Comunicación interna, una herramienta clave

<p><span style="color: rgb(85, 85, 85); font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; line-height: 16px; ">Por Hugo Cucarese<br />
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<p style="margin: 0px 0px 15px; padding: 0px; color: rgb(85, 85, 85); font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; line-height: 16px; ">Se ha posicionado como parte de la estrategia de gesti&oacute;n. Hoy es esencial para alcanzar el cumplimiento de los objetivos organizacionales, ya que impacta directamente en la productividad, adem&aacute;s de ayudar a mejorar el clima laboral y la retenci&oacute;n de talentos.&nbsp;Sin embargo, no siempre los directivos la consideran as&iacute;, y a menudo se confunde con mera informaci&oacute;n.</p>
<p style="margin: 0px 0px 15px; padding: 0px; color: rgb(85, 85, 85); font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; line-height: 16px; ">Incluso algunos creen que no es necesario elaborar un plan de acci&oacute;n espec&iacute;fico para gestionarla.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Pero, &iquest;cu&aacute;l es la esencia de la comunicaci&oacute;n interna? &iquest;Comunicar qu&eacute;? Se trata de motivar e integrar a los empleados en un entorno que tiene un ritmo de cambio dram&aacute;tico.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Es una herramienta que permite lograr que el personal se involucre en los grandes temas de la organizaci&oacute;n, armonizar las acciones de la empresa, propiciar un cambio de actitudes, mejorar la productividad, fortalecer e integrar en todos los niveles la cultura organizacional. Su objetivo primordial es dar sentido y claridad a la tarea que cada uno realiza y afianzar la identidad de la organizaci&oacute;n.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Los principales emisores de mensajes son la alta gerencia, para impulsar procesos productivos, fomentar la cultura e identidad empresarial; los mandos medios, para estimular el trabajo en equipo, definir metas y evaluar resultados; y tambi&eacute;n, en especial, el &aacute;rea de recursos humanos para definir un clima de trabajo propicio y para que el empleado se sienta valorado.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
&iquest;Qui&eacute;n hace comunicaci&oacute;n interna? Depende de las organizaciones. En algunos casos, el sector de Recursos Humanos, en otros la gerencia de comunicaciones (externas e internas, en un solo departamento) y finalmente est&aacute;n los que crean una unidad especial que depende de la gerencia general.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
El &aacute;mbito de la comunicaci&oacute;n interna se ha convertido en relevante en la especial circunstancia hist&oacute;rica en la vida de las organizaciones. Sin embargo, no ha merecido toda la atenci&oacute;n que se merece. Por esa raz&oacute;n,&nbsp;<em style="margin: 0px; padding: 0px; ">Mercado</em>&nbsp;est&aacute; investigando y preparando una edici&oacute;n especial sobre este tema para el pr&oacute;ximo mes de mayo.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Por lo que vale la pena definir el mapa de esta materia que cobra especial significaci&oacute;n.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
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<strong style="margin: 0px; padding: 0px; ">Un poco de historia<br />
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Convengamos que la CI existe desde que se cre&oacute; la primera relaci&oacute;n empleador/empleado. Con el correr del tiempo fue evolucionando hasta convertirse en una poderosa herramienta de gesti&oacute;n esencial.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Aun cuando el di&aacute;logo directo entre empleadores y empleados fue y seguir&aacute; siendo el medio b&aacute;sico, los cambios en las empresas y las formas de hacer negocios han evolucionado y cambiado tanto, que la CI debi&oacute; adaptarse para vivir en su tiempo.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
En los inicios, se contaba con pocos medios, pero en nuestros d&iacute;as la multiplicidad de medios disponibles requiere de una muy cuidadosa selecci&oacute;n de canales y mensajes para que la CI sea realmente efectiva.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Se requiere desarrollar un verdadero plan de CI. No es v&aacute;lido pensar que todos los mensajes son para todos los medios. Se requiere de una estrategia de medios internos.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
La CI tiene un impacto directo en la productividad, permite organizar los procedimientos y generar conciencia sobre la importancia de la conformaci&oacute;n de la cadena de valor. Por eso es indispensable que el plan de comunicaci&oacute;n interna est&eacute; alineado con la estrategia global y de negocio de la empresa.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
La adecuada gesti&oacute;n de la CI ayuda en gran medida a mejorar el clima laboral. Contribuye a incrementar el compromiso de los colaboradores, a la vez que los integra, motiva y cohesiona. La comunicaci&oacute;n, a diferencia de la informaci&oacute;n, posee la capacidad de fortalecer las relaciones entre los miembros de una instituci&oacute;n, haciendo que se sientan parte de una &ldquo;acci&oacute;n com&uacute;n&rdquo;.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
La CI tambi&eacute;n cumple un papel principal en la retenci&oacute;n de talentos. El hecho de que los colaboradores sientan que son tenidos en cuenta por la empresa y valorados, tanto en el aspecto profesional como personal, propicia que estos hagan propios los objetivos de la organizaci&oacute;n. De este modo, renovar&aacute;n su elecci&oacute;n por la empresa y continuar&aacute;n brind&aacute;ndole lo mejor de su tiempo y talento.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Pero no solo es necesaria la decisi&oacute;n de implementar un plan de CI, sino que se requiere contar con el compromiso de la alta gerencia. En aquellas empresas donde la CI est&aacute; claramente establecida, la activa participaci&oacute;n de los directivos fue clave para el &eacute;xito del programa. Por eso la CI debe estar alto en la agenda del&nbsp;<em style="margin: 0px; padding: 0px; ">top management,</em>&nbsp;ya que eso le da visibilidad, lo que es fundamental para que los colaboradores consideren la importancia del tema y est&eacute;n bien predispuestos para que el plan alcance los objetivos previstos.<br />
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<p style="margin: 0px 0px 15px; padding: 0px; color: rgb(85, 85, 85); font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; line-height: 16px; "><strong style="margin: 0px; padding: 0px; ">Diagn&oacute;stico de situaci&oacute;n&nbsp;<br />
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Al estilo de una auditor&iacute;a, la recomendaci&oacute;n es realizar una serie de reuniones de<em style="margin: 0px; padding: 0px; ">&nbsp;focus groups</em>&nbsp;y entrevistas&nbsp;<em style="margin: 0px; padding: 0px; ">&ldquo;one to one&rdquo;&nbsp;</em>para lograr una &ldquo;fotograf&iacute;a&rdquo; de lo que pasa en materia de CI en la empresa.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Los resultados que se obtengan permitir&aacute;n establecer cu&aacute;les son los aciertos y las falencias de la empresa en esta materia y con esta informaci&oacute;n analizada con especialistas, se podr&aacute; priorizar correctamente qu&eacute; acciones se llevar&aacute;n adelante en funci&oacute;n de las necesidades organizacionales.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Adem&aacute;s esta etapa reforzar&aacute; la credibilidad en el plan que se implementar&aacute; ya que revela la opini&oacute;n e involucra eficazmente a la gente en el plan.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Por cierto, llevar adelante esta acci&oacute;n sin dudas va a generar expectativas, y por ende solo se debe encarar si se tiene el absoluto convencimiento que el plan de CI ser&aacute; efectivamente implementado.<br />
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<p style="margin: 0px 0px 15px; padding: 0px; color: rgb(85, 85, 85); font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; line-height: 16px; "><strong style="margin: 0px; padding: 0px; ">Mensajes clave&nbsp;<br />
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Hoy m&aacute;s que nunca los mensajes claves son de vital importancia, ya que lo establece la alta direcci&oacute;n y deben ser prioritarios para la empresa.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Por eso es importante que los colaboradores los comprendan y los apliquen a su trabajo cotidiano, ya que brindan la orientaci&oacute;n estrat&eacute;gica del negocio y la comprensi&oacute;n por parte de todos los integrantes es b&aacute;sica para poder aplicarlos consistentemente para alcanzar los objetivos corporativos.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Por eso, la comunicaci&oacute;n de estas metas debe ser constante y estar en la agenda de todo l&iacute;der.<br />
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<p style="margin: 0px 0px 15px; padding: 0px; color: rgb(85, 85, 85); font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; line-height: 16px; "><strong style="margin: 0px; padding: 0px; ">La ayuda externa&nbsp;<br />
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Si el objetivo es utilizar y potenciar todas las posibilidades que brinda la CI como herramienta de gesti&oacute;n, es ampliamente recomendable recurrir a los especialistas en materia de CI.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
As&iacute; como en comunicaci&oacute;n comercial y corporativa las empresas cuentan con el soporte externo de consultoras especializadas en creatividad, medios, relaciones con la prensa, etc., en nuestro pa&iacute;s hay un importante y creciente n&uacute;mero de consultoras especializadas en comunicaci&oacute;n interna.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Por eso y por la importancia y los beneficios que significar&aacute; para la empresa manejar adecuadamente las acciones de un plan de CI recurrir a la asesor&iacute;a externa en esta materia, es una buena recomendaci&oacute;n.<br />
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<p style="margin: 0px 0px 15px; padding: 0px; color: rgb(85, 85, 85); font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; line-height: 16px; "><strong style="margin: 0px; padding: 0px; ">Canales de comunicaci&oacute;n<br />
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M&aacute;s all&aacute; de todas las ventajas que a nuestro criterio tiene la CI como herramienta estrat&eacute;gica de gerenciamiento, tambi&eacute;n tiene amenazas en varios frentes.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
La primera es la cantidad de informaci&oacute;n que a diario recibe cada colaborador y la segunda es la cantidad de medios que tiene a su disposici&oacute;n.<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Por eso es clave desarrollar una estrategia y un plan de CI que permita transformar esas potenciales amenazas en oportunidades a favor de la empresa.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Una estrategia adecuada a las necesidades de la empresa determinar&aacute; los objetivos corporativos y definir&aacute; los canales m&aacute;s adecuados para transmitir los mensajes, para lograr sinergia.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
Los medios internos deben trabajar interconectados permitiendo reforzar los mensajes corporativos. Es por eso que es fundamental la adaptaci&oacute;n de los mensajes clave seg&uacute;n las caracter&iacute;sticas de cada canal.&nbsp;<br style="margin: 0px; padding: 0px; " />
El buen uso de los medios/canales sin duda ayudar&aacute;n a consolidar una cultura de di&aacute;logo que favorecer&aacute; el consenso y lo confianza.</p>