Hace unos meses, el departamento de compras de la filial argentina de Bimbo consiguió reducir 27% el precio que habitualmente pagaba por los exhibidores de sus productos. La rebaja no se obtuvo, esta vez, gracias a la capacidad de negociación de empresa sino a la gestión de ExpertoComprador, un servicio on line de subasta inversa enfocado al mercado de insumos industriales.
A diferencia de las habituales subastas donde los participantes deben aumentar el valor para quedarse con el producto rematado, este mecanismo permite a los proveedores competir en tiempo real para ofrecer el menor precio de los bienes o servicios solicitados por una empresa.
La consultora Levin, creadora del servicio, realiza alrededor de cinco subastas inversas por mes con pedidos de compra que pueden alcanzar los US$ 4 millones. La rebaja promedio de costos con respecto al precio base durante el último semestre fue de 24,4% con una reducción máxima de 65%.
Si bien se puede subastar la compra de productos tan variados como el azúcar, cajas de cartón o drogas medicinales, Norberto Levin, presidente de la firma, aclara que no todo es subastable. “El bien que se quiere adquirir, o el servicio a contratar, debe ser muy específico”, afirma.
Según Levin, más allá de lo rentable del servicio, Experto Comprador es una herramienta muy valorada por las empresas porque, ante una situación económica recesiva, logra bajar sus costos. Sin embargo, el ejecutivo confiesa que el servicio de Experto Comprador ha experimentado una aceptación diferenciada dentro de la estructura de la organización del cliente. A nivel gerencial la respuesta es, desde un principio, entusiasta. Por el contrario, en el sector de compras siempre aparece una desconfianza inicial por la novedad del sistema y los temores de un posible cambio de proveedor.
Este es uno de los motivos por los cuales la consultora acostumbra a firmar un contrato de confidencialidad con las compañías. “Las transacciones del sector de compras son una información sensible para las empresas”, asegura Levin. “Nadie quiere revelar las condiciones comerciales que se pactan con los proveedores”.
El proceso off line
La gestión de Experto Comprador involucra una secuencia de pasos off line que, finalmente, terminan en la subasta por Internet donde se encuentra la oferta y la demanda. La primera etapa consiste en la selección de los proveedores que puedan cumplir con las especificaciones técnicas del producto solicitado y aceptar las condiciones comerciales de la operación. “A los habituales proveedores -que ya están homologados- se suma una serie de empresas alternativas que, después de una serie de filtros, coincide con el perfil requerido por el cliente”, explica Levin.
Los proveedores seleccionados reciben el software expert ware que les permite enviar sus cotizaciones por Internet. Luego de capacitarlos en el uso del servicio, se coordina fecha y hora y, a través de un password, se los habilita para participar del proceso a través del sitio www.expertocompra dor.com
Durante los 30 minutos que dura la subasta, el cliente individualiza en pantalla a cada uno de los oferentes -identificados con un color- y puede seguir de cerca la puja de precios. Por su parte, el proveedor, que participa y presencia on line la cotización de su competencia, no conoce la identidad de los participantes.
Para garantizar la efectividad del sistema, los proveedores firman un contrato con Levin en el que se comprometen a mantener el último precio de la cotización on line. “Por eso, les recomendamos que evalúen su propia estructura de costos para decidir con criterio la oferta que están dispuestos a realizar”, considera Levin. “Si se presentan precios ridículamente bajos la subasta pierde sentido”.
Asimismo, el cliente asume la responsabilidad de concretar la compra de los productos sin modificar las condiciones iniciales. “Si bien pueden elegir entre los distintos oferentes, no hay posibilidad de negociar el precio ni cambiar condiciones que impacten en el valor del producto o servicio”, explica el titular de la consultora.
Los proveedores no deben pagar ningún arancel para poder participar. El cliente, por su parte, le presenta a Levin el precio de la última factura pagada por el producto a cotizar y si a través de ExpertoComprador obtiene cualquier descuento mayor a 5% debe abonar un porcentaje fijo -2,5- en concepto de comisión. Si el descuento va de 0,1 a 5% se prorratea el ahorro, y si no se obtienen rebajas, la empresa compradora utiliza el servicio sin cargo.
El caso Bimbo
La subasta de Bimbo involucró la adquisición de más de 3.000 exhibidores de productos destinados a los puntos de venta minorista. En este caso, participaron 17 proveedores y el elegido fue la empresa Cadeal, que presentó una oferta 27% menor a la del precio base.
Según Diego Belaus, gerente corporativo de compras de Bimbo, Experto Comprador le permitió descubrir a Internet como una herramienta novedosa que agrega inteligencia a la negociación. “A diferencia del proceso de negociación tradicional cara a cara, el servicio on line de Levin permite que varios oferentes se encuentren en tiempo real en una especie de escenario virtual de competencia perfecta donde el precio lo decide el mercado”.
Para el ejecutivo de la panificadora de origen mexicano, la subasta inversa le permitió conocer nuevos proveedores, conseguir considerables reducciones de costos y tercerizar una serie de actividades del proceso de compra que se desviaban del core business de la empresa.
Oportunamente, la empresa había decidido que la subasta no fuese vinculante -Bimbo no se comprometía a cerrar la operación con el proveedor que presentase la mejor cotización- pero, al finalizar el remate, consideraron siete ofertas que proponían reducciones superiores a 20%.
“Una vez que identificamos a los más competitivos hicimos una evaluación de la calidad y del servicio que nosotros pretendíamos”, destaca Belaus, quien destaca que el cambio de proveedor siempre implica un gran riesgo. “Por eso, más allá de la subasta, es importante la selección previa y las consideraciones posteriores que nosotros pautamos.”
En esa instancia, se evaluaron los plazos de pago y toda una serie de valores que están más allá de la simple transacción. “Finalmente -cuenta Belaus- decidimos contratar a Cadeal que había sido, coincidentemente, el que había propuesto el precio más bajo”.
Daniel Abbruzzesse, socio de Cadeal, la empresa ganadora, asegura que uno de los mayores beneficios para los proveedores es la posibilidad de acceder a nuevas ventas. “En el proceso tradicional, cuando se entrega un presupuesto alto, muchas veces se descarta la posibilidad de negociarlo”, considera Abbruzzesse. “Con Experto Comprador tenemos la oportunidad de alcanzar la oferta más competitiva”.