El trabajo y la privacidad

A veces el derecho de los empleadores a asegurar la productividad y la seguridad de su plantel de personal se antepone al derecho a la privacidad de los empleados.

¿Sabía usted que los empleados que usan la Internet para actividades personales pueden significarle a su empresa el riesgo de una demanda judicial?

¿Cómo hace usted para saber dónde trazar la línea divisoria entre su derecho a manejar rentablemente el negocio y el derecho a la privacidad que tienen sus empleados?

Si todavía no se ha planteado ese tipo de preguntas, no estaría mal que comenzara a hacerlo.

El tema de los peligros internos entre empleados y gerentes es analizado en profundidad en el libro The New Battle over Workplace Privacy, de William S. Hubbartt (Amacom).

En primer término aparece la enumeración de los problemas:

a) las empresas sufren robos, muchas veces a manos de sus propios empleados;

b) millones de trabajadores son objeto de algún tipo de violencia en sus trabajos;

c) los empleados que bajan de Internet a las computadoras de la oficina juegos por los que hay que pagar derechos de reproducción reducen la productividad de la empresa, aumentan el riesgo de introducir virus a los sistemas computarizados y exponen a sus empleadores a la posibilidad de que los demanden por piratería de software.

La mejor defensa, dice Hubbartt, es estar preparados. Desarrollar, por ejemplo, un reglamento interno que explique cómo maneja la compañía los temas fundamentales, como el uso de los equipos y el control de drogas.

La privacidad es un tema delicado en el lugar de trabajo. Los empleados creen que tienen ciertos derechos a mantener su privacidad donde trabajan.

Pero a veces el derecho de los empleadores a asegurar la productividad y la seguridad de su plantel de personal se antepone a ese derecho a la privacidad.

Cuando esto ocurre, los empleados hacen denuncias o presentan demandas. Por eso es importante explicar de entrada cómo es la política de la compañía con respecto a los límites de la privacidad.

Estas son algunas recomendaciones:

1. Cuando seleccione candidados a cubrir alguna vacante ponga especial cuidado en no hacer preguntas personales. No pregunte sobre razas, sexo, religión o nacionalidad. Limite sus preguntas a temas que se relacionen estrictamente con las necesidades del trabajo a cubrir.

2. Nunca revele información sobre sus empleados, actuales o pasados. Podría exponerse a demandas por difamación. Cuando le soliciten referencias escritas limítese a consignar la información fáctica documentada en la ficha personal del empleado.

3. Instale exámenes rutinarios: médicos, psicológicos, de habilidades específicas. Tenga en cuenta también que muchas empresas ya han introducido exámenes para detectar ingestión de drogas y de alcohol.

Aunque no se puede preguntar a los candidatos sobre sus condiciones médicas personales, sí se les puede pedir que se sometan a un examen médico antes de comenzar a trabajar. Si el chequeo revela una discapacidad, es preciso saber que existe esa condición.

Evite el análisis del Sida o del embarazo y tenga mucho cuidado con el manejo de la información médica.

Las pruebas psicológicas ayudan a identificar a las personas con atributos deseados y a evitar a la gente que puede poner en riesgo a la organización mediante conductas violentas o criminales.

El examen de habilidades debe medir la habilidad requerida para el trabajo. Pruebas de tipeo, de incorporación de datos, de matemáticas, etc.

4. Por lo general las empresas tienen un código para el vestir: formal o informal. Si usted ha establecido normas de vestido y apariencia, aplíquelas uniformemente a hombres y mujeres. Si no lo hace, seguramente habrá quejas de discriminación. Y en todos los casos asegúrese de tener una clara justificación comercial para su código del vestido.

5. No se puede controlar la conducta de los empleados fuera de la empresa a menos que esa conducta afecte negativamente su negocio. Si usted no puede demostrar ese impacto negativo se le podrá acusar de violación de la privacidad. Sólo investigue si el problema es serio y es posible demostrar fehacientemente que afecta a la empresa.

6. Usted, como representante de la empresa empleadora, tiene el derecho de proteger a la firma contra el uso inapropiado de los e-mail de la compañía, de los aparatos de radiomensajes y de la Internet. Puede controlar el uso que hacen los empleados de las comunicaciones electrónicas si tiene motivos para hacerlo. Pero deberá notificar al personal sobre sus intenciones.

¿Sabía usted que los empleados que usan la Internet para actividades personales pueden significarle a su empresa el riesgo de una demanda judicial?

¿Cómo hace usted para saber dónde trazar la línea divisoria entre su derecho a manejar rentablemente el negocio y el derecho a la privacidad que tienen sus empleados?

Si todavía no se ha planteado ese tipo de preguntas, no estaría mal que comenzara a hacerlo.

El tema de los peligros internos entre empleados y gerentes es analizado en profundidad en el libro The New Battle over Workplace Privacy, de William S. Hubbartt (Amacom).

En primer término aparece la enumeración de los problemas:

a) las empresas sufren robos, muchas veces a manos de sus propios empleados;

b) millones de trabajadores son objeto de algún tipo de violencia en sus trabajos;

c) los empleados que bajan de Internet a las computadoras de la oficina juegos por los que hay que pagar derechos de reproducción reducen la productividad de la empresa, aumentan el riesgo de introducir virus a los sistemas computarizados y exponen a sus empleadores a la posibilidad de que los demanden por piratería de software.

La mejor defensa, dice Hubbartt, es estar preparados. Desarrollar, por ejemplo, un reglamento interno que explique cómo maneja la compañía los temas fundamentales, como el uso de los equipos y el control de drogas.

La privacidad es un tema delicado en el lugar de trabajo. Los empleados creen que tienen ciertos derechos a mantener su privacidad donde trabajan.

Pero a veces el derecho de los empleadores a asegurar la productividad y la seguridad de su plantel de personal se antepone a ese derecho a la privacidad.

Cuando esto ocurre, los empleados hacen denuncias o presentan demandas. Por eso es importante explicar de entrada cómo es la política de la compañía con respecto a los límites de la privacidad.

Estas son algunas recomendaciones:

1. Cuando seleccione candidados a cubrir alguna vacante ponga especial cuidado en no hacer preguntas personales. No pregunte sobre razas, sexo, religión o nacionalidad. Limite sus preguntas a temas que se relacionen estrictamente con las necesidades del trabajo a cubrir.

2. Nunca revele información sobre sus empleados, actuales o pasados. Podría exponerse a demandas por difamación. Cuando le soliciten referencias escritas limítese a consignar la información fáctica documentada en la ficha personal del empleado.

3. Instale exámenes rutinarios: médicos, psicológicos, de habilidades específicas. Tenga en cuenta también que muchas empresas ya han introducido exámenes para detectar ingestión de drogas y de alcohol.

Aunque no se puede preguntar a los candidatos sobre sus condiciones médicas personales, sí se les puede pedir que se sometan a un examen médico antes de comenzar a trabajar. Si el chequeo revela una discapacidad, es preciso saber que existe esa condición.

Evite el análisis del Sida o del embarazo y tenga mucho cuidado con el manejo de la información médica.

Las pruebas psicológicas ayudan a identificar a las personas con atributos deseados y a evitar a la gente que puede poner en riesgo a la organización mediante conductas violentas o criminales.

El examen de habilidades debe medir la habilidad requerida para el trabajo. Pruebas de tipeo, de incorporación de datos, de matemáticas, etc.

4. Por lo general las empresas tienen un código para el vestir: formal o informal. Si usted ha establecido normas de vestido y apariencia, aplíquelas uniformemente a hombres y mujeres. Si no lo hace, seguramente habrá quejas de discriminación. Y en todos los casos asegúrese de tener una clara justificación comercial para su código del vestido.

5. No se puede controlar la conducta de los empleados fuera de la empresa a menos que esa conducta afecte negativamente su negocio. Si usted no puede demostrar ese impacto negativo se le podrá acusar de violación de la privacidad. Sólo investigue si el problema es serio y es posible demostrar fehacientemente que afecta a la empresa.

6. Usted, como representante de la empresa empleadora, tiene el derecho de proteger a la firma contra el uso inapropiado de los e-mail de la compañía, de los aparatos de radiomensajes y de la Internet. Puede controlar el uso que hacen los empleados de las comunicaciones electrónicas si tiene motivos para hacerlo. Pero deberá notificar al personal sobre sus intenciones.

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