Gerenciamiento del cambio y comunicación

Los cuatro elementos para una buena comunicación:

1. El individuo que envía el mensaje debe presentarlo en forma clara y
detallada. Debe, además, irradiar honestidad y autenticidad.
2. La persona que recibe el mensaje debe decidir escuchar, hacer preguntas aclaratorias
y confiar en el emisor del mensaje.
3. El método de entrega elegido debe adecuarse a las circunstancias y las
necesidades de emisor y receptor.
4. El contenido del mensaje debe conectar, en algún punto, con las creencias
previas del receptor.

Los profesionales del gerenciamiento del cambio han aportado una lista de sugerencias
sobre cómo comunicar bien durante cualquier tipo de cambio organizacional.

Recomendaciones sobre comunicación para un eficaz gerenciamiento del
cambio

Desarrolle un plan escrito de comunicación para asegurarse de que todo
lo que se enumera a continuación ocurra dentro del proceso.

· Comunique consistentemente, frecuentemente y a través de múltiples
canales: en forma oral, por escrito, por video, con capacitación, en grupos
focalizados, en carteleras de información, por Intranet. De todas esas
maneras y más, hable del cambio.
· Comunique todo lo que se sabe sobre cambios en cuanto la información
esté disponible. (Aclare que como su prioridad es la comunicación
instantánea, algunos detalles pueden cambiar más adelante. Dígale
a la gente que la otra opción es retener toda comunicación hasta
no tener absoluta certeza sobre las decisiones, y que eso es desastroso para un
buen gerenciamiento del cambio.
· Conceda a la gente mucho tiempo para hacer preguntas, pedir clarificación
y aportar sugerencias. Esto es fundamental. Es poco práctico que el líder
presente cambios a un grupo de personas y luego se retire sin escuchar a nadie.

· Comunique con claridad la visión, misión y objetivos del
esfuerzo de cambio. Ayude a la gente a comprender cómo esos cambios van
a afectarla en forma personal. (Si usted no ayuda en este proceso, sacarán
sus propias conclusiones, que generalmente serán más negativas que
la verdad.)
· Reconozca que la verdadera comunicación es una “conversación”.
Es de doble vía y de allí puede derivar una verdadera discusión.
No puede ser una simple presentación.
· Los líderes del cambio, o auspiciantes, deben hacerse tiempo para
conversar de uno a uno o en pequeños grupos con la gente que se supone
tendrán que hacer los cambios.
· Comunique las razones de los cambios de modo que la gente comprenda el
contexto, el propósito y la necesidad. Se trata de crear un marco teórico
para sostener el cambio.
· Conteste preguntas sólo si conoce la respuesta. Los líderes
destruyen su credibilidad cuando dan información incorrecta o parecen tropezar
o corregirse. Es mucho mejor decir que no sabe y que procurará averiguar.

· Los líderes deben escuchar. Evite ponerse a la defensiva, dar
excusas y responder a la ligera. Actúe con criterio.
· Organice talleres interactivos y foros donde todos los empleados puedan
explorar los cambios juntos y aprender más. Use la capacitación
como una forma de comunicación interactiva y como una oportunidad para
que la gente explore nuevas conductas e ideas sobre el gerenciamiento del cambio.
Todos los niveles de la organización deben participar en las mismas sesiones.
· La comunicación debe ser proactiva. Si entra en acción
la maquinaria del rumor, es que la organización tardó demasiado
en comunicar.
· Dé oportunidades para que la gente haga sus propias conexiones
entre sí, tanto formal como informalmente, para que comparta ideas sobre
el cambio y el gerenciamiento del cambio.
· Revise públicamente las mediciones vigentes para hacer una tabla
con los la evolución de los progresos.
· Haga públicas y notorias as recompensas y reconocimiento por logros
positivos.

Los cuatro elementos para una buena comunicación:

1. El individuo que envía el mensaje debe presentarlo en forma clara y
detallada. Debe, además, irradiar honestidad y autenticidad.
2. La persona que recibe el mensaje debe decidir escuchar, hacer preguntas aclaratorias
y confiar en el emisor del mensaje.
3. El método de entrega elegido debe adecuarse a las circunstancias y las
necesidades de emisor y receptor.
4. El contenido del mensaje debe conectar, en algún punto, con las creencias
previas del receptor.

Los profesionales del gerenciamiento del cambio han aportado una lista de sugerencias
sobre cómo comunicar bien durante cualquier tipo de cambio organizacional.

Recomendaciones sobre comunicación para un eficaz gerenciamiento del
cambio

Desarrolle un plan escrito de comunicación para asegurarse de que todo
lo que se enumera a continuación ocurra dentro del proceso.

· Comunique consistentemente, frecuentemente y a través de múltiples
canales: en forma oral, por escrito, por video, con capacitación, en grupos
focalizados, en carteleras de información, por Intranet. De todas esas
maneras y más, hable del cambio.
· Comunique todo lo que se sabe sobre cambios en cuanto la información
esté disponible. (Aclare que como su prioridad es la comunicación
instantánea, algunos detalles pueden cambiar más adelante. Dígale
a la gente que la otra opción es retener toda comunicación hasta
no tener absoluta certeza sobre las decisiones, y que eso es desastroso para un
buen gerenciamiento del cambio.
· Conceda a la gente mucho tiempo para hacer preguntas, pedir clarificación
y aportar sugerencias. Esto es fundamental. Es poco práctico que el líder
presente cambios a un grupo de personas y luego se retire sin escuchar a nadie.

· Comunique con claridad la visión, misión y objetivos del
esfuerzo de cambio. Ayude a la gente a comprender cómo esos cambios van
a afectarla en forma personal. (Si usted no ayuda en este proceso, sacarán
sus propias conclusiones, que generalmente serán más negativas que
la verdad.)
· Reconozca que la verdadera comunicación es una “conversación”.
Es de doble vía y de allí puede derivar una verdadera discusión.
No puede ser una simple presentación.
· Los líderes del cambio, o auspiciantes, deben hacerse tiempo para
conversar de uno a uno o en pequeños grupos con la gente que se supone
tendrán que hacer los cambios.
· Comunique las razones de los cambios de modo que la gente comprenda el
contexto, el propósito y la necesidad. Se trata de crear un marco teórico
para sostener el cambio.
· Conteste preguntas sólo si conoce la respuesta. Los líderes
destruyen su credibilidad cuando dan información incorrecta o parecen tropezar
o corregirse. Es mucho mejor decir que no sabe y que procurará averiguar.

· Los líderes deben escuchar. Evite ponerse a la defensiva, dar
excusas y responder a la ligera. Actúe con criterio.
· Organice talleres interactivos y foros donde todos los empleados puedan
explorar los cambios juntos y aprender más. Use la capacitación
como una forma de comunicación interactiva y como una oportunidad para
que la gente explore nuevas conductas e ideas sobre el gerenciamiento del cambio.
Todos los niveles de la organización deben participar en las mismas sesiones.
· La comunicación debe ser proactiva. Si entra en acción
la maquinaria del rumor, es que la organización tardó demasiado
en comunicar.
· Dé oportunidades para que la gente haga sus propias conexiones
entre sí, tanto formal como informalmente, para que comparta ideas sobre
el cambio y el gerenciamiento del cambio.
· Revise públicamente las mediciones vigentes para hacer una tabla
con los la evolución de los progresos.
· Haga públicas y notorias as recompensas y reconocimiento por logros
positivos.