazos.

20 diciembre, 2011

<p>Ya son unas cuantas las empresas que poco a poco se van alejando del email como la forma primaria de comunicarse dentro de la compa&ntilde;&iacute;a. <br />
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La facilidad que existe hoy para rastrear un email se est&aacute; convirtiendo en un factor de disuasi&oacute;n. Hay pruebas que sugieren que en una era de mucha regulaci&oacute;n, los bancos est&aacute;n evitando el email y lo reemplazan con formas menos rastreables de comunicaci&oacute;n, como notas escritas a mano. <br />
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En muchos casos, el email se empieza a ver como ineficiente. &ldquo;Creemos que es improductivo, hay que buscar entre muchos t&iacute;tulos y a veces las cosas se pierden&rdquo;, dice Leerom Segal, presidente y CEO de Klick, una compa&ntilde;&iacute;a canadiense de marketing digital. &ldquo;No hay forma de mostrar prioridades y se supone que el m&aacute;s importante es el que est&aacute; arriba de todo. My socio se frustr&oacute; tanto con el email que hace 14 a&ntilde;os comenz&oacute; a crear mejores herramientas para manejar el flujo de trabajo&rdquo;. <br />
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Klick,que ahora tiene m&aacute;s de 200 empleados, ahora usa email s&oacute;lo para comunicarse con clientes externos. Internamente todos los mensajes van a trav&eacute;s de Genome, un sistema dise&ntilde;ado por ellos mismos que permite a los usuarios vigilar las tareas en curso. El programa funciona tan bien que Klick est&aacute; recibiendo ahora pedidos de clientes interesados en instalar el sistema en sus propias oficinas. La compa&ntilde;&iacute;a tiene 10 empleados trabajando a tiempo completo en el desarrollo de la red. <br />
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Otras empresas han elegido herramientas de redes sociales como Yammer para reemplazar algunas de las funciones del email. For example, Capgemini, la compa&ntilde;&iacute;a de servicios de IT, dice que ha reducido en 40% su tr&aacute;fico interno de emails en los &uacute;ltimos 18 meses, desde que empezaron a usar Yammer. El atractivo de la red social es que pone a la gente en control de la informaci&oacute;n que ve. En lugar de que el material llene la casilla sin que uno lo haya pedido, los empleados pueden suscribirse a s&oacute;lo los trupos sociales y t&oacute;picos que les interesan, y leer la informaci&oacute;n en el momento que eligen. <br />
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Otras empresass, si bien no necesariamente est&aacute;n pensando en reemplazar el email, est&aacute;n buscando formas de disminuir su uso. Intel, por ejemplo, tiene una pol&iacute;tica de &ldquo;no email los viernes&rdquo;: esos d&iacute;as la gente tiene que solucionar sus problemas por tel&eacute;fono o cara a cara. <br />
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Ciertamente, el email se ha convertido en s&iacute;mbolo de estr&eacute;s para los empleados, seg&uacute;n un trabajo publicado este a&ntilde;o por Organisation Science, una publicaci&oacute;n especializada en management. <br />
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&ldquo;Casi todas las empresas luchan con sobrecarga de emails,&rdquo; dice Monica Seeley, autora de Brilliant Email. &ldquo;Pierden hasta 20 d&iacute;as por persona por a&ntilde;o y lo manejan como pueden.&rdquo; <br />
Ella da los siguientes consejos para manejar los emails que nos llegan a diario:<br />
&#9679; Apartar 10 a 15 minutos todos los d&igrave;as para emprolijar la casilla.<br />
&#9679; Ponerslos en carpetas para manejarlos m&aacute;s f&aacute;cilmente. <br />
&#9679; Todo lo que tenga m&aacute;s semanas de antig&uuml;edad deber&iacute;a ir a una carpeta &ldquo;Mails viejos&rdquo;. Si tiene tiempo, subdivida esto una vez m&aacute;s, por ejemplo, una por cada a&ntilde;o. Cuando tenga tiempo, limpie de malezas de las subcarpetas, borrando copias m&uacute;ltiples de correos. <br />
&#9679; Reduzca por lo menos 20% el n&uacute;mero de personas que incluye en las cajas &lsquo;To&rsquo; y &lsquo;Cc&rsquo; . Si usted manda pocos email reducir&aacute; el n&uacute;mero de los que recibe. <br />
Si usted decide buscar alternativas al email, podr&aacute; crear su propio sistema o usar uno de los sitios de microblogging o redes sociales. Uno de los m&aacute;s populares es Yammer, que el a&ntilde;o pasado tuvo 3 millones de usuarios en 80.000 empresas.</p>
<p>Seeley dice que la mayor&iacute;a de la gente recibe m&aacute;s de 100 mails por d&iacute;a y siente la presi&oacute;n de contesntarlos r&aacute;pidamente. Hay estudios que muestran que la cuarta parte de la gente espera respuestas a sus emails en el transcurso de la primera hora, con una tercera parte que espera respuesta dentro de las dos horas siguientes al env&iacute;o. Es imposible satisfacer esas demandas. <br />
&ldquo;Vivimos en una sociedad de gratificaci&oacute;n instant&aacute;nea donde esperamos la respuesta inmediatamente. La gente siente que constantemente tiene que estar revisando su casilla&rdquo;, agrega. <br />
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