Interrupciones en el trabajo

La agenda del ejecutivo abunda en objetivos y plazos. La utopía es cumplir con todo gracias a un plan maestro que aprendió en los cursos de time management.

14 febrero, 2007

Quién dijo que las utopías han muerto. Los ejecutivos tienen una: dominar el tiempo para poder seguir en competencia. Y también para gozar de las mieles de la eficiencia.

Los gerentes de hoy hacen cursos de time management, autoevalúan su jornada y elaboran cronogramas impecables de acuerdo con las lecciones aprendidas.

Pero llegado el lunes, la organización apenas puede sobrevivir a la primera hora de la jornada laboral: decenas de acontecimientos fuera de programación arrasan con las mejores intenciones de una administración eficaz del tiempo.

En mayor o menor medida, la queja es común a la mayoría de los ejecutivos. En un sondeo realizado por MERCADO Córdoba, sin ninguna pretensión científica, 90 gerentes respondieron afirmativamente.

Cada uno de ellos declara, en promedio, 25 interrupciones telefónicas, 15 llamadas personales y cuatro fallas técnicas que alteran los planes para la jornada.

Los observadores con experiencia internacional afirman, por otra parte, que el fenómeno tiene su color local.

El contacto personal es una práctica arraigada en el medio local, pero considerada excesiva desde el punto de vista de los estadounidenses, por ejemplo.

“La cuestión de la cultura es muy importante. En general, aquí no está bien visto decir que no”, explica Mario González, titular de la firma GFW Tack, dedicada a la capacitación gerencial.

Claro que estar organizado no sólo trae conflictos por decir que no. También puede compararse con nadar en contra de una correntada difícil de remontar.

Organizarse subjetivamente es lo más novedoso en time managment. Lo esencial es determinar personalmente qué es lo importante y qué es lo urgente, dicen los especialistas.
A partir de ahí se deberán estructurar las actividades de acuerdo con su categoría. Y permitir, o no, cada interrupción.

Después vienen las técnicas operativas con un engranaje clave: la secretaria o asistente, que actúa como filtro de llamadas y barricada de interrupciones personales.

Las llamadas telefónicas son seguramente las interrupciones que encabezan el ranking, pero las visitas inoportunas o no programadas aunque menos numerosas ejercen una mayor presión.

Obviamente, la secretaria o asistente es la mano derecha para armar la agenda de acuerdo con las demandas. También deberá conocer bien el funcionamiento de la empresa para derivar cada asunto a las personas indicadas.

Y la tecnología hace un aporte nada desdeñable. Contestadores automáticos e identificadores de llamadas suelen ser utilizados para prevenir el acoso telefónico.

Internet es todo un avance en la materia, aunque la masificación de la red puede estar creando una bola de nieve. Aún así, el e-mail exhibe la ventaja de que puede ser atendido o derivado a conveniencia.

Aunque permitir interrupciones muchas veces tiene que ver con el estilo personal de cada gerente, la cultura de la empresa también juega un papel fundamental en esto.

Todavía a las puertas del siglo XXI la utopía de un día sin interrupciones y eficiente trabajo debe declararse muerta. La agenda con unos renglones en blanco para imprevistos, una buena secretaria y mucha paciencia darán más resultados.

Quién dijo que las utopías han muerto. Los ejecutivos tienen una: dominar el tiempo para poder seguir en competencia. Y también para gozar de las mieles de la eficiencia.

Los gerentes de hoy hacen cursos de time management, autoevalúan su jornada y elaboran cronogramas impecables de acuerdo con las lecciones aprendidas.

Pero llegado el lunes, la organización apenas puede sobrevivir a la primera hora de la jornada laboral: decenas de acontecimientos fuera de programación arrasan con las mejores intenciones de una administración eficaz del tiempo.

En mayor o menor medida, la queja es común a la mayoría de los ejecutivos. En un sondeo realizado por MERCADO Córdoba, sin ninguna pretensión científica, 90 gerentes respondieron afirmativamente.

Cada uno de ellos declara, en promedio, 25 interrupciones telefónicas, 15 llamadas personales y cuatro fallas técnicas que alteran los planes para la jornada.

Los observadores con experiencia internacional afirman, por otra parte, que el fenómeno tiene su color local.

El contacto personal es una práctica arraigada en el medio local, pero considerada excesiva desde el punto de vista de los estadounidenses, por ejemplo.

“La cuestión de la cultura es muy importante. En general, aquí no está bien visto decir que no”, explica Mario González, titular de la firma GFW Tack, dedicada a la capacitación gerencial.

Claro que estar organizado no sólo trae conflictos por decir que no. También puede compararse con nadar en contra de una correntada difícil de remontar.

Organizarse subjetivamente es lo más novedoso en time managment. Lo esencial es determinar personalmente qué es lo importante y qué es lo urgente, dicen los especialistas.
A partir de ahí se deberán estructurar las actividades de acuerdo con su categoría. Y permitir, o no, cada interrupción.

Después vienen las técnicas operativas con un engranaje clave: la secretaria o asistente, que actúa como filtro de llamadas y barricada de interrupciones personales.

Las llamadas telefónicas son seguramente las interrupciones que encabezan el ranking, pero las visitas inoportunas o no programadas aunque menos numerosas ejercen una mayor presión.

Obviamente, la secretaria o asistente es la mano derecha para armar la agenda de acuerdo con las demandas. También deberá conocer bien el funcionamiento de la empresa para derivar cada asunto a las personas indicadas.

Y la tecnología hace un aporte nada desdeñable. Contestadores automáticos e identificadores de llamadas suelen ser utilizados para prevenir el acoso telefónico.

Internet es todo un avance en la materia, aunque la masificación de la red puede estar creando una bola de nieve. Aún así, el e-mail exhibe la ventaja de que puede ser atendido o derivado a conveniencia.

Aunque permitir interrupciones muchas veces tiene que ver con el estilo personal de cada gerente, la cultura de la empresa también juega un papel fundamental en esto.

Todavía a las puertas del siglo XXI la utopía de un día sin interrupciones y eficiente trabajo debe declararse muerta. La agenda con unos renglones en blanco para imprevistos, una buena secretaria y mucha paciencia darán más resultados.

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